Тайм-менеджмент и эффективность

В последние годы одной из популярных тематик личностной эффективности стал «тайм-менеджмент».

В интернете дается достаточно определений тайм-менеджменту, суть которых в большинстве случаев сводится к процессу или действию по эффективному использованию времени.

На наш взгляд, данное представление тайм-менеджмента недостаточно верно. Опуская философские размышления, перейдем сразу к сути. Для того, чтобы четко разобраться, что такое тайм-менеджмент, надо ответить на два следующих вопроса:

Во-первых, что из себя представляет Время для человека: это ресурс, который можно использовать в действиях, или внешние условия (среда), в которой осуществляется действие, либо же это мера продолжительности действия?

Во-вторых, что значит управлять или использовать Время? Само по себе Время не может являться объектом управления, так как конкретно взятый человек не может пока изменить направление движения Времени, замедлить или ускорить Время. Однако, человек может управлять своими действиями во времени, в том числе их продолжительностью и моментом их совершения во Времени.

Совокупный ответ на два указанных вопроса сформулирован нашей Компанией в следующей концепции:

Тайм-менеджмент – это система инструментов/методов, позволяющих субъекту в уставленный период времени совершить оптимальное количество действий в единицу времени для получения максимального количества результатов, обеспечивающих достижения обозначенных целей Субъекта.

В чем суть концепции и ее отличие от других:

• Тайм-менеджмент это Система управления, которая является индивидуальной для конкретного Субъекта, а не действие или процесс.
• Индивидуальность системы выражается в подборе наиболее эффективных инструментов/методов для конкретно взятого Субъекта.
• В качестве Субъекта может рассматриваться, как человек (лайф-менеджмент), так и организация (корпоративный тайм-менеджмент).
• Управление осуществляется не Временем, а действиями во времени, выражающееся, как в принятии решения о совершении того или иного действия в соответствующем периоде времени (инструменты/методы), так и в самом выполнении действия. При этом, выполняемые в периоде действия должны быть максимально результативны.
• Результативность выражается в получении в периоде времени результата, обеспечивающего достижение обозначенных целей Субъекта.
• Система управления должна обеспечивать эффективность в достижении целей, то есть достижение цели как таковой (результат), либо достижение цели за меньшее количество времени/более быстрее (что многими и воспринимается, как управление временем).
• Сама же эффективность выражается в получении максимального количества результатов в периоде времени.

Таким образом, Время в управлении Субъектом своими действиями является внешней средой (условием), в которой осуществляется распределение (постановка) целей и выполнение действий. При этом, эффективность действия определяется количеством получаемого результата в единицу Времени либо количеством времени, необходимого Субъекту на получение результата.

Наглядно вышеизложенное представлено в следующей схеме:

Пояснения по схеме:

Сектор «Действие»

Как таковые действия могут выполняться в любом периоде Времени, то есть сами по себе действия не привязаны к периоду. Например, Вы могли сходить в гости к друзьям  вчера, или можете сходить сегодня, или же завтра.

Действия по получаемому результату и обязательности выполнения разные:

Действие – действия, которые в любом случае надо выполнить, либо их невыполнение может отрицательно повлиять на Субъект. Например: сон, питание, проезд до места работы, оплат кредита и коммунальных счетов, выполнение поручения вышестоящего начальства. Если Субъектом является организация, то это процессы, как совокупность действий, операционной деятельности.

Действия – действия, которые обеспечивают достижение целей развития и от них можно отказаться. Например, прохождение различных курсов, осуществление накоплений, подготовка к поездке за границу в отпуск. Если достижение цели для Субъекта важно/значимо, то невыполненные действия развития со временем становятся обязательными действиями. Если Субъектом является организация, то это действия, выполняемые в рамках проектов и программ развития организации.

Действие – действия, не приносящие никакого результата. Например, просмотр социальных сетей (если это не является вашей работой), лежание на диване (если конечно вы не отдыхаете после работы), то есть бездействие. Но не следует относить в данную категорию отдых, так как отдых является обязательным действием, обеспечивающим восстановление сил и жизненного тонуса. Если Субъектом является организация, то это для операционной деятельности простои производства или же дублирование функций в процессах, для проектов и программ – действия, не дающие результата в реализации проекта либо программы.

Время не зависит от Субъекта и всегда имеет заданный вектор движения, что выражается в его направленности (черная жирная стрелка – вектор Времени).

Вместе с тем, есть граница времени, разделяющая прошлое и настоящее (черная вертикальная линия), а также настоящее и будущее (прерывистые вертикальные линии. Субъект не может отменить или изменить действия/результаты совершенные и/или полученные в прошлом.

Время измеряемо. Определенное количество Времени формирует периоды. В качестве периода, как правило, выступает день, неделя, месяц, год.

Субъект не может повлиять на количество Времени в периоде: невозможно (по крайне мере на сегодняшний день J) чтобы в одних сутках было 24 часа, а в других - 30 часов.

Субъект принимает решение о выполнении того или иного действия в соответствующем периоде, то есть наполняет период действиями.

Продолжительность выполнения действия зависти от способностей/навыков/компетенции/опыта и возможностей Субъекта. В отношении организации способности и возможности выражаются в квалификации персонала, используемой технологии, объем располагаемых и используемых ресурсов, качества процессов.

Учитывая, что количество Времени в периоде ограничено, количество выполняемых в периоде действий тоже ограничено.

Наполнение периода действиями осуществляется исходя из характера действия (обязательное, развивающие, пустые) и необходимости получения соответствующего результата в заданном периоде. Например, в течение дня оплатили коммунальные счета (обязательное действие), прочитали 1 главу по тайм-менеджменту (развивающее действие), поели (обязательное действие), но при этом 2 часа провели в соц.сетях, просматривая посты своих друзей (пустое действие).

Наполнение действиями в настоящем периоде осуществляется путем их выполнения, в будущих периодах путем планирования. Пустые действия, как правило, не планируются и возникают по факту. Их возникновение в настоящем связано с расчетом/ожиданиями Субъекта на наличие резерва Времени в периоде либо переноса развивающих действий на будущий период, что увеличивает напряженность будущего периода (плотность действий).

Еще раз отметим: принятие решений о том какими действиями наполнить период осуществляет Субъект. Например, Вы можете отказаться от выполнения поручения руководства сегодня (принять решение), если готовы более напряжено работать завтра либо принять взыскание/наказание за несвоевременное выполнение поручения.

Именно в секторе «Действий Субъекта» реализуется непосредственное управление, то есть принятие решений.

Результат является итогом действия, то есть то ради чего совершалось действие.

Ограниченное количество действий в периоде, приводит к ограниченному количеству результатов в периоде.

Результаты, как и действия, являются обязательными (красные круги) и развивающими (синие круги). Хотя можно говорить и о том, что характер результата влияет на наполнение периода действиями.

Получаемые в периоде результаты всегда связанны с целями Субъекта. Вы же хотите получить тот или иной результат для чего-того.

Результаты могут быть связаны (синие стрелочки) или не связаны (черные линии) в последовательность из периода в период. При этом, не связанные в последовательность результаты все равно имеют связь с целью. Пример связанных результатов: выполнение строительно-монтажных работ в течении года (действие в периодах) – фундамент, стены, пол и крыша, коммуникации (результаты) – построенный дом (цель). Пример не связанных результатов, как правило, это результаты обязательных действий: ежедневная чистка зубов (действие) – чистая ротовая полость (результат) – здоровые зубы (цель).

Результат в периоде может являться промежуточной целью (синий квадрат с «3.1»), то есть сам результат может быть целью.

Цели Субъекта являются связующим элементом между Временем, Субъектом, Действиями в периоде, Результатами в периоде: постановка целей всегда происходит во Времени с привязкой или без привязки к конкретному периоду, действия совершаются Субъектом ради достижения целей, достижение целей осуществляется через получение во времени результатов.

У Субъекта, как правило, множество целей из-за множества приоритетных сфер/направлений деятельности. Например, здоровье, друзья и родственники, работа, хобби и т.д. Для организации это стратегические направления деятельности, бизнес-направления деятельности, операционная деятельность.

Результаты периода могут быть промежуточными целями.

Важно отметить, что в общем балансе времени (период в течение которого Субъект действует/живет) и отдельно взятом периоде Субъекта всегда присутствуют все приоритетные направления. То есть, если в периоде не планируется получение результата по какому-либо направлению, это еще не значит, что этого направления в данном периоде нет.

При это, тайм-менеджмент, как система управления, находится/используется в секторе «Действия Субъекта», обеспечивая Субъекту оптимальное наполнение периода действиями приносящими результаты для достижения целей.

Тайм-менеджмент связан с целеполаганием, которое является начальным этапом построения системы, а также задает систему координат при оценке действий на предмет целесообразности их совершения.

Теперь коснемся вопроса ЭФФЕКТИВНОСТИ тайм-менеджмента. Эффективность тайм-менеджмента выражается в НАПОЛНЕНИИ/совершении оптимального количества действий, которые приносят максимальное количество результатов. Однако, тайм-менеджмент не влияет на продолжительность (скорость) выполнения действия и целеполагание, которые относятся к личной эффективности.

Как увеличить количество получаемых результатов в периоде? Вариантов в принципе всего два, которые также могут быть использованы вместе:

1. Увеличение количества располагаемого времени для наполнения действиями - количеством получаемого результата в единицу Времени;
2. Уменьшение количества времени на выполнение действия – количество Времени необходимого для получения результата.

