Как выбрать бухгалтера для ИП или ТОО в Казахстане: подробный чек-лист для предпринимателя
Как понять, что бухгалтер действительно разбирается в своей работе, а не просто умеет сдавать отчёты? Как проверить его опыт, какие вопросы задать на собеседовании и за что он должен отвечать? За 12 лет работы мы в Schitaem наняли не одного бухгалтера и выстроили собственную систему бухгалтерского сопровождения. В этой статье поделимся тем, на что сами обращаем внимание при выборе специалистов и что рекомендуем проверить предпринимателям. В конце вас ждут два практических чек-листа: для собеседования с бухгалтером и для проверки перед заключением договора. Сохраните статью, чтобы не искать вопросы заново, когда понадобится специалист.
Сначала разберитесь, какой бухгалтер вам нужен
Мы в Schitaem (ранее — Бухгалтерский центр Акниет Айтбаевой) условно делим бухгалтерскую работу на три уровня: помощник бухгалтера, бухгалтер-операционист и главный бухгалтер.
Это не значит, что в каждой компании обязательно должны быть три отдельных сотрудника. В небольшом бизнесе один человек может совмещать несколько функций. Но обязанности и уровень ответственности всё равно важно различать.
1. Помощник бухгалтера
Это специалист, который помогает вести учёт и выполнять текущие задачи под руководством более опытного коллеги.
В зависимости от организации работы ему могут поручать:
собирать и систематизировать документы;
проверять, все ли необходимые документы переданы;
вносить данные в учётную систему;
помогать обрабатывать первичные документы;
готовить информацию для сверок;
выполнять другие поручения бухгалтера.
При выборе помощника мы бы в первую очередь смотрели на внимательность, аккуратность, ответственность и способность учиться. На этом уровне особенно важно, чтобы человек не стеснялся задавать вопросы, когда чего-то не понимает.
Ошибка помощника может показаться незначительной: не тот документ, пропущенная информация, неверно внесённые данные. Но если её вовремя не заметить, она может перейти на следующий этап учёта.
Что проверить на собеседовании: попросите кандидата найти ошибки в небольшом наборе документов или объяснить, как он будет действовать, если обнаружит, что не хватает одного из документов.
Не обязательно требовать от помощника знаний главного бухгалтера. Важнее понять, насколько он внимателен, способен работать по инструкции и готов перепроверять результат.
2. Бухгалтер-операционист
Операционист отвечает за определённые участки текущего учёта. Например, работает с поступлениями, реализацией, банковскими операциями или первичными документами.
В зависимости от специализации в его обязанности могут входить:
отражение хозяйственных операций в учёте;
обработка счетов, накладных, актов и других документов;
работа с банковскими выписками;
учёт расчётов с покупателями и поставщиками;
проверка документов по своему участку;
подготовка данных для отчётности и сверок.
Здесь уже недостаточно просто быть внимательным. Специалист должен понимать, что он делает, почему операция отражается именно так и какие документы её подтверждают.
Что проверить на собеседовании: попросите кандидата разобрать пример операции, похожей на те, с которыми ему предстоит работать. Уточните, какие документы потребуются, что он проверит и как поступит, если обнаружит расхождение.
Не ограничивайтесь вопросом «Знаете ли вы бухгалтерскую программу?». Умение работать в программе и понимание бухгалтерского смысла операции — разные вещи.
3. Главный бухгалтер
Главный бухгалтер отвечает за организацию и контроль бухгалтерского учёта в пределах своих полномочий. Он должен видеть не только отдельные документы, но и общую картину.
В зависимости от структуры компании к его задачам относятся:
контроль правильности отражения операций;
организация подготовки бухгалтерской и налоговой отчётности;
контроль сроков сдачи отчётов;
проверка полноты данных;
разбор сложных хозяйственных операций;
оценка налоговых рисков;
организация работы бухгалтеров и проверка результатов их работы.
Главный бухгалтер должен понимать, как отдельные операции влияют на учёт и налоговые обязательства компании.
Что проверить на собеседовании: расскажите о реальной ситуации из вашего бизнеса и попросите кандидата объяснить, какие вопросы он задаст, что проверит и какие риски будет учитывать.
Нас интересует не только то, знает ли человек правильный ответ. Важно, как он к нему приходит: уточняет ли обстоятельства, проверяет ли документы, замечает ли риски и умеет ли объяснить решение понятным языком.
