Бережливый офис
Щепетильно отношусь к внешнему виду рабочего кабинета и стола каждого из сотрудников. И борюсь с распространённым мнением, что чем больше работы - чем больше документов. На столе, в столах, тумбочках, шкафах и иже с ними. Неве(убо)жество. Вся работа только в компьютере или в голове сотрудника. Результат - на столе или в шкафу (как дань современной бюрократии).
При начале каждого проекта по улучшению бизнес-процессов звучит пожелание заказчика: "а можно и в офисе помочь разгрести завалы?" Можно, совет бесплатный.
При работе с документами (а я в этой записи рассматриваю только хранение и поиск документов) мы теряем:
а) время на поиск документа;
b) время на перекладывание документа, если его положили не в ту папку;
c) перемещение папок;
d) ожидание и поиск нужной папки с документами.
По опыту одного из реализованных проектов: поиск папки, документа, его перекладывания и перемещение папки (все находилось в одном подразделении и одном кабинете, площадью не более 40 кв.м.) затрачивалось 5,7 минуты, округленно - 6 минут. В отделе 7 человек.
Задача: сократить время поиска документов, или повысить эффективность сотрудников, или квалификацию, или надо нанимать еще одного человека, цитата:"работой нас завалило, не можем ничего найти, нужен секретарь".
Вводная: курсы по тайм-менеджменту незначительно помогли, но не улучшили ситуацию. Основная компетенция отдела - техническая поддержка и консультации для потенциальных и уже существующих клиентов. Т.к. они "лицо сервиса компании". Благодаря этому подразделению в компании около 45% клиентов обращаются вновь после первой покупки. Однако (на дворе 2009 год) продажи упали, а спрос на техническую поддержку со стороны наработанных клиентов остался. Не известно, когда восстановится спрос, но брать еще одного сотрудника накладно, хотя по словам первого руководителя, такая потребность созрела.
Какое было принято решение.
В течении одного дня проводился замер времени (негласный и гласный)!!! Что получили: в день одному сотруднику требовалось 65 минут на поиск документов. 65 минут равно 1,1 часа. Умножаем на 7 сотрудников, которые в течении дня тратят время на поиск документов (а не на работу с ними).
1,1*7=7,7 часов или один полный рабочий день одного сотрудника на поиск документа.
Варианты решения.
Первый. Действительно необходимо нанять еще одного человека в помощь. Насколько увеличатся затраты:
заработная плата - 65 тыс. тенге в месяц или 780 тыс. в год
рабочее место: стол, стул, компьютер - есть, затраты не несутся
Второй. Внедрить один из инструментов "бережливого офиса". Затраты - 25 минут каждого сотрудника единовременно.
Необходимо заново распечатать ярлыки (бирки, названия и т.д.) папок, снабдив их идентификаторами. Например, для первой полки это будет одна диагональная полоса, визуально идущая от нижнего угла крайне левой папки к верхнему углу крайней правой папки. Для второй полки двойная диагональная полоса, визуально идущая от нижнего угла крайне левой папки к верхнему углу крайней правой папки и т.д.
Через день внедрили второй вариант. Контрольный замер времени был проведен через две недели. Поиск папки, перекладывание и перемещение папки было устранено. На поиск одного документа уходило не более 45 секунд. По итогам замера высвободилось не менее 50 минут для каждого сотрудника. Напрашивалось решение третье: сократить одну позицию и перевести сотрудника в продающее подразделение. Решение осталось на совести руководителя.
Во время второго замера времени мною было отмечено снижение количества бумаг на столах, визуально на 3/4. При разговоре было отмечено, что необходимость в бумагах на столах отпала, т.к. стали быстрее находить первоисточники (раньше столы были завалены многочисленными копиями).
P.S.: у меня и моих коллег есть большое правило "Чистого стола". Оно гласит: если после окончания рабочего дня на столе твоего коллеги остались бумаги - можешь смело выкинуть их. Не важна их значимость, ценность и количество, стол должен быть чистым. Дисциплинирует, учит тайм-менеджменту и всегда держит в тонусе, напоминая, что вся работа должна быть окончена до 18.00.