Вам никогда не хотелось принять таблетку NZT как в фильме «Области тьмы» (Limitless)? Чтобы ваш мозг работал на полную мощность, вы помнили все дела, все успевали, были более эффективными и организованными.
У меня всегда было ощущение, что я могу сделать больше, но найти действительно эффективную систему самоорганизации никак не удавалось.
Мы живем в эпоху информации и знаний. Те, кто могут эффективно обрабатывать, управлять и использовать информацию, добьются успеха и будут процветать. Поток информации, с которым приходится сталкиваться современному человеку, просто огромен. Сейчас многие профессии требуют умения работать с информацией.
Когда все успеть?
Я стал чувствовать, что не успеваю воплотить в жизнь все намеченные планы и ежедневные дела, карьера и бизнес растут - задач становится все больше. Я работаю в инвестиционной компании, где управление информацией является основным фактором успеха. Кроме того, я активно участвую в проекте BFF.kz. Работа в интернет-магазине - это в первую очередь работа с информацией. Еще надо и семье время уделить. Я уверен, что у каждого из вас похожая ситуация. Сделать хочется больше, чем фактически получается. Когда же все успеть?
Проблемы существующих систем
Чтобы повысить свою эффективность, я перепробовал разные системы самоорганизации, начиная с простых TODO списков, заканчивая системами типа Outlook и Megaplan. Также я посещал разные семинары и читал книги по самоорганизации, эффективности и time management. Многие вещи, которые используются в современных системах самоорганизации, очень полезны и учат правильным принципам, но успешно адаптировать какую-то одну систему в повседневной работе мне так и не удалось.
Не все задачи одинаковы
При адаптации этих систем я столкнулся с несколькими проблемами. При использовании TODO списков я столкнулся с проблемой, что не все задачи одинаковы по сложности. Некоторые задачи выполняется за пару минут, а некоторые могут тянуться месяцами. После некоторого времени в списке остаются сложные комплексные задачи, которые в ближайшее время нельзя отметить как выполненные. Списки растут, задачи накапливаются. Это деморализуют и делают систему списков мало эффективной.
Срочные задачи
Другим методом было детальное планирование и деление рабочего дня на выполнение конкретных задач. Проблемой стало то, что во время выполнения одной задачи у меня возникали другие конкурирующие задачи, более срочные. Тогда стройный план и график сбивался и приходилось все переделывать. В итоге поддержание системы планирования становится очень трудоемким процессом.
Еще иногда бывает, что назначаешь выполнение задачи на определенное время дня, а в это время просто не хочется выполнять эту задачу, хочется заниматься чем-то другим, более интересным или до конца закончить предыдущую задачу.
Сорванные дедлайны
Обычно, я указывал точный дедлайн для задач при планировании. Проходило некоторое время и сразу у нескольких задач наступали дедлайны, а я по ним ничего так и не сделал. Мне приходится откладывать выполнение этих задач. И как результат - не эффективная система планирования.
Мне хотелось найти систему, которая органично впишется в мою работу, не будет трудна в использовании и реально повысит мою эффективность.
Getting Things Done
Недавно на сайте Evernote на одном из блогов я столкнулся с рекомендацией книги Дэвида Аллена Getting Things Done. Сначала, я подумал, что это обычная мотивационная книга, которые я не очень люблю. Но изучив информацию об этой книге, я узнал, что это очень популярная книга и методика. Весомым аргументом в пользу этой книги стал факт, что Дэвид Аллен проводил тренинги по своей методике в компании Google (видео).
Я решил прочитать эту книгу. Она меня заинтриговала с первых же строчек, захватила тем, что сразу указала на мои основные ошибки. Все системы самоорганизации, которые я использовал, не учитывали простые психологические особенности человека. Я сейчас не буду пересказывать всю книгу, я лишь постараюсь указать важные, на мой взгляд, моменты.
Нужно ли помнить все?
Первым простым, но важным открытием было то, что наш мозг постоянно беспокоится о текущих делах и задачах. Это дела, которые вы должны были сделать, но не сделали. Забыли позвонить Маме, не купили молоко, вам надо поменять паспорт, написать пост, съездить за границу, стать успешным и счастливым. Все эти задачи, маленькие или большие вертятся в вашей голове и не дают вам покоя, занимают «процессорное» время вашего мозга. Ален утверждает, что когда вы запишете все ваши задачи большие и маленькие без исключения в какую-то систему (список), ваш мозг освободится. Этот список должен содержать абсолютно все ваши задачи. Вы должны быть уверены в этом. Только тогда вы будете по-настоящему свободны для более важных и интересных задач.
Разные состояния
Вторым открытием для меня было то, что другие системы не учитывают, что наш мозг в разное время находится в разных состояниях. Иногда мозг активный и ему надо заниматься креативными задачами. Иногда вы устали, и можно заниматься рутинными механическими задачами. Иногда у вас есть время что-то почитать, помечтать или куда-то позвонить. Существующие системы не учитывают этого. У вас по плану стоит задача написать важный документ или встреча, а ваш мозг хочет помечтать или что-то организовывать. Вот тут и возникает конфликт интересов.
Организация как процесс
Методика Аллена распределят процесс организации на несколько этапов: сбор данных, обработка, организация, периодический мониторинг и действие. Учитывая ваше текущее состояние, вы можете делать одну из задач, которые вы способны выполнить более эффективно в данный момент времени. Вы выбираете из существующих задач согласно вашему состоянию, местоположению и контексту.
To read
Еще одним полезным методом, который я научился у Аллена, это формирование так называемой папки «для чтения». Бывают статьи, книги, посты, заметки, которые вам просто необходимо прочитать, но в момент, когда они к вам поступают, у вас физически нет на это времени. Раньше если я сразу не читал их, я бы не сделал это никогда. Сейчас же я добавляю статью или пост в сервис Evernote с тэгом «to read» (для чтения). Evernote предлагает очень удобный инструмент Web Clipper - плагин для браузера, который позволяет вырезать любую веб-страницу и размещать ее в сервисе Evernote. Часто бывают пробелы в графике, когда вы кого-то ждете, стоите в очереди, и т.д. В эти моменты я открываю Evernote и начинаю читать то, что накопилось с тэгом «to read». Тем самым я получаю полезную информацию, и время используется намного эффективнее.
Эффект от книги
Эффект от книги был просто потрясающим. Первые 3-4 дня я убрал свои рабочие места на работе и дома. Привел в порядок все свои документы, файлы на компьютере. Я не мог остановиться. Эта система не отпускала меня где-то первые 2 недели. С непривычки я работал по 16 часов в день, так как она позволяла эффективно использовать мои внутренние ресурсы, даже когда я уставал. Я переделал дела, которые откладывал месяцами. Делал мелочи, которые раньше мог забыть или просто не добраться до них.
Начните читать
Я всем советую просто начать читать эту книгу, и тогда вы сами не сможете удержаться и начнете действовать. Я советую дочитать хотя бы до середины книги, перед тем как начинать работать с какой-то конкретной системой или приложением. С первых же страниц у вас будет позыв собрать и записать все ваши задачи. Простой листок бумаги будет достаточен на первое время. Очень важно дочитать книгу до конца. Где-то в середине у вас возникнет ощущение, что вы все поняли. Но в конце книги Ален заканчивает описание самоорганизации как процесса и очень важно понять всю систему целиком.
Я советую эту систему своим друзьям и помогаю в процессе адаптации. Я порекомендовал эту книгу своему другу и партнеру Улану Каражигитову. Он успешно адаптировал эту систему. И как результат мы решили использовать эту методику как корпоративный стандарт управления в нашей компании BFF.kz. Мы начинаем процесс обучения наших сотрудников. Здесь самое главное постепенная адаптация и желание самих людей стать более эффективными.
Если хотя бы несколько человек, прочитав этот пост, станут более эффективными и успешными, я буду считать, что время и усилия потрачены не зря. Особенно, я обращаюсь к молодому поколению, чем раньше вы научитесь эффективно работать и управлять своим временем, тем больший эффект это окажет на вашу жизнь.
Помните момент в фильме Limitless, когда главный герой после первого принятия таблетки NZT, первым же делом убрался в своей квартире и привел все дела в порядок? Примерно такой же момент я пережил, прочитав книгу GTD. Таблетки NZT не существует, но стать эффективней возможно.
Я нашел простое приложение, которое работает по методике GTD. Приложение называется Get It Done. Я пользуюсь этим приложением уже около 3х месяцев и очень доволен.
Книгу можно купить в интернет-магазине flip.kz по адресу http://www.flip.kz/catalog?prod=236124
PS Даже этот пост я вряд ли бы написал, если бы не методика GTD, которая позволила мне найти время.
Следуйте за мной в твиттере @rustem_karymov