Как лучше хранить и пользоваться документами на рабочем столе?
Статья в первую очередь, для тех кто ежедневно работает с компьютером и большим количеством информации.
Всем известно о том, что от порядка на рабочем месте зависит производительность и эффективность сотрудников, и, соответственно целой организации.
Один из таких примеров – рабочий стол (на компьютере).
У подавляющего большинства на рабочем столе творится дикий ужас, или как я говорю: «не рабочий стол, а мусорный ящик». Чего там только нет: файлы многолетней давности, какие-то картинки, фильмы, ненужные документы и так далее. Обычно на рабочем столе находятся документы и файлы, которыми никогда не пользуются. А убрать вне лишние (ненужные) документы в одно место не хватает времени.
Ниже, хочу поделиться своим примером организации рабочего стола. Что я сделал:
Первое. Полностью очистил рабочий стол от ненужных файлов и документов. Оставил только нужное и важное. Считаю, что рабочий стол должен быть всегда пустым, за исключением важных документов, которые требуют ежедневной работы. Все остальное в общую папку или в корзину. У меня вот так:
Второе. С утра, включив компьютер, на рабочем столе создаю папку с текущей датой. Например, сегодня 15 октября, следовательно, создаю папку «15.10». Все документы, файлы, фото и видео с которыми сегодня работаю переношу в папку «15.10». На следующий день, соответственно, открываю папку «16.10» и работаю в той же последовательности. Папку «15.10» переношу в папку «2018», которая расположена выше. И так же все папки текущего месяца переносим сюда. Вот как это выглядит:
Третье. В конце последнего числа текущего месяца создаем папку «Октябрь» и переносим сюда все файлы. Со следующего месяца аналогично. Создаем ежедневно папку с текущей датой и работаем. В идеале это выглядит следующим образом:
В разрезе отдельного месяца (например, сентября) выглядит так:
Главные преимущества данного способа: ЭКОНОМИЯ ВРЕМЕНИ, НЕРВОВ И ПОСТОЯННЫЙ ПОРЯДОК.
Мы знаем, что человек существо ритмичное. Мы ежедневно ложимся спать, просыпаемся, завтракаем, обедаем, ужинаем почти в одно и тоже время, и постепенно привыкаем к порядку и системности. Здесь тоже самое, нужно создать соответствующую систему и следовать ей.
Данный способ особенно актуален когда нужно срочно найти какой-то документ, когда начальство стоит над душой и кричит, когда времени в обрез, а у тебя на рабочем столе «trash» и глаза разбегаются в разные стороны. Вот так:
Знакомо, не так ли?
Или вот, руководство попросило срочно найти материалы совещания или форума, который прошел, допустим, в марте месяце. И тут вы спрашиваете себя: «Блин, куда же я это сохранил?» Знакомая ситуация, нет так ли? Вы начинаете искать, нервничаете, теряете время. Да, может вы и найдете, но сколько времени и нервов к этому моменту будет потрачено? А вам же нужно это сейчас.
В эпоху цифровизации и технологий тратить время на такие мелочи – невосполнимая роскошь. Нужно дорожить своим драгоценным временем, и нервами.
Что в таких ситуациях сделаю я? Открываю у себя папку «Март». Точную дату проведения мероприятия я не помню...хммм. Не беда! Теперь немного логики. В марте ведь много праздников. Теперь нужно просто поднапречься и вспомнить в какой период проходило данное мероприятие: до 8 марта или после 22 марта. Пересмотрите пару папок и все – дело сделано. Потратите всего 1-2 минуты, максимум (!) и сэкономите массу времени и нервов. Да, да, так можно.
P.S. Указанной системой пользуюсь на протяжении 3-х лет. И знаете пока лучше ничего не нашел, и в принципе, не ищу. Советую всем. Может кому-нибудь пригодится.