Как понять, сколько специалистов нужно вашей компании
За 12 лет работы мы в Schitaem поняли одну вещь: даже у компаний с одинаковой выручкой объём бухгалтерской работы может сильно различаться.
Представим два ТОО с одинаковым оборотом. Первое проводит несколько крупных сделок в месяц. Второе ежедневно работает с десятками поставщиков и покупателей, оформляет множество документов и совершает большое количество банковских операций.
Оборот одинаковый, а нагрузка на бухгалтерию — разная.
Поэтому мы не советуем выбирать специалиста, ориентируясь только на выручку или количество сотрудников. Сначала нужно разобраться, что именно происходит внутри бизнеса.
Перед тем, как составлять вакансию и устанавливать зп бухгалтеру, оцените:
сколько документов компания получает и оформляет за месяц;
сколько операций проходит по банковским счетам;
сколько сотрудников нужно рассчитывать;
есть ли НДС;
есть ли импорт, экспорт или международные операции;
сколько юридических лиц и направлений деятельности нужно учитывать;
кто будет готовить и проверять отчётность.
Если вы нанимаете бухгалтера в штат, эти вопросы помогут определить объём его работы и необходимый уровень квалификации. Если рассматриваете аутсорсинг, они помогут сравнить предложения разных компаний.
Наш подход в Schitaem простой: сначала разбираемся в бизнесе, потом определяем объём работы и только после этого обсуждаем формат обслуживания.
2. Внимание! Диплом не гарантирует качества
Профильное образование важно. Но за 12 лет найма бухгалтеров в команду мы с уверенностью можем сказать: диплом сам по себе вообще не гарантирует, что вы наняли хорошего специалиста.
Образование даёт базу. Но предпринимателю нужен человек, который умеет применять знания на практике, разбирается в актуальных требованиях и понимает, как вести учёт именно его бизнеса.
Мы бы проверяли кандидата по четырём направлениям.
Практический опыт
Спросите не просто, сколько лет человек работает бухгалтером, а какие задачи он выполнял.
Например:
Какие участки учёта вы вели самостоятельно?
С какими налоговыми режимами работали?
Был ли у вас опыт работы с НДС?
Приходилось ли сопровождать импортные или экспортные операции?
С какими ошибками вы сталкивались и как их исправляли?
За какие результаты вы отвечали лично?
Стаж в десять лет не обязательно означает, что человек десять лет выполнял сложные задачи. Возможно, он всё это время работал только на одном участке учёта.
И наоборот: специалист с меньшим стажем может иметь хороший практический опыт в нужной вам сфере.
Поэтому просите конкретные примеры, а не ограничивайтесь цифрой в резюме.
Знание актуального законодательства
Налоговые правила меняются. Специалист должен не только помнить знакомые нормы, но и уметь проверять, какие требования действуют сейчас и относятся ли они к конкретной операции.
Спросите:
Где вы проверяете актуальность налоговых требований?
Как отслеживаете изменения законодательства?
Что делаете, если не уверены в ответе?
Как определяете, затрагивает ли изменение нашу компанию?
Нас бы насторожил специалист, который уверенно отвечает на любой вопрос, не уточняя обстоятельств.
В бухгалтерии многое зависит от деталей. Иногда для правильного ответа нужно изучить договор, документы, налоговый режим и характер операции.
Ответ «Я проверю действующую норму и вернусь с точным ответом» гораздо полезнее, чем уверенный, но непроверенный совет.
Внимательность и ответственность
Бухгалтер работает с большим количеством данных. Важно не только знать правила, но и замечать несоответствия.
На собеседовании можно предложить кандидату небольшой набор документов и попросить проверить их на наличие ошибок или недостающих сведений.
Затем усложните задачу: один документ отсутствует, данные в двух документах расходятся, а срок сдачи отчётности приближается.
Посмотрите, что сделает кандидат. Начнёт ли задавать вопросы? Попытается ли выяснить, где получить недостающие сведения? Предупредит ли об ограничениях и рисках?
Нам важно, чтобы сотрудник не просто выполнял задачу по инструкции, но и понимал, когда нужно остановиться и уточнить информацию.
Готовность учиться
Даже опытному бухгалтеру приходится осваивать новые требования, инструменты и способы работы.
