Вы представляете себе офисную работу без бумаг? Я раньше себе этого не представлял. Но теперь я организовал свою работу таким образом, что у меня нет ни одной бумаги на столе. При этом поток документов и изучаемых мной материалов не мал. Далее хочу рассказать о том, как я к этому пришел и как я сейчас работаю.
Как было
Раньше на рабочем столе у меня лежало 3 стопки бумаг. Первая стопка, распечатанные на А4 книги, материалы с выставок и рекламные брошуры, которые мне казались интересными и которые я хотел когда нибудь прочитать. Вторая стопка состояла из ценных записей на клочках бумаги, схемы и рисунки, сделанные на совещаниях и разного рода распечатанные документы. И третья стопка состояла из документов, которые я сейчас смотрю и с которыми работаю. Третья стопка к концу недели нарастала хвостом как у кометы до другого края стола. Я конечно старался делать периодическую уборку, но 1 и 2 стопка обычно только увеличивались. Не знаю как вы, но когда я смотрю на такие стопки бумаг я испытываю психологическое давление незавершённости каких то дел.
Озарение
На принятие мной окончательного решения по данным изменениям подтолкнула книга Лео Бабаута "Концентрируйся свободно". Основная идея в книге заключалась в том, что надо сбросить груз вещей, которые отвлекают твое внимание и мешают работать.
Кроме этого, я ранее видел рабочие места некоторых знакомых, у которых на столе не было ни одной бумаги. Я тогда думал, что либо они редко бывают на рабочих местах, либо не участвуют в оперативке. Так как эти мои знакомые были первыми руководителями, данные подозрения казались аргументированными.
В общем, я решил отсортировать стопки, потом нужную информацию оцифровать. И далее вообще не пользоваться бумагой.
Исполнение
Выделил время (суббота) и начал сортировку стопок. На это ушло примерно 2 часа. Отходы заполнили две мусорные корзины, некоторые документы были розданы тем, кому они были нужны, и осталось примерно 10% документов, которые были актуальны и представляли ценность. Эти документы были либо набраны в текстовом редакторе, либо отсканированы и попали в файловую систему ноутбука. По ходу дела я избавился и от стикеров для записей, и от органайзера со всем его содержимым, в том числе от степлера, которым пользовался 4 года. Жалко, но он стал для меня неактуален так же, как когда- то дискета.
Результат
В общем случае теперь мне нужно было решить то, как я буду без бумаг выполнять следующие действия:
1. Обмен документов с коллегами. Раньше ко мне приносили распечатанные документы, чтобы я их посмотрел, либо я сам печатал их и носил кому-то.
2. Ведение записей на встречах и совещаниях. Я раньше во внутреннем кармане костюма всегда носил сложенную на четыре А4 и ручку. Таким образом, у меня в неделю собиралось 4-6 расписанных бумаг.
3. Планирование работ. Раньше, находясь на рабочем месте, дела на день, информацию во время телефонных звонков и мысли я заносил на стикеры. На моем столе обычно путешествовало 5-10 таких записей. И каждый час приходили новые, а старые помогали отрабатывать навыки баскетбола.
Ну что же, как сказал Цукерберг в фильме "Социальная сеть" - дело не хитрое, но нужна идея. Я, конечно, фейсбуков не создавал, но азарта было не меньше.
Первая задача.
Я уже пользуюсь двумя информационными системами для обмена документами. Электронная почта и Документооборот на ARTA SYNERGY. Осталось только людям сказать, что теперь я буду работать только через них и что не надо приносить мне копии в бумажном виде. В общем, этот вопрос решился быстро, но некоторые продолжают приносить бумаги. Привычка.
Вторая задача.
Кстати, блокнот я тоже выкинул. Идея не заставила себя долго ждать. Я превратил свой планшет в блокнот с помощью специального приложения и стилуса для рукописного ввода. И сейчас записи во время встреч ведутся там. Параллельно им же решен вопрос внесения записей во время телефонных разговоров. Для этого он постоянно на рабочем столе в боевой готовности.
Третья задача.
Где вести заметки?Я думаю, вы догадались. По рекомендации одного из коллег зарегистрировался на сервисе для ведения заметок. Поставил приложение данного сервиса на ноутбук, планшет и сотку. Теперь мои мысли структурировано хранятся на серверах буржуев, а не путешествуют на моем столе как миньоны с мультфильма "Гадкий Я".
Я не скажу, что работа изменилась кардинально, но положительных моментов много. И если данная статья поможет кому-либо решиться на это, и он/она получит положительный результат, то я буду только рад за Вас.