• 386801
  • 2634
  • 585
Нравится блог?
Подписывайтесь!

Как повысить свою эффективность - Getting things done

Вам никогда не хотелось принять таблетку NZT как в фильме «Области тьмы» (Limitless)? Чтобы ваш мозг работал на полную мощность, вы помнили все дела, все успевали, были более эффективными и организованными.

У меня всегда было ощущение, что я могу сделать больше, но найти действительно эффективную систему самоорганизации никак не удавалось.

Мы живем в эпоху информации и знаний. Те, кто могут эффективно обрабатывать, управлять и использовать информацию, добьются успеха и будут процветать. Поток информации, с которым приходится сталкиваться современному человеку, просто огромен. Сейчас многие профессии требуют умения работать с информацией.

Когда все успеть?

Я стал чувствовать, что не успеваю воплотить в жизнь все намеченные планы и ежедневные дела, карьера и бизнес растут - задач становится все больше. Я работаю в инвестиционной компании, где управление информацией является основным фактором успеха. Кроме того, я активно участвую в проекте BFF.kz. Работа в интернет-магазине - это в первую очередь работа с информацией. Еще надо и семье время уделить. Я уверен, что у каждого из вас похожая ситуация. Сделать хочется больше, чем фактически получается. Когда же все успеть?

Проблемы существующих систем

Чтобы повысить свою эффективность, я перепробовал разные системы самоорганизации, начиная с простых TODO списков, заканчивая системами типа Outlook и Megaplan. Также я посещал разные семинары и читал книги по самоорганизации, эффективности и time management. Многие вещи, которые используются в современных системах самоорганизации, очень полезны и учат правильным принципам, но успешно адаптировать какую-то одну систему в повседневной работе мне так и не удалось.

Не все задачи одинаковы

При адаптации этих систем я столкнулся с несколькими проблемами. При использовании TODO списков я столкнулся с проблемой, что не все задачи одинаковы по сложности. Некоторые задачи выполняется за пару минут, а некоторые могут тянуться месяцами. После некоторого времени в списке остаются сложные комплексные задачи, которые в ближайшее время нельзя отметить как выполненные. Списки растут, задачи накапливаются. Это деморализуют и делают систему списков мало эффективной.

Срочные задачи

Другим методом было детальное планирование и деление рабочего дня на выполнение конкретных задач. Проблемой стало то, что во время выполнения одной задачи у меня возникали другие конкурирующие задачи, более срочные. Тогда стройный план и график сбивался и приходилось все переделывать. В итоге поддержание системы планирования становится очень трудоемким процессом.

Еще иногда бывает, что назначаешь выполнение задачи на определенное время дня, а в это время просто не хочется выполнять эту задачу, хочется заниматься чем-то другим, более интересным или до конца закончить предыдущую задачу.

Сорванные дедлайны

Обычно, я указывал точный дедлайн для задач при планировании. Проходило некоторое время и сразу у нескольких задач наступали дедлайны, а я по ним ничего так и не сделал. Мне приходится откладывать выполнение этих задач. И как результат - не эффективная система планирования.

Мне хотелось найти систему, которая органично впишется в мою работу, не будет трудна в использовании и реально повысит мою эффективность.

Getting Things Done

Недавно на сайте Evernote на одном из блогов я столкнулся с рекомендацией книги Дэвида Аллена Getting Things Done. Сначала, я подумал, что это обычная мотивационная книга, которые я не очень люблю. Но изучив информацию об этой книге, я узнал, что это очень популярная книга и методика. Весомым аргументом в пользу этой книги стал факт, что Дэвид Аллен проводил тренинги по своей методике в компании Google (видео).

Я решил прочитать эту книгу. Она меня заинтриговала с первых же строчек, захватила тем, что сразу указала на мои основные ошибки. Все системы самоорганизации, которые я использовал, не учитывали простые психологические особенности человека. Я сейчас не буду пересказывать всю книгу, я лишь постараюсь указать важные, на мой взгляд, моменты.

Нужно ли помнить все?

Первым простым, но важным открытием было то, что наш мозг постоянно беспокоится о текущих делах и задачах. Это дела, которые вы должны были сделать, но не сделали. Забыли позвонить Маме, не купили молоко, вам надо поменять паспорт, написать пост, съездить за границу, стать успешным и счастливым. Все эти задачи, маленькие или большие вертятся в вашей голове и не дают вам покоя, занимают «процессорное» время вашего мозга. Ален утверждает, что когда вы запишете все ваши задачи большие и маленькие без исключения в какую-то систему (список), ваш мозг освободится. Этот список должен содержать абсолютно все ваши задачи. Вы должны быть уверены в этом. Только тогда вы будете по-настоящему свободны для более важных и интересных задач.