Поэтому выясните, как кандидат учится и обновляет знания. Есть ли у него привычка проверять изменения, разбирать сложные ситуации, обращаться к профессиональным источникам?
Поэтому у нас в Schitaem есть собственный курс для бухгалтеров, который изначально разрабатывался для внутреннего обучения сотрудников. Для нас это способ систематизировать знания и помогать команде развиваться, актуализировать знания и держать руку на пульсе последних изменений в законодательстве РК.
При выборе бухгалтера советуем обращать внимание не только на то, что человек знает сегодня, но и на то, как он будет поддерживать свои знания в актуальном состоянии.
3. Проверьте, умеет ли бухгалтер разбираться в вашем бизнесе
Здесь мы подходим к критерию, который считаем одним из самых важных.
Хороший бухгалтер не должен начинать работу с предположений. Ему нужно понять, как устроена компания: откуда поступают деньги, какие расходы возникают, с кем заключаются сделки и какие документы сопровождают операции.
Например, две компании могут оказывать одинаковые услуги, но работать по-разному. Одна получает оплату сразу после выполнения работ, другая работает по предоплате и закрывает сделки поэтапно. У них могут различаться документооборот, расчёты с клиентами и вопросы, которые нужно контролировать.
Если бухгалтер не выяснил эти особенности, он рискует упустить важные детали.
Какие вопросы должен задавать специалист
На встрече с бухгалтером расскажите о своём бизнесе. Затем обратите внимание, какие уточнения он задаёт.
Хороший специалист захочет понять:
Что именно продаёт компания или какие услуги оказывает?
Кто ваши покупатели и поставщики?
Как оформляются сделки?
Есть ли предоплаты и отсрочки платежей?
Какие документы вы получаете от контрагентов?
Какой налоговый режим применяете?
Есть ли НДС, импорт, экспорт или международные операции?
Как устроены внутренние процессы и кто отвечает за документы?
Не нужно ожидать, что бухгалтер сразу предложит решение любой проблемы. Сначала он должен собрать достаточно информации, чтобы не давать советы вслепую.
В Schitaem встречу с потенциальным клиентом проводит директор компании — бухгалтер с большим опытом работы. Если ситуация требует более глубокой экспертизы, к разговору может присоединиться аудитор.
Мы придерживаемся индивидуального подхода: универсального списка вопросов, который одинаково подходит всем компаниям, нет. Нужно разобраться в конкретном бизнесе и только потом оценивать объём работы.
Что взять на заметку предпринимателю: если бухгалтер не интересуется особенностями вашего бизнеса и сразу обещает, что «всё будет хорошо», попросите его объяснить, на основании какой информации он сделал такой вывод.
4. Выясните, как бухгалтер работает с документами
Многие проблемы в бухгалтерии начинаются не с неправильного расчёта, а с отсутствующего документа.
Документ не запросили, не получили от контрагента, не проверили или не сохранили. В моменте это может казаться мелочью. Но когда приходит время закрывать период, сдавать отчётность или разбираться с претензией, выясняется, что подтвердить операцию нечем.
Поэтому мы советуем отдельно проверять, как бухгалтер организует документооборот.
Спросите кандидата:
Как вы проверяете, что все документы за месяц собраны?
Что делаете, если поставщик не прислал нужный документ?
Кто контролирует, что документы исправлены и получены?
Как проверяете расчёты с покупателями и поставщиками?
Как часто рекомендуете проводить акты сверки?
Где и как храните документы?
Как быстро сможете найти документ, если он понадобится через несколько лет?
Последний вопрос особенно важен. Документы могут понадобиться не только для отчётности, но и для подтверждения расчётов с контрагентами или разрешения спора.
В нашей практике работа с документами — это не просто папка, куда складывают файлы. В Schitaem при приёме документов офис-менеджер оформляет акт приёма-передачи, который подписывают обе стороны. Полноту и корректность поступивших документов проверяют офис-менеджер и принимающие бухгалтеры. Далее все документы мы храним по системе Кайдзен, ознакомиться с котороый вы можете в этой онлайн экскурсии https://youtu.be/b750dU4ZsVQ?si=s5aXswi_NpetiiYG либо придя к нам в офис лично)
Наш совет: ещё до начала работы договоритесь, кто собирает документы, кто проверяет их полноту, кто запрашивает недостающее и где всё хранится. Не оставляйте эти обязанности в серой зоне.
