Бизнес-процессы компании и как их наладить
Что такое бизнес-процессы? Бизнес-процессы – это механизм функционирования компании, способ ее жизнедеятельности. Для примера сравним между собой компании, в которых встречаются разные типы культур:
1) Органическая;
2) Механистическая.
Организм и механизм
I. При механистической культуре мы наблюдаем такую ситуацию: кто-то из хороших сотрудников увольняется – одно звено выпадает из цепи, и нормальная жизнедеятельность компании сразу нарушается.
Есть человеческий организм, а есть швейцарские часы.
Швейцарские часы – это культура механистическая, а человек – культура органическая. Насколько дорого бы ни стоили швейцарские часы и как бы ни был совершенен их внешний дизайн (либо внутренний механизм)... если в них повредится всего лишь один маленький винтик, это грозит фатальным исходом. Часы перестанут работать.
Владельцу часов придется отнести их в починку, а мастер должен будет найти подходящую деталь, чтобы запустить весь часовой механизм по-новой.
II. При органической культуре в ситуации, когда человек лишается руки, он все равно будет жить и обеспечивать себе пропитание. Человек не сможет выжить, только если остановится биение сердца или прекратится работа мозга.
По аналогии у компании также есть «мозг» и «сердце». Следует понимать особенность существования компании как органической культуры и исследовать процессы, действующие у нее внутри.
Мы привыкли думать, что для механики можно прописать инструкции, отметить действия по пунктам 1, 2, 3 и рассчитывать на то, что она будет работать. Но «винтик вылетел», и система снова даст сбой.
В органической культуре нужно заранее, еще до запуска системы, прорабатывать каждый момент, зато в результате мы получим долгосрочное функционирование здоровой организации.
На помощь придут бизнес-процессы, которые мы настраиваем самостоятельно.
1) Первым делом мы прописываем основные этапы жизненного цикла компании.
2) Далее устанавливаем их последовательность.
3) Опытным путем тестируем, как все будет происходить.
4) И только когда мы видим, что механизм отлажен – мы запускаем работу системы.
Это необходимо делать во всех компаниях, оборот которых превышает 10 млн тг ежемесячно.
Когда компания маленькая, мы не строим бизнес-процессы, а думаем больше о продажах и маркетинге, о привлечении новых клиентов. Но когда компания становится большой, значение в ее развитии получают дополнительные, более тонкие факторы.
Представьте себе, что в детстве и зрелом возрасте человек усваивает разную дозировку питательных веществ. По мере роста и взросления потребность организма в пище возрастает. Но чтобы получить пропитание, нам нужны средства, энергия, приложение определенных усилий – просто так ничего не дается.
Пример.
Мы запланировали, что хотим зарабатывать чистой прибылью в месяц не менее 100 тыс. $. Для этой цели ежемесячный доход компании (чистой прибылью) должен составлять не менее 500 тыс. $.
Когда мы начинаем оперировать подобными цифрами, приходит понимание: чтобы заработать большие деньги, нужно дать рынку какой-то хороший продукт либо ценную услугу.
Какие люди в вашей компании будут нести ответственность за это, когда и как они все будут делать? Такие процессы необходимо прописать.
2 подхода к управлению компанией
Владельцы бизнеса и руководители высшего ранга используют 2 способа управления:
- Внутреннее (операционное) управление;
- Внешнее (эффективное) управление.
Управляя компанией изнутри, мы не всегда имеем шанс объективно контролировать происходящие процессы. Соответственно, у нас может не получиться своевременно диагностировать и вылечить уязвимые места.
Директору или собственнику бизнеса проще справиться с этой задачей, приняв точку зрения внешнего наблюдателя (или даже клиента).
Совет. Не пренебрегайте возможностью рассматривать свой бизнес со стороны.
Фигура собственника бизнеса в построении бизнес-процессов незаменима, потому что никто не знает своей компании лучше ее основателя. Собственник бизнеса ее создавал. Он – врач, который верно диагностирует свою компанию.
Собственник хорошо знает, на чем можно делать упор при осуществлении изменений и что подлежит немедленной коррекции.
Проблемы маркетинга
Полезно анализировать бизнес-процессы с точки зрения отдела продаж.
Периодически задавайте себе вопросы:
- Увеличиваются ли продажи согласно заданному плану?
- Какая прослеживается динамика роста?
- Как отрегулировать бизнес-процессы, чтобы улучшить показатели продаж?
Исходите из того, что в норме продажи должны пусть медленно, но постоянно расти.
Иногда низкие продажи – это последствия серьезных перемен в процессах жизнедеятельности компании. И если мы изменим / откорректируем / наладим бизнес-процессы, то продажи вырастут сами по себе. Это неотделимые друг от друга вещи.
Терапия бизнес-процессов
Неполадки бизнес-процессов часто проявляются в формате следующих ситуаций:
1) Директор компании принимает решение: раз увеличились продажи, надо мгновенно поднять объемы производства.
По факту никто ни с чем не справляется, все происходит хаотично. Отключается реклама, игнорируются дополнительные возможности продаж. И при этом не получается предоставить заказчику в срок обещанные услуги.
2) Топ-менеджер взваливает на себя львиную долю ответственности и в конце концов приходит к выводу: «Я сам нахожу клиентов, заключаю с ними контракты, веду переговоры, налаживаю производство и предоставляю продукт». Он смотрит на своих сотрудников и думает: «Зачем они мне, если я не вижу от них никакой эффективности? Зачем я буду тратить на них корпоративный бюджет?»
3) У вас ощущение, что бизнес стоит на одном месте: нет роста, нет движения. Вы увеличиваете продажи, но положение остается прежним. Как будто вы блуждаете по лесу.
Вы прилагаете максимум усилий, чтобы изменить картину (пересматриваете организационную структуру и мотивацию сотрудников), но все равно возвращаетесь к исходной точке А. Вас сбивает с толку бесконечное хождение кругами и кажущаяся невозможность достигнуть точки Б.
Это примеры внутренней болезни компании, которую нужно вылечить. Чтобы недуг не повторялся, мы будем работать не с симптомами, а с причиной болезни. И тогда почувствуем эффект. Эффект огромный, молниеносный – это проверено на практике управления многими компаниями (прим. авт.).
Главное сделать так, чтобы мы не зависели от кадровых ресурсов, бизнес-среды и политики конкурентов. Тогда у живого организма – вашей компании – будет иммунитет на воздействие окружения, которое в любой случайный момент может проявить себя недружелюбно и нанести урон в виде кризиса, финансовых потерь, сорванных законопроектов и пр.
Автор:
Айнур Рахимова – бизнес-тренер, коуч, основатель Business Growth Center
Приглашаем всех, кто интересуется данной темой, посетить новый практический семинар Айнур Рахимовой «Бизнес-процессы. Как вывести бизнес на новый уровень?»
Практический семинар будет особенно полезен для руководителей и собственников компаний.