Схематично указанные варианты будут выглядеть следующим образом.

1) Увеличение количества располагаемого времени для наполнения действиями

Увеличение количества располагаемого времени в условиях ограниченности времени в периоде возможно путем использования для выполнения действия времени других лиц, то есть передача выполнения действия другому лицу, оставляя за собой контроль/проверку результата. На схеме дополнительно полученное время отражено в секторе «Действия Субъекта» ниже тонкой сплошной горизонтальной линии, а увеличение количества действий в периоде - «n+x».

При этом, другим лицам могут быть переданы только те действия, выполнение которых не связано с Субъектом напрямую (Вы же не будет кому-то поручать выспаться за Вас, чтобы восстановить Ваши силы).

В качестве примера, рассмотрим действие «Замена смесителя в ванной»:

Действие является обязательным, так как ванну надо отремонтировать, причем как можно скорее.

У Вас нет опыта и навыков замены смесителей в ванной, то есть для выполнения этого действия.

Время, в течении которого Вы это сделает сами равно 4 часам.

На период, в котором вы хотите выполнить действия (выходной), Вы уже запланировали действия, то есть наполнили период действиями, и у вас есть резерв только в 2 часа.

Что делать? Вариант 1: отказаться или уменьшить время на какое-либо из уже запланированных действий (если это возможно). Например, сократить время на сон.

Вариант 2: нанять сантехника, то есть в понимании тайм-менеджмента купить его время, либо поручить/попросить выполнение действия кому-либо из своих знакомых, для которого это будет безрезультатным в отношении него действием (вопрос о необходимости помощи ближнему не учитывается J). В результате в период Вы выполняете все запланированные действия и получаете все необходимые результаты, в том числе замененный смеситель в ванной.

Следует отметить, что принятие решение о приобретении времени другого человека зависит от многих факторов, в том числе от наличия доступных средств. Отсюда думаю становится явно понятен смысл выражения: «Время – деньги».

В отношении организации примером может являться аутсорсинг определенных функций, привлечение консультантов.

При этом, принципиально важно отметить, что время работника покупается ОРГАНИЗАЦИЕЙ (зарплата), а не руководителем подразделения организации. К сожалению, на сегодняшний день многие линейные руководители (начальники отделов, управлений, департаментов) в Казахстане считают допустимым использовать время сотрудника как свое личное («Сидим на работе пока шеф не уйдет, вдруг ЕМУ что-то понадобится»), тогда как ОРГАНИЦАЦИЯ наняла работника для выполнения функций в течение 8 часов в день.

1) Уменьшение количества времени на выполнение действия

На схеме уменьшение количества времени на выполнение действия отражено в секторе «Действия Субъекта» в виде увеличение количества действий в периоде («n+x»).

Уменьшение количества времени на выполнение действия для получения большего количества результатов в периоде возможно либо путем увеличения скорости выполнения либо путем совмещения действия.

Примером совмещения действий может являться проведение переговоров/встречи с партнерами за обедом или ужином. В итоге за одну единицу времени Вы получаете два результата: решение вопросов с партнерами и прием пищи. В отношении организации данный вариант может рассматриваться и в обратном порядке как: сокращение количества действий в единицу времени для получения результата. Явным примером, является исключение дублирования функций в процессах.

Увеличение скорости выполнения действия напрямую связано с развитием/приобретением навыков и умений, повышением профессиональной компетентности, то есть развитием личностных характеристик и эффективности. Следует отметить, что указанное тоже требует определенного количества времени. Своего рода «инвестиции времени». Например, любите читать книги. Для увеличения вашей скорости чтения Вы определенное количество времени используете для самостоятельного изучения либо на курсах (сокращение время обучения за счет оплаты специалистам) скорочтение. В результате вы читаете в два раза быстрее, что позволяет вам высвободить половину от ранее использовавшегося времени на прочтение определенного количества страниц книги. Высвободившееся время Вы можете направить на выполнение других действий, то есть увеличить их количество.

В отношении организации данный вариант предполагает повышение квалификации сотрудников, автоматизацию и информатизацию процессов, использование новых технологий в производстве и т.д.

P.S.

В данной статье не рассматриваются инструменты и методы тайм-менеджмента, а также вопросы построения личной или корпоративной систем тайм-менеджмента, принятия решений в ситуациях для повышения эффективности, так как

во-первых, данные вопросы являются предметом тренингов и консультаций;

во-вторых, по данным вопросам доступно достаточно большое количество материала, которое читатель может изучить самостоятельно.

Ахметжанов Анвар

Управляющий партнер ТОО "ADK project"