5. Поймите, как устроена система внутреннего контроля
На собеседовании бухгалтер может уверенно рассказывать о своём опыте. Но как вы поймёте, что работа действительно контролируется, а не держится только на его личной внимательности?
Мы считаем, что важно смотреть не только на конкретного специалиста, но и на систему, в которой он работает.
В Schitaem бухгалтерские задачи распределены по направлениям:
отдел реализации;
отдел поступления;
отдел банка;
отдел зарплаты и кадров.
Кроме того, несколько лет назад мы разработали 4-х уровневую систему контроля, когда за оперционистами случайный пул документов проверяет руководитель отдела, затем помощник главного бухгалтера и главный бухгалтер либо аудитор. Отдельно организован контроль клиентских запросов.
Что это означает на практике для вашей компании?
Представим, что клиент передал документы за месяц.
Первый этап — приём документов. Офис-менеджер фиксирует передачу документов с помощью акта приёма-передачи. Это помогает обеим сторонам понимать, что именно поступило в работу.
Второй этап — первичная проверка. Офис-менеджер и принимающие бухгалтеры проверяют документы. Если чего-то не хватает, проблему важно выявить до того, как она повлияет на дальнейший учёт.
Третий этап — обработка операций. Документы направляются на соответствующие участки учёта. Например, операции по банку и поступлениям обрабатываются в рамках своих направлений.
Четвёртый этап — контроль. Работа не должна заканчиваться на том, что сотрудник внёс данные. В системе участвуют руководители отделов и главный бухгалтер, которые отвечают за контроль в рамках своих функций.
Пятый этап — взаимодействие с клиентом. Важно не только обработать документы, но и ответить на вопросы клиента, запросить недостающие сведения и не потерять обращение.
Именно распределение ролей позволяет выстроить процесс, в котором разные задачи выполняются и контролируются на соответствующих уровнях.
При выборе бухгалтерской компании советуем задавать вопросы не только о квалификации конкретного бухгалтера, но и о том, как организована работа вокруг него.
Например:
Кто проверяет работу специалиста?
Кто следит за сроками отчётности?
Что происходит, если обнаружена ошибка?
Кто подхватывает работу при отсутствии сотрудника?
Как отслеживаются запросы клиента?
Как фиксируется передача документов?
Если компания говорит о многоуровневом контроле, попросите объяснить его на примере. Вам должны быть понятны роли участников и то, на каком этапе проверяется работа.
6. Обсудите ответственность до начала работы
Ещё один важный критерий — готовность специалиста или компании отвечать за свою работу.
Мы советуем не ограничиваться вопросом «Вы отвечаете за ошибки?». Почти каждый ответит утвердительно. Важнее понять, что именно закреплено договором.
Если вы нанимаете бухгалтера в штат, уточните должностные обязанности, полномочия, порядок передачи документов и внутренний контроль.
Если выбираете аутсорсинг, проверьте:
какие услуги входят в договор;
какие документы и в какие сроки должен предоставлять клиент;
кто отвечает за подготовку и сдачу отчётности;
как организовано взаимодействие;
что происходит, если обнаружена ошибка;
как определяется ответственность сторон;
какие услуги оплачиваются отдельно.
Отдельно спросите, что произойдёт, если компания вовремя не передала документы или не сообщила об изменениях в своей деятельности. Бухгалтер не может учитывать информацию, которой у него нет, поэтому обязанности должны быть понятны обеим сторонам.
В Schitaem в договоре предусмотрена материальная ответственность за ущерб, возникший по вине компании. Но любые такие условия нужно оценивать по конкретному тексту договора и применимому законодательству, а не только по устному обещанию.
Спросите прямо:
“Если из-за ошибки в учёте компания понесёт финансовые потери, как будет устанавливаться причина и решаться вопрос о возмещении ущерба?"
Профессиональный подход — это не обещание «мы никогда не ошибаемся». Это понятные обязанности, контроль и заранее согласованный порядок действий, если проблема всё-таки возникла.
7. Сравните бухгалтера в штате и аутсорсинг
Иногда предприниматель ищет одного бухгалтера, хотя по факту ему нужно закрыть сразу несколько разных участков учёта. В других случаях объём работы действительно позволяет обойтись одним сотрудником.
