Как понять, какой бухгалтер нужен вашему бизнесу и как его выбрать
Как понять, какой бухгалтер нужен вашему бизнесу: помощник, бухгалтер-операционист или главный бухгалтер
Когда бизнесу требуется бухгалтер, предприниматель часто начинает поиск с простого вопроса: кого нанять и сколько ему платить? Но прежде стоит разобраться, какие задачи нужно закрыть.
Одной компании нужен человек, который будет собирать документы, заносить данные в программу и следить за первичкой. Другой — специалист, который самостоятельно ведёт участки учёта и контролирует правильность операций. Третьей нужен главный бухгалтер, который отвечает за организацию бухгалтерского и налогового учёта, отчётность и сложные вопросы.
Если выбрать специалиста ниже необходимого уровня, предпринимателю придётся самому контролировать учёт, разбираться в ошибках и искать помощь со сложными задачами. Если взять слишком квалифицированного сотрудника для простых операций, бизнес может переплачивать за навыки, которые пока не использует.
Мы в Schitaem (ранее — Бухгалтерский центр Акниет Айтбаевой) за 12 лет работы накопили большой опыт не только в ведении бухгалтерского учёта, но и в подборе специалистов и организации их работы. В нашей команде одновременно работало до 50 бухгалтеров, поэтому мы на практике знаем, чем отличаются задачи специалистов разного уровня, как распределять обязанности и выстраивать контроль качества. В этой статье делимся своим опытом, чтобы помочь предпринимателям понять, какой бухгалтер нужен их бизнесу и как не переплачивать за лишние функции, не жертвуя качеством учёта.
В этой статье разберёмся, чем отличаются помощник бухгалтера, бухгалтер-операционист и главный бухгалтер, какие задачи можно им поручить и как определить необходимый уровень специалиста с учётом особенностей компании.
1. Помощник бухгалтера: работа с документами и первичными данными
Помощник бухгалтера выполняет задачи, которые помогают организовать ежедневную работу бухгалтерии. Обычно он работает по инструкциям и под контролем более опытного специалиста.
Его основная задача — подготовить документы и данные так, чтобы бухгалтер мог корректно отразить операции в учёте.
Что может делать помощник бухгалтера:
собирать первичные документы у сотрудников и контрагентов;
проверять наличие необходимых реквизитов и подписей;
сортировать документы по видам операций и периодам;
сканировать документы и сохранять их в электронном архиве;
заносить первичные данные в учётную программу по установленным правилам;
сверять наличие документов с внутренними списками;
помогать готовить документы к обработке и проверке.
Конкретный перечень задач зависит от опыта сотрудника и внутренних правил компании.
Чего не стоит ожидать от помощника без дополнительной квалификации: самостоятельного решения сложных вопросов налогообложения, полного ведения учёта, подготовки отчётности без проверки и ответственности за всю бухгалтерию компании.
Например, у торговой компании каждый месяц накапливаются накладные, акты, счета и другие документы. Помощник может проверить, все ли документы переданы, распределить их по папкам и внести данные в программу по инструкции. А корректность отражения операций и налоговые последствия проверит бухгалтер.
Когда бизнесу нужен помощник бухгалтера
Эта должность может быть полезна, если:
документов много, и их обработка отнимает значительную часть рабочего времени бухгалтера;
сотрудники регулярно передают документы с опозданием или не в полном объёме;
нужно систематизировать бумажный и электронный архив;
квалифицированный бухгалтер тратит слишком много времени на технические задачи;
в компании уже есть специалист, который может ставить задачи помощнику и проверять результат.
Главное условие: у помощника должен быть человек, который проверяет его работу. Сам по себе помощник не заменяет бухгалтера, если в компании требуется вести учёт, рассчитывать налоги и готовить отчётность.
2. Бухгалтер-операционист: ежедневное ведение учёта
Бухгалтер-операционист работает непосредственно с хозяйственными операциями компании. Он не просто собирает документы, а обрабатывает их и отражает операции в учётной программе в соответствии со своей зоной ответственности.
В зависимости от организации бухгалтерии он может вести один участок или несколько.