Разные состояния

Вторым открытием для меня было то, что другие системы не учитывают, что наш мозг в разное время находится в разных состояниях. Иногда мозг активный и ему надо заниматься креативными задачами. Иногда вы устали, и можно заниматься рутинными механическими задачами. Иногда у вас есть время что-то почитать, помечтать или куда-то позвонить. Существующие системы не учитывают этого. У вас по плану стоит задача написать важный документ или встреча, а ваш мозг хочет помечтать или что-то организовывать. Вот тут и возникает конфликт интересов.

Организация как процесс

Методика Аллена распределят процесс организации на несколько этапов: сбор данных, обработка, организация, периодический мониторинг и действие. Учитывая ваше текущее состояние, вы можете делать одну из задач, которые вы способны выполнить более эффективно в данный момент времени. Вы выбираете из существующих задач согласно вашему состоянию, местоположению и контексту.

To read

Еще одним полезным методом, который я научился у Аллена, это формирование так называемой папки «для чтения». Бывают статьи, книги, посты, заметки, которые вам просто необходимо прочитать, но в момент, когда они к вам поступают, у вас физически нет на это времени. Раньше если я сразу не читал их, я бы не сделал это никогда. Сейчас же я добавляю статью или пост в сервис Evernote с тэгом «to read» (для чтения). Evernote предлагает очень удобный инструмент Web Clipper - плагин для браузера, который позволяет вырезать любую веб-страницу и размещать ее в сервисе Evernote. Часто бывают пробелы в графике, когда вы кого-то ждете, стоите в очереди, и т.д. В эти моменты я открываю Evernote и начинаю читать то, что накопилось с тэгом «to read». Тем самым я получаю полезную информацию, и время используется намного эффективнее.

Эффект от книги

Эффект от книги был просто потрясающим. Первые 3-4 дня я убрал свои рабочие места на работе и дома. Привел в порядок все свои документы, файлы на компьютере. Я не мог остановиться. Эта система не отпускала меня где-то первые 2 недели. С непривычки я работал по 16 часов в день, так как она позволяла эффективно использовать мои внутренние ресурсы, даже когда я уставал. Я переделал дела, которые откладывал месяцами. Делал мелочи, которые раньше мог забыть или просто не добраться до них.

Начните читать

Я всем советую просто начать читать эту книгу, и тогда вы сами не сможете удержаться и начнете действовать. Я советую дочитать хотя бы до середины книги, перед тем как начинать работать с какой-то конкретной системой или приложением. С первых же страниц у вас будет позыв собрать и записать все ваши задачи. Простой листок бумаги будет достаточен на первое время. Очень важно дочитать книгу до конца. Где-то в середине у вас возникнет ощущение, что вы все поняли. Но в конце книги Ален заканчивает описание самоорганизации как процесса и очень важно понять всю систему целиком.

Я советую эту систему своим друзьям и помогаю в процессе адаптации. Я порекомендовал эту книгу своему другу и партнеру Улану Каражигитову. Он успешно адаптировал эту систему. И как результат мы решили использовать эту методику как корпоративный стандарт управления в нашей компании BFF.kz. Мы начинаем процесс обучения наших сотрудников. Здесь самое главное постепенная адаптация и желание самих людей стать более эффективными.

Если хотя бы несколько человек, прочитав этот пост, станут более эффективными и успешными, я буду считать, что время и усилия потрачены не зря. Особенно, я обращаюсь к молодому поколению, чем раньше вы научитесь эффективно работать и управлять своим временем, тем больший эффект это окажет на вашу жизнь.

Помните момент в фильме Limitless, когда главный герой после первого принятия таблетки NZT, первым же делом убрался в своей квартире и привел все дела в порядок? Примерно такой же момент я пережил, прочитав книгу GTD. Таблетки NZT не существует, но стать эффективней возможно.

Я нашел простое приложение, которое работает по методике GTD. Приложение называется Get It Done. Я пользуюсь этим приложением уже около 3х месяцев и очень доволен.

Книгу можно купить в интернет-магазине flip.kz по адресу http://www.flip.kz/catalog?prod=236124

PS Даже этот пост я вряд ли бы написал, если бы не методика GTD, которая позволила мне найти время.

Следуйте за мной в твиттере @rustem_karymov

Рустем Карымов rkarymov
Создатель проекта электронной коммерции www.airastana.com (2007), сооснователь интернет-магазина www.bff.kz. Болашаковец, MSc, MBA. Финансовый директор BCC-Invest.kz
10 апреля 2012, 10:44
8797

Загрузка...

