МОЖЕТ ЛИ РУКОВОДСТВО ПРОСМАТРИВАТЬ МОИ ЭЛЕКТРОННЫЕ ПИСЬМА В ПОЧТЕ GMAIL?
Автор статьи: Джек Шофилд (Jack Schofield)
28 июня 2018 года
Я работаю на большую компанию и пользуюсь услугами Gmail. Являюсь частью руководящего состава. У меня есть много писем личного характера: как по работе, так и касающиеся личной жизни.
Однажды я обнаружил, что сотрудник технической службы по указанию руководства просматривал электронную почту одного из сотрудников. Имеют ли они на это право? Я считаю, что это создает атмосферу недоверия и лишает чувства защищенности. Могу ли я закрыть доступ к своей учетной записи, так, чтобы только я имел возможность читать свои письма?»
С уважением, Мартин.
Исторически сложилось впечатление, будто организации владеют и имеют полный контроль над письмами, которые касаются дел компании. Когда я был управляющим, я диктовал письма своему секретарю, а она печатала и делала необходимое количество копий для рассылки. Но я никогда не сталкивался с тем, чтобы кто-то закрывал такого рода письма на замок и скрывал их от самих же сотрудников компании. Свои личные письма, люди печатали сами и персонально отправляли адресату.
Но на сегодняшний день, электронные письма размыли границу между письмами личного характера и рабочей перепиской. Люди начали печатать сами свои письма и даже отправка сообщений касательно рабочих моментов превратилась в неформальное общение. Удобство плюс иллюзия защищенности позволили людям все больше пользоваться корпоративной почтой в личных целях. Тем не менее, электронные письма, бывает, приводят к судебным разбирательствам и e-mail становятся предметом доказательства в суде. Поэтому организации архивируют переписку своих сотрудников.
В связи с этим, лучше всего не вести переписку личного характера по рабочей почте.
E-mail не конфиденциальны
Складывается ощущение, что e-mail более конфиденциальны, чем письма, которые мы диктовали своим секретарям, но на самом деле это не так.
Раньше, прежде чем отправить адресату письмо, человек вручную писал адрес, потом несколько раз перепроверял правильность написанного, чтобы письмо было доставлено точно по указанному адресу. Теперь же, e-mail очень легко по ошибке направить не тому человеку, так как люди печатают быстро и направляют десятки, а то и сотни писем в день. В результате, они чаще ошибаются и бывает так, что они направляют, что-нибудь очень пикантное не тому человеку и личное письмо становится достоянием общества в считанные минуты.
Работа против личной жизни
По профессии я не юрист, поэтому я бы не хотел вдаваться в подробности юридических тонкостей рассматриваемого вопроса, тем более они разнятся в разных странах. Однако, существует противоречивость в вопросе необходимости компаниями управлять людьми и личной жизнью сотрудников. В конце концов, которое из этих двух имеют главенствующее значение, решается через суд и один случай дошел даже до Европейского суда по правам человека.
Компании хотят, чтобы сотрудники занимались работой в рабочее время, так как они платят им за это. Поэтому организациям следует иметь четкую инструкцию по тому, что будет предприниматься, в случае если работник делает личные звонки, читает ленту Facebook или просматривает порно сайты на рабочем месте. Данные действия могут прослеживаться через телефонные линии и серверы компании.
Действия Gmail
Службы по обслуживанию электронных писем обычно хранят определенные данные касательно отправки e-mail, они включают в себя такую информацию как IP-адрес и тип устройства. Есть несколько способов проверить сохраненные данные на своей учетной записи Gmail. Самое простое – это прокрутить вниз электронного письма, найти «Последние действия в аккаунте» и кликнуть на «Дополнительная информация». Перед вами всплывет окно с таблицей, в которой будет указан тип доступа к почте (браузер, телефон и тд.), местоположение (IP-адрес) и дата/время. В этом же окне вы также найдете все произведенные доступы к аккаунту сделанные через авторизированные устройства.
Вам также следует пройти по ссылке https://security.google.com/settings/security/activity, чтобы найти какие устройства (смартфон, компьютер или ноутбук) имели доступ к аккаунту. Каждый человек должен проверять описанные действия время от времени, чтобы распознать нежелательные входы в свою учетную запись.
Делегирование доступа
Так же можно с легкостью делегировать доступ к своему аккаунту. Иными словами, ты можешь войти в один Gmail аккаунт через другой Gmail аккаунт. Это очень удобно, когда ты имеешь одну учетную запись для работы и другую для личного пользования. Ты даже можешь позволить кому-нибудь читать или отправлять электронные письма через свою почту, не передавая ему свой пароль.
Восстановление пароля
Твой администратор G Suite может получить доступ к любому аккаунту просто поменяв пароль. Это важная опция, так как люди часто забывают свои пароли либо увольняются, не сообщая пароль от своей почты.
Конечно, ты заметишь, если кто-то поменял твой пароль. Но администратор может объяснить это тем, что это было сделано в целях информационной безопасности.
Другие методы
Есть и другие методы читать электронные письма людей без входа в аккаунт пользователя. Например, администратор G Suite может настроить почту так, чтобы входящие и исходящие письма автоматически копировались и направлялись на другой аккаунт либо копировались на другой сервер.
Также есть способ читать e-mail других людей через резервные ресурсы, такие как Google Vault, Better Cloud, Backupify и тд. Как только админ настроит твою почту на альтернативный сервер, сразу же пропадет конфиденциальность твоей почты.
Поэтому если ты даже заблокируешь свой e-mail, администратор технической службы может шарить в твоих письмах в любое удобное для него время.
Интересен тот факт, что решение выше описанных проблем является совсем не технологичным. Просто, твоя организация должна четко прописать в договоре, при каких обстоятельствах руководство или другие сотрудники могут просматривать твои электронные письма.