Что может делать бухгалтер-операционист:
отражать поступления товаров, работ и услуг;
оформлять реализацию;
обрабатывать банковские операции;
проводить сверки с контрагентами;
контролировать правильность оформления первичных документов;
отслеживать задолженности и расхождения в учёте;
готовить данные для бухгалтерской и налоговой отчётности;
находить ошибки в документах и запрашивать недостающую информацию.
В некоторых компаниях бухгалтер-операционист самостоятельно ведёт учёт по закреплённому участку. В других он выполняет операции под контролем главного бухгалтера. Поэтому при найме важно смотреть не только на название должности, но и на фактические обязанности специалиста.
Например, в компании много банковских операций, поступлений и реализаций. Бухгалтер-операционист может отвечать за обработку этих операций, проверять документы и поддерживать данные в учётной программе в актуальном состоянии. Главный бухгалтер при этом контролирует учёт в целом, решает сложные вопросы и организует подготовку отчётности.
Когда бизнесу нужен бухгалтер-операционист
Такой специалист нужен, если:
компания регулярно проводит хозяйственные операции и накапливает первичные документы;
учёт уже нельзя эффективно вести только силами предпринимателя или помощника;
необходимо, чтобы кто-то систематически отражал операции в программе;
есть отдельные участки учёта, которые можно закрепить за конкретным сотрудником;
главному бухгалтеру нужно освободить время для контроля, отчётности и сложных задач.
При этом бухгалтер-операционист не всегда может заменить главного бухгалтера. Если специалист отвечает только за определённый участок, это не означает, что он должен самостоятельно организовывать весь учёт, оценивать налоговые риски и решать все сложные вопросы компании.
3. Главный бухгалтер: организация учёта и контроль результата
Главный бухгалтер отвечает за организацию бухгалтерского учёта в пределах своих полномочий и обязанностей. Он должен понимать не только отдельные операции, но и то, как они связаны между собой и влияют на финансовый результат и налоговые обязательства компании.
В зависимости от структуры бизнеса и распределения обязанностей главный бухгалтер может сам вести учёт или руководить работой других бухгалтеров.
Что обычно входит в его задачи:
организация бухгалтерского и налогового учёта;
контроль правильности отражения хозяйственных операций;
подготовка и проверка бухгалтерской и налоговой отчётности;
контроль налоговых обязательств и сроков сдачи отчётности;
разбор сложных и нестандартных операций;
взаимодействие с налоговыми органами по вопросам учёта и отчётности;
выявление ошибок и организация их исправления;
контроль качества работы бухгалтеров на отдельных участках;
консультирование руководителя по вопросам учёта и налоговых последствий принимаемых решений;
организация работы бухгалтерии и распределение задач, если в подчинении есть другие сотрудники.
Набор обязанностей зависит от компании. В небольшом бизнесе главный бухгалтер может самостоятельно выполнять большую часть операций. В крупной компании он может руководить командой и преимущественно заниматься контролем, отчётностью и сложными вопросами.
Например, компания начинает работать с новым поставщиком, запускает импортные операции или меняет бизнес-процессы. Здесь недостаточно просто внести документы в программу. Нужно оценить, какие документы потребуются, как правильно отразить операции в учёте и какие налоговые последствия могут возникнуть. Такие задачи требуют более высокой квалификации.
Когда бизнесу нужен главный бухгалтер
Главный бухгалтер особенно важен, если:
учёт включает сложные или разнообразные хозяйственные операции;
у компании есть несколько участков учёта или бухгалтеров;
необходимо регулярно контролировать правильность учёта и отчётности;
возникают вопросы по налогам, импорту, НДС или другим специфическим операциям;
руководителю нужна квалифицированная поддержка при принятии решений;
цена ошибки в учёте может быть существенной для бизнеса.
При этом должность сама по себе не гарантирует качество работы. Важно оценивать опыт специалиста, его знания, реальные обязанности и систему проверки результатов.
4. Чем отличаются три роли
Для наглядности сравним основные задачи.
Важно учитывать: в разных компаниях названия должностей могут отличаться. Поэтому при найме лучше обсуждать конкретные обязанности и ожидаемый результат, а не ориентироваться только на название вакансии.
5. Как определить нужный уровень бухгалтера по документообороту
Количество документов — один из факторов, но не единственный. Две компании с одинаковой выручкой могут иметь совершенно разную нагрузку на бухгалтерию.
