PRO нас. Выпуск 3.
Вот и подоспел третий выпуск нашей постоянной рубрики «PRO нас», в которой сотрудники компании Kaznetmedia рассказывают о своей работе и делятся с вами своими профессиональными секретами.
О тонкостях подготовки и проведения ивентов, рассказывает
Максим Марченко — Руководитель отдела собственных проектов компании Kaznetmedia:
В работе по организации любого ивента главное — составить максимально подробный список всего, что надо сделать: начиная от переговоров со спикерами, которые будут присутствовать на мероприятии, и оформлении пространства ивента, и заканчивая поиском зарядок, удлинителей и дополнительных стульев. Конечно же, хвататься за все и пытаться сразу выполнить все пункты не имеет никакого смысла, поэтому я условно разделяю процесс подготовки к любому мероприятию на пять этапов.
Этап первый – подготовительный. Начинается где-то за два месяца до начала мероприятия. Включает в себя разработку формата предстоящего ивента, написание примерной программы, определение целевой аудитории, поиск места проведения и спонсоров, подготовка технического райдера. И, конечно, расчет бюджета.
Этап второй – старт. Подготовка набирает обороты! Определяем спикеров и договариваемся с ними. Тут желательно иметь в запасе пару человек, на случай, если вдруг у одного (а то и не одного!) из спикеров вдруг внезапно изменится график и выступить он не сможет – тогда надо подключать резервы. Обговариваются условия и заключаются контракты со спонсорами. Разрабатываем, согласовываем и отправляем на печать эскизы баннеров, пресс-стен, раздаточных материалов и прочей необходимой полиграфии. Выполняем все требования составленного ранее технического райдера. В это же время, примерно за месяц, начинаем потихоньку анонсировать наше мероприятие: создаем группы в социальных сетях, запускаем рекламу.
Этап третий – финальная проверка. За три дня до мероприятия смотрим, что сделано, а что нет. В идеале к этому времени уже все должно быть готово. Проверяем готовность площадки: звук, свет и наличие доступа в Интернет (если необходимо). Еще раз созваниваемся со спикерами, чтобы уточнить, по-прежнему ли все в силе. Проводим краткий инструктаж для сотрудников ресепшена и охраны заведения, в котором наше мероприятие будет проходить. Стараемся не упустить ни одной мелочи. Рассылаем заранее подготовленные пресс-релизы в СМИ.
Этап четвертый – координация. Необходимо постоянно держать руку на пульсе мероприятия – кто когда выходит, когда включается веселая музыка, а когда презентация, и вообще, у кого флэшка с презентацией?! Контролируем все. И конечно же, нужно быть готовым к форс-мажорам: ведущему стало плохо, погас свет в зале, упал метеорит… — в любой ситуации «show must go on»!
Этап пятый – счастливый конец. Расставляем стулья по местам, отдаем взятые в аренду пульт и колонки, благодарим спикеров. На следующий день собираем фид-бэк и делаем выводы.
И самое главное в подготовке любого ивента — не суетиться и помнить «закон Парето» — 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата