Наведение порядка в организации благодаря внедрению Битрикс24
Нужно много сил и терпения, чтобы навести порядок в организации.
В компании работают сотрудники, каждый со своим характером, подходом к работе, обязанностям и определенной ролью.
Отсутствие единой системы коммуникации, прозрачности процессов не дают руководителю видеть целостную картину работы всего предприятия и отдельно каждого сотрудника. Как управленец он знает, что в его компании работают хорошие специалисты, но не может найти причину, которая мешает эффективно и быстро выполнять задачи. Не хватает обратной связи.
Чтобы видеть все процессы и недостатки, требуется внедрить единую информационную систему работы.
Прочитав статью, вы узнаете, как создать порядок в организации с помощью Битрикс24. Проходя по каждому отдельному абзацу, вы найдете отголоски своей работы и решения для улучшения ее качества.
После внедрения системы Битрикс24 руководитель может настроить бизнес-процессы и организовать сбор информации и анализ работы каждого сотрудника.
Регистрируем Битрикс24
В первую очередь зарегистрируйте облачный портал Битрикс24 (гиперссылка), пригласите сотрудников, создайте структуру и рабочие группы по задачам.
Конечно, будут сотрудники — критики, задача руководителя сделать так чтобы все были довольны.
Мы подскажем, как это сделать!
Эффективный способ, заранее выбрать инициативных коллег, кто имеет влияние на других сотрудников. Продемонстрировать им несколько сложных ситуаций связанных с их работой и показать, как Битрикс24 поможет с легкостью их решить.
Например:
Можно показать забывчивость коллег; неожиданные отпуска, важных для решения задач коллег; пропущенные дни рождения, как следствие обиды; решение важных вопросов в личных чатах или социальных сетях и т.д
Чтобы показать, как Битрикс24 решает эти задачи, мы предоставим вам видео и презентации.
Для руководства отделов можно продемонстрировать: ежедневные отчеты, контроль рабочего времени, CRM и т. д.
Можно создать пробную группу сотрудников и протестировать систему.
Итак, на первом этапе, у вас есть облачная информационная система, лояльные сотрудники, работающие в ней и настроенные рассказать о полезности программы другим.
Приглашение сотрудников: мнение лидеров
Советуем, организовать собрание и дать слово лидерам, пусть расскажут о системе, о своем опыте, и пригласят коллег к совместной работе в сервисе.
Например, ваши коллеги могут рассказать о позитивном опыте организации корпоративного выезда на природу. Можно продемонстрировать чат, в котором предлагаются идеи места сбора и где сотрудники «лайками» оценивают наиболее подходящий вариант. Все централизовано и позволяет быстро собрать мнения и принять решение.
Но это только для внесения «нотки позитива», не увлекайтесь позиционированием Битрикс24, только как чата для общения. Начните работу. Поставьте небольшие задачи в Битрикс24, укажите сроки, ответственных сотрудников, все подробности и попробуйте ее решить.
Не забывайте хвалить за постановку задачи, четкую формулировку и быстрое решение.
Итак, ваши сотрудники ставят задачи, отслеживают их, пользуются чатом для обсуждения рабочих моментов.
Работаем со скрытым негативом
Будьте готовы к тому, что все разговоры на лестницах, за обедом, возмущения станут появляться в системе. И вам это на руку. Ведь теперь вы видите негатив и можете с ним работать.
Со временем Битрикс24 поможет снизить недовольства и поднять эффективность выше.
Запустите среди сотрудников регулярную задачу: заполнение отчета по проделанной работе, не в целях контроля, а для мотивации сотрудника к реализации поставленной цели.
В отчете сотрудник может отражать сложности реализации задач, при чем, лучший вариант заполнения отчета, свободная форма, чтобы можно было отразить не только цифры и описание проделанной работы, а личное отношение к делу и эмоции.
Все выше описанные инструменты для коммуникации, это устранение только части беcпорядка. Чтобы привести в порядок весь дом, необходимо внедрить полный функционал.
Ведение групп
Данный инструмент пригодится для ведения проектов и общения отделов
Если вы расскажете просто о том, зачем нужны группы, вы почувствуете рост хауса. Обязательно нужно вести ряд требований для ведения групп. Например, вести диалоги только в рамках заданной темы, как отправлять файлы и т.д
Следующий важный шаг для руководителя - внедрение CRM.
CRM средство позволяющее собрать всю информацию по клиентам во едино и организовать по ней регулярную работу. Начните с внесения клиентов в систему. После того, как у вас образуется база, проведите собрание и решите в каком направлении вы будете работать с каждым из клиентов. Далее новые клиенты будут формироваться из писем, форм на сайте, сделок, заказов в интернет-магазине.
После введения в рабочую среду новых правил по задачам, движению документов, коммуникаций, CRM пора перейти к автоматизации, и попробовать запустить бизнес-процессы и упорядочить все действия в Битрикс24.
Контроль
Внедрение прошло, переходим непосредственно к контролю. Теперь процесс стал контролируемым, и вы ежедневно можете получать отчеты от сотрудников по проделанной работе. Но не тратьте на это много времени. Рекомендуемое время на проверку отчета 20 мин. Битрикс24 предлагает руководителю удобные инструменты для контроля: панель с рабочими задачами, отчетами и временем, счетчики CRM.
Итак, в вашей компании сотрудники, каждый выполняет свою задачу, отмечает результат и чувствует контроль со стороны руководителя.
Распределение прав и настройка системы оценки
Если вы дошли до этого пункта, то наверняка, вы руководитель или будущий инициатор внедрения. Когда вы внедрите Битриск24, и у вас все заработает, не забудьте распределить права, лучше настроить их также, как они существуют в вашей компании.
Еще один важный вопрос, связан с системой оценки работы сотрудников и отделов. Чтобы настроить этот процесс, необходимо обратиться к нескольким разделам в системе Битрикс24:
-Рабочие отчеты, позволяют посчитать отработанные дни.
-CRM, позволит вам подготовить числовые показатели по продажам и звонкам.
Если для оценки работы вам нужны другие расчеты, можно настроить их поверх Битрикс24.
Финал
Вот мы и в финале, теперь у вас есть мощный инструмент, позволяющий видеть, как протекают бизнес-процессы в компании, вовремя реагировать в сложных ситуациях, прогнозировать и вовлечь весь коллектив в общий рабочий процесс.
Поставьте цели - определите траекторию движения и начинайте работу с коллективом по направлению к Успеху!