Например, у одной компании несколько крупных поступлений и реализаций в месяц, а у другой — сотни операций, банковских платежей и документов от разных контрагентов. При одинаковой выручке объём работы бухгалтерии будет отличаться.
Чтобы определить, какой специалист нужен, оцените несколько параметров.
1. Количество операций и документов. Сколько поступлений, реализаций, банковских платежей, актов, накладных и других документов компания обрабатывает за месяц? Как часто появляются ошибки и приходится запрашивать недостающие документы?
2. Сложность операций. Есть ли импорт и экспорт, НДС, несколько направлений деятельности, валютные операции, специфические требования к первичным документам? Чем сложнее операции, тем выше требования к квалификации специалиста.
3. Количество сотрудников. Если в компании есть штат, нужно учитывать расчёт заработной платы, кадровые документы, отпуска, больничные и другие задачи, связанные с персоналом. При большом количестве сотрудников этот участок может требовать отдельного специалиста.
4. Состояние учёта. Если документы собраны и систематизированы, а учёт ведётся регулярно, нагрузка отличается от ситуации, когда нужно восстанавливать предыдущие периоды, искать первичку и исправлять накопленные ошибки.
5. Кто будет проверять работу. Если в компании уже есть главный бухгалтер, ему можно передать часть операций или технических задач. Если бухгалтер один и проверять его некому, нужно заранее определить, кто будет контролировать правильность учёта и отчётности.
6. Цена ошибки для бизнеса. Если ошибки могут привести к существенным налоговым последствиям, задержкам отчётности или проблемам с подтверждением операций, важно предусмотреть достаточный уровень квалификации и независимую проверку.
Простой ориентир
Много документов, но операции типовые и есть кому проверять работу — может подойти помощник бухгалтера.
Регулярные хозяйственные операции, которые нужно самостоятельно отражать в учёте — нужен бухгалтер-операционист с подходящим опытом.
Сложный учёт, налоговые вопросы, отчётность и необходимость контролировать работу других специалистов — требуется главный бухгалтер или другой квалифицированный специалист, которому поручены эти функции.
Это ориентир, а не универсальное правило. Даже небольшой бизнес может нуждаться в главном бухгалтере, если операции сложные. А компании с большим количеством типовых операций может быть выгоднее распределить работу между несколькими сотрудниками разного уровня.
6. Обязательно ли нанимать всех троих в штат?
Нет. Наличие помощника, бухгалтера-операциониста и главного бухгалтера не означает, что бизнесу обязательно нужны три отдельные должности.
В небольшой компании один квалифицированный бухгалтер может самостоятельно вести учёт, готовить отчётность и решать большинство текущих вопросов. Если объём документов растёт, ему можно передать технические задачи помощнику.
В другой компании часть операций выполняет бухгалтер-операционист, а главный бухгалтер проверяет учёт и отвечает за сложные вопросы. При этом отдельного помощника может не быть.
Есть и третий вариант — передать бухгалтерские задачи на аутсорсинг. Тогда предприниматель получает не одного специалиста на все случаи, а доступ к команде с распределением функций и внутренним контролем.
Например, в Schitaem (ранее — Бухгалтерский центр Акниет Айтбаевой) работа организована по функциональным участкам: поступления, реализация, банковские операции, расчёт заработной платы и кадровый учёт. Задачи распределяются между специалистами, а руководители отделов контролируют работу своих команд. Такой подход помогает организовать обработку документов и не возлагать все функции на одного человека.
Подробнее о наших услугах можно узнать на сайте Schitaem.
7. Как понять, что текущего бухгалтера уже недостаточно
Потребности компании меняются. Специалиста, который справлялся с учётом на старте бизнеса, может оказаться недостаточно при росте документооборота, появлении новых направлений или усложнении операций.
Обратите внимание на следующие признаки:
документы регулярно остаются необработанными;
отчётность готовится в последний момент;
руководитель вынужден самостоятельно разбираться в текущих бухгалтерских вопросах;
ошибки обнаруживаются только перед сдачей отчётности или после неё;
бухгалтер не успевает отвечать на запросы и проводить сверки;
у компании появились новые операции, с которыми специалист раньше не работал;
никто не проверяет качество учёта;
отпуск или болезнь единственного бухгалтера создают риск срыва важных сроков.
