место в рейтинге
  • 14615
  • 59
  • 10
Нравится блог?
Подписывайтесь!

Работа без бумаг

Вы представляете себе офисную работу без бумаг? Я раньше себе этого не представлял. Но теперь я организовал свою работу таким образом, что у меня нет ни одной бумаги на столе. При этом поток документов и изучаемых мной материалов не мал. Далее хочу рассказать о том, как я к этому пришел и как я сейчас работаю.

мои рабочий стол

Как было

Раньше на рабочем столе у меня лежало 3 стопки бумаг. Первая стопка, распечатанные на А4 книги, материалы с выставок и рекламные брошуры, которые мне казались интересными и которые я хотел когда нибудь прочитать. Вторая стопка состояла из ценных записей на клочках бумаги, схемы и рисунки, сделанные на совещаниях и разного рода распечатанные документы. И третья стопка состояла из документов, которые я сейчас смотрю и с которыми работаю. Третья стопка к концу недели нарастала хвостом как у кометы до другого края стола. Я конечно старался делать периодическую уборку, но 1 и 2 стопка обычно только увеличивались. Не знаю как вы, но когда я смотрю на такие стопки бумаг я испытываю психологическое давление незавершённости каких то дел.

Озарение

На принятие мной окончательного решения по данным изменениям подтолкнула книга Лео Бабаута "Концентрируйся свободно". Основная идея в книге заключалась в том, что надо сбросить груз вещей, которые отвлекают твое внимание и мешают работать.

Кроме этого, я ранее видел рабочие места некоторых знакомых, у которых на столе не было ни одной бумаги. Я тогда думал, что либо они редко бывают на рабочих местах, либо не участвуют в оперативке. Так как эти мои знакомые были первыми руководителями, данные подозрения казались аргументированными.

В общем, я решил отсортировать стопки, потом нужную информацию оцифровать. И далее вообще не пользоваться бумагой.

Исполнение

Выделил время (суббота) и начал сортировку стопок. На это ушло примерно 2 часа. Отходы заполнили две мусорные корзины, некоторые документы были розданы тем, кому они были нужны, и осталось примерно 10% документов, которые были актуальны и представляли ценность. Эти документы были либо набраны в текстовом редакторе, либо отсканированы и попали в файловую систему ноутбука. По ходу дела я избавился и от стикеров для записей, и от органайзера со всем его содержимым, в том числе от степлера, которым пользовался 4 года. Жалко, но он стал для меня неактуален так же, как когда- то дискета.

Результат

В общем случае теперь мне нужно было решить то, как я буду без бумаг выполнять следующие действия:

1. Обмен документов с коллегами. Раньше ко мне приносили распечатанные документы, чтобы я их посмотрел, либо я сам печатал их и носил кому-то.

2. Ведение записей на встречах и совещаниях. Я раньше во внутреннем кармане костюма всегда носил сложенную на четыре А4  и ручку. Таким образом, у меня в неделю собиралось 4-6 расписанных бумаг.

3. Планирование работ. Раньше, находясь на рабочем месте, дела на день, информацию во время телефонных звонков и мысли я заносил на стикеры. На моем столе обычно путешествовало 5-10 таких записей. И каждый час приходили новые, а старые помогали отрабатывать навыки баскетбола.

Ну что же, как сказал Цукерберг в фильме "Социальная сеть" - дело не хитрое, но нужна идея. Я, конечно, фейсбуков не создавал, но азарта было не меньше.

Первая задача.

Я уже пользуюсь двумя информационными системами для обмена документами. Электронная почта и Документооборот на ARTA SYNERGY. Осталось только людям сказать, что теперь я буду работать только через них и что не надо приносить мне копии в бумажном виде. В общем, этот вопрос решился быстро, но некоторые продолжают приносить бумаги. Привычка.

Вторая задача.

Кстати, блокнот я тоже выкинул. Идея не заставила себя долго ждать. Я превратил свой планшет в блокнот с помощью специального приложения и стилуса для рукописного ввода. И сейчас записи во время встреч ведутся там. Параллельно им же решен вопрос внесения записей во время телефонных разговоров. Для этого он постоянно на рабочем столе в боевой готовности.

Третья задача.

Где вести заметки?Я думаю, вы догадались. По рекомендации одного из коллег зарегистрировался на сервисе для ведения заметок. Поставил приложение данного сервиса на ноутбук, планшет и сотку. Теперь мои мысли структурировано хранятся на серверах буржуев, а не путешествуют на моем столе как миньоны с мультфильма "Гадкий Я".

 

Я не скажу, что работа изменилась кардинально, но положительных моментов много. И если данная статья поможет кому-либо решиться на это, и он/она получит положительный результат, то я буду только рад за Вас.

Yerlan Akhmetov kyryktyk
26 ноября 2013, 7:20
2976

Загрузка...
Loading...

Комментарии

kasse
1
0
Я тоже каждый день пользуюсь Arta Synergy и не могу не отметить повышения производительности и эффективности моей работы. Arta Synergy решила все мои проблемы. После внедрения Arta Synergy доход нашей компании увеличился на 60 % а издержки сократились на 80%. А еще меня радует то что Arta Synergy полностью казахстанский продукт. Выбирайте Arta Synergy!
Комментарий удалён автором поста.
рассказать как я учусь сейчас? книги, энциклопедии, ксероксы и проч. ворох бумаг... так-так-так....свежий взгляд. Ага! Интернет! беру Ipad - google... таааак... кто-то пишет, отвечаю... далее facebook vk twitter.... и понеслась! Что? учеба? ща..... ))))
а если серьезно. Отсортировать документы нужно, попробую... )))
Около года использую такой же метод, очень удобно. Единственно, что сейчас проблемно так это синхронизировать 2 программы (на ноутбуке и смартфоне - андроид). Разный функционал, лишние иконки. Приходится использовать приложения «буржуев « и то с танцами бубном. Ну и хранить на серверах надежнее, чем на жестком диске ноутбука.

Оставьте свой комментарий

Спасибо за открытие блога в Yvision.kz! Чтобы убедиться в отсутствии спама, все комментарии новых пользователей проходят премодерацию. Соблюдение правил нашей блог-платформы ускорит ваш переход в категорию надежных пользователей, не нуждающихся в премодерации. Обязательно прочтите наши правила по указанной ссылке: Правила

Также можно нажать Ctrl+Enter

Популярные посты

До каких пор чиновники будут игнорировать защиту детей?

До каких пор чиновники будут игнорировать защиту детей?

До каких пор Уполномоченный по правам ребенка, как институт во всем мире стоящий на страже жизни и прав детей, в нашей стране будет выполнять представительские функции?
AliyaSadyrbaeva
вчера / 18:27
  • 4680
  • 5
«Алматы – город, летящий под откос», или Кто заказал утку у российского блогера

«Алматы – город, летящий под откос», или Кто заказал утку у российского блогера

Некий блогер Сергей Никитский неустанно пишет о Казахстане, Астане, Экспо и посвящает два материала Алматы, причём подчёркнуто называет город Алма-Ата.
Langdon
19 июля 2017 / 15:44
  • 3869
  • 58
Что происходит в казахстанской правоохранительной системе под видом борьбы с коррупцией

Что происходит в казахстанской правоохранительной системе под видом борьбы с коррупцией

За день до своей гибели прямо около памятника жертвам политических репрессий 1937-го Жампозов сказал жене, что он – жертва точно таких же репрессий.
openqazaqstan
24 июля 2017 / 10:18
  • 3009
  • 12
Зачем эмигрировать в Россию? Лично я никогда не понимал этой странной мечты

Зачем эмигрировать в Россию? Лично я никогда не понимал этой странной мечты

Некоторые мои знакомые, мечтают уехать в Россию и побыстрее получить гражданство. Кому мы там сдались? Есть замечательная поговорка: "Где родился - там и пригодился".
Washington
вчера / 12:15
  • 2918
  • 85
Книга, которая сэкономит вам 150 тысяч долларов и два года жизни

Книга, которая сэкономит вам 150 тысяч долларов и два года жизни

Автор утверждает, что программы МБА не дают никакого позитивного выхлопа, если ты уже не являешься владельцем или наследником прибыльного бизнеса. Знания МБА можно получить бесплатно, уверяет он.
Aks_Ras
19 июля 2017 / 16:28
  • 2890
  • 2
Госорганы, ответственные за жизни детей, хранят молчание. У них в отчетах все хорошо

Госорганы, ответственные за жизни детей, хранят молчание. У них в отчетах все хорошо

Вчера все информационные агентства страны передали сообщение, которое заставило забиться в ужасе сердца всех матерей страны. В мусорном контейнере города Сатпаев было обнаружено тело новорожденной девочки.
AliyaSadyrbaeva
19 июля 2017 / 11:06
  • 2398
  • 19
Мужчины Люксембурга и Казахстана: «У нас они уже в 35 добиваются статуса»

Мужчины Люксембурга и Казахстана: «У нас они уже в 35 добиваются статуса»

Что касается парней, так это вообще отдельная тема. Они для меня загадка. Уже год пытаюсь понять ход их мыслей. Для нас, казахов, немного сложно понять, почему человек в 35-36 лет, до сих пор не нашел смысла жизни.
AASh
24 июля 2017 / 15:19
  • 1908
  • 18
Почему путь к любимому Иссык-Кулю из года в год не становится легче

Почему путь к любимому Иссык-Кулю из года в год не становится легче

Минувшие выходные для казахстанских туристов, рвущихся от алматинской жары к иссык-кульской прохладе, снова обернулись настоящим кошмаром.
caravan_kz
19 июля 2017 / 18:39
  • 1920
  • 4
Наша новая рубрика «Топ-5»: самые красивые актрисы Казахстана

Наша новая рубрика «Топ-5»: самые красивые актрисы Казахстана

Решили сделать топ-5 красивых актрис Казахстана. Очень долго спорили о первых трех местах и даже чуть не подрались. Было очень тяжело выбирать.
asdbqwe
20 июля 2017 / 14:24
  • 1937
  • 41