Поэтому мы рекомендуем сравнивать не названия должностей и не только цену, а всю модель работы.
В Schitaem мы считаем, что для среднего бизнеса аутсорсинг может быть выгоднее содержания собственной бухгалтерской команды. Причина не только в зарплате и налогах на фонд оплаты труда.
Нужно учитывать и организационные расходы: рабочее место, компьютер, оборудование, хранение документов, а также необходимость организовать замещение на время отпуска или болезни.
Но мы не советуем считать аутсорсинг автоматически более выгодным для любой компании. Всё зависит от объёма работы, сложности операций и стоимости конкретного предложения.
Поэтому перед сравнением вариантов определите, какие задачи нужно закрыть, кто будет контролировать результат и какие дополнительные расходы возникнут в каждом случае.
Чек-лист № 1. Что спросить у бухгалтера на собеседовании
Сохраните этот список и используйте при выборе специалиста.
Какой у вас опыт? Попросите привести примеры задач, которые кандидат выполнял лично.
Какие участки учёта вы вели? Уточните, работал ли он с первичными документами, банком, поступлениями, реализацией и отчётностью.
Знакомы ли вы с нашим налоговым режимом? Попросите объяснить особенности, которые относятся к вашей компании.
Как вы отслеживаете изменения законодательства? Выясните, где кандидат проверяет актуальные требования.
Как вы проверяете документы? Спросите, что он делает, если документов не хватает или данные расходятся.
Как контролируете свою работу? Узнайте, кто проверяет результат и как отслеживаются сроки.
Что делаете, если обнаружили ошибку? Попросите описать порядок действий.
Как организуете сверку с контрагентами? Уточните, как выявляются и устраняются расхождения.
Что произойдёт, если вы временно не сможете работать? Выясните, предусмотрена ли передача дел.
За что вы отвечаете? Обсудите обязанности и ответственность до начала работы.
Не обязательно выбирать кандидата, который быстрее всех ответил на вопросы. Обращайте внимание на логику рассуждений, внимательность и готовность уточнять детали.
Чек-лист № 2. Что проверить перед подписанием договора
Перед тем как нанять бухгалтера или передать учёт на аутсорсинг, убедитесь, что:
Вы понимаете, какие задачи нужно выполнять.
Объём работы оценён с учётом документов, операций, сотрудников и особенностей бизнеса.
Понятно, кто будет вести каждый участок учёта.
Определено, кто проверяет результат.
Согласован порядок передачи документов.
Есть понятный способ отслеживать недостающие документы и незакрытые вопросы.
Согласованы сроки подготовки и сдачи отчётности.
Понятно, как вы будете получать информацию о состоянии учёта.
В договоре зафиксированы услуги, обязанности и ответственность сторон.
Вы понимаете, какие услуги и расходы не входят в основную стоимость.
Если на несколько пунктов нет ясного ответа, не спешите подписывать договор. Лучше обсудить эти вопросы заранее, чем выяснять обязанности сторон в момент возникновения проблемы.
Вместо заключения
За 12 лет работы мы в Schitaem убедились: выбор бухгалтера — это не поиск человека, который просто умеет заполнять отчёты. Важно найти специалиста, который понимает ваш бизнес, умеет работать с документами, следит за изменениями законодательства и не теряется, когда возникает нестандартная ситуация.
При этом даже хороший специалист нуждается в понятных процессах и контроле. Поэтому при выборе обращайте внимание не только на образование и стаж, но и на то, как организована работа, кто проверяет результат и за что отвечает каждая сторона.
Schitaem (ранее — Бухгалтерский центр Акниет Айтбаевой) работает с 2014 года и сопровождает более 130 компаний в Казахстане. В команде 30 специалистов, а бухгалтерские задачи распределены по направлениям. Мы работаем с бизнесом разных отраслей и подбираем формат сопровождения с учётом конкретных процессов компании.
Если вы сейчас выбираете бухгалтера, сохраните статью — чек-листы пригодятся на собеседовании и перед подписанием договора. А если материал оказался полезным, поставьте лайк: так мы поймём, что стоит чаще делиться практическим опытом и разбирать реальные бухгалтерские ситуации.
Больше информации о наших услугах — наglavbukh.kz.