Не каждый из этих признаков означает, что нужно срочно нанимать главного бухгалтера. Иногда достаточно перераспределить обязанности, систематизировать документооборот или передать часть технических задач помощнику. В других случаях требуется специалист более высокого уровня или внешняя команда.
Перед принятием решения стоит определить, где именно возникает проблема: не хватает времени на обработку документов, квалификации для решения сложных вопросов или контроля качества.
8. Как выбрать специалиста при найме
При подборе бухгалтера важно проверять не только стаж и знание программы. Сначала определите, за какой результат будет отвечать сотрудник.
Если нужен помощник бухгалтера:
умеет ли кандидат систематизировать документы;
внимателен ли он к реквизитам и деталям;
может ли работать по инструкциям;
готов ли своевременно сообщать о недостающих документах и ошибках.
Если нужен бухгалтер-операционист:
какие участки учёта кандидат вёл самостоятельно;
с какими программами и видами операций работал;
умеет ли проводить сверки и находить расхождения;
понимает ли, когда нужно решить вопрос самостоятельно, а когда обратиться к главному бухгалтеру.
Если нужен главный бухгалтер:
какой учёт кандидат организовывал и контролировал;
с какими налоговыми режимами и сложными операциями работал;
как проверяет правильность учёта и готовность отчётности;
как действует при обнаружении ошибок;
умеет ли объяснять руководителю риски и возможные последствия;
как организует работу команды, если в подчинении есть другие специалисты.
Полезно также обсудить реальные рабочие ситуации. Например: что кандидат сделает, если контрагент не предоставил необходимые документы, обнаружилась ошибка в прошлых периодах или возник вопрос по отражению нестандартной операции.
Ответы помогут понять не только уровень знаний, но и подход специалиста к работе.
9. Какой бухгалтер нужен именно вашему бизнесу: чек-лист
Перед наймом ответьте на несколько вопросов:
Сколько документов и хозяйственных операций компания обрабатывает за месяц?
Какие операции преобладают: поступления, реализация, банковские платежи, расчёт зарплаты?
Есть ли НДС, импорт, экспорт или другие сложные операции?
Сколько сотрудников работает в компании?
Учёт ведётся регулярно или требуется восстановление предыдущих периодов?
Кто будет проверять работу специалиста?
Нужно ли сотруднику только отражать операции или также готовить отчётность и решать налоговые вопросы?
Кто будет отвечать за организацию учёта, если специалист допустит ошибку или временно не сможет работать?
Насколько быстро компания растёт и как может измениться объём работы в ближайший год?
Если основная нагрузка связана с документами, начните с оценки задач помощника. Если нужно регулярно отражать хозяйственные операции — определите, какой участок можно поручить бухгалтеру-операционисту. Если необходимы организация учёта, контроль отчётности и решение сложных вопросов, оцените потребность в главном бухгалтере.
Необязательно закрывать все задачи одной должностью. Иногда эффективнее распределить функции между специалистами разного уровня, а иногда — передать учёт на аутсорсинг.
Вывод
Помощник бухгалтера, бухгалтер-операционист и главный бухгалтер выполняют разные функции. Помощник работает с документами и данными, бухгалтер-операционист отражает хозяйственные операции, а главный бухгалтер организует и контролирует учёт в пределах своей ответственности.
Выбирать специалиста стоит не только по размеру бизнеса или количеству документов. Важно учитывать сложность операций, налоговые обязательства, количество сотрудников, состояние учёта и наличие контроля.
Правильный выбор — это не обязательно самый опытный и дорогой бухгалтер. Это специалист или команда, чья квалификация и распределение обязанностей соответствуют задачам бизнеса.
В Schitaem (ранее — Бухгалтерский центр Акниет Айтбаевой) мы помогаем компаниям организовать бухгалтерский и налоговый учёт, обработку документов, расчёт заработной платы и подготовку отчётности. В зависимости от задач бизнеса можно подобрать формат сопровождения, который учитывает особенности компании и необходимый уровень контроля.
Посмотреть услуги можно наglavbukh.kz.