Комментарии

Admon
0
0
Помню ты еще на FB стату постил про эту книгу. Я тогда ее и купил по твоей рекомендации. Реальная методика.
Mazikk
0
0
Книгу читал. Методика интересная. Использую приложение doit.im - под мобильные платформы и веб-сервис.
GID это веб приложение и есть мобильная версия. иногда нужно и то и другое. Выбор приложения здесь не принципиально, главное понимать методику.
Mazikk
0
0
Я и не говорил, что приложение первично =)
kiro
0
0
Прикольно. Надо будет прочитать книгу. В свое время вдохновлялся квадратом срочности Стивена Кови и его книгой "Главное внимание главным вещам" www.flip.kz , только вот приложения не нашел под него нормального. Сейчас юзаю alarmed из appstore, просто удобная напоминалка.
Evernote - этом тема, очень удобно все там хранить- согласен.

Вижу тут скрытую рекламу flip.kz - хочу сказать минус один небольшой. Раз 5 пытался заказать там книги, но скорость доставки оставляет желать лучшего. 4 из 5 раз выбирал на флипе, а пешком шел в Книжный город и там завершал сделку ;)
Не ищите скрытую рекламу там где она открытая. я сам очень люблю магазин flip.kz, по моему мнению это один из самых лучших интернет-магазинов в Казахстане по сервису и качеству. Я сам покупаю книги только там. Поэтому без сомнения рекомендую его своим друзьям и читателям.
Kiro, действительно, на тот товар, который мы привозим из России, большие сроки доставки (2-3 недели). Но, у нас есть ассортимент, который находится на нашем складе (около 5000 наименований) и его мы можем доставить в кратчайшие сроки. Складские запасы пополняем в соответствии со спросом, а он у нас непрерывно растет, поэтому у нас становится все больше и больше товаров, которые мы можем оперативно доставлять.
Спасибо, что пользуетесь нашим сайтом, мы будем стремиться к тому, чтобы Вы всегда делали выбор в пользу Flip.kz и оставались довольны покупкой!
Мне интересо что вы откладываете в ToRead? К примеру новостные ссылки, если их не читать вовремя, быстро теряют актуальность?
Читаю все что нужно читать, включая новости. Стараюсь не откладывать чтение и регулярно очищаю эту папку.
Классная статья, эта книга с прошлого года лежала в долгом ящике, теперь все-таки прочту.
Совет от себя: я раньше тоже так делал, клиппил статьи в evernote с меткой to_read, но там жутко неудобно читать с айпада (и того хуже на айфоне), потому что он не верстает текст статьи под экран, получается как если читать с мобильного браузера при очень сильном зуме, без конца водя по всей облаcти.
Проще использовать Readitlater, который можно ставить под все девайсы. А добавляются туда статьи через простенький букмарклет и самый главный бонус — туда можно скидывать ссылки одним кликом с приложений твиттера и флипборд, в них идет нативная поддержка. На подобии него есть еще Instapaper.
какой-то глюк. на главной отобразилась не та иллюстрация, которую я выбрал.
Кстати, что используешь для GTD? Я начал использовать Things, вроде устраивает.
"Я нашел простое приложение, которое работает по методике GTD. Приложение называется Get It Done getitdoneapp.com Я пользуюсь этим приложением уже около 3х месяцев и очень доволен."
kiro
0
0
www.orchestra.com ни кто не юзал? мы с ребятами пробовали, классная штука. Правда все должны быть на айфон. 100% халява. Сам уже не юзаю, просто восхищал дизайн. Присмотрюсь к Get it Done теперь
Спасибо за пост. Очень интересно написанно. Я начала читать эту книгу буквально пару дней назад, по совету (как бы не было смешно)Павла Дурова. Однако пока не попробовала на себе советы Аллена. Но после вашего поста захотелось более сконцентрированей прочитать ее.
Хороший пост. Интересно, не читал. Особенно для меня. Поставил ссылку. Корреспондируется ... Эффективность нас спасет :)
J-5
0
0
а здесь ее можно эту книгу бесплатно скачать depositfiles.com
J-5
0
0
а здесь ее можно эту книгу бесплатно скачать depositfiles.com
Отличный пост. То, что мне сейчас нужно =) Поделитесь книгой =)
Отличный пост, непременно прочту эту книгу.
Мне вот интересно, а вы flip.kz как то продвигаете или у вас с ними договоренность какая то есть???
просто вроде человек в интернете очень продвинутый, и книга на самом деле не нова чтобы за 3700 ее в интернете покупать..... лично я потратил полторы минуты своего организованного времени и нашел ее в интернете совершенно бесплатно. Что то здесь не всё сходится как то.
я их постоянный покупатель и лично знаю ребят, чтобы с уверенностью их рекомендовать читателям. и мне не жалко 3700 тенге за хорошую книгу, чем не легально ее искать и скачивать. ничего постыдного я в этом не вижу.
Вы наверное поддерживали так называемые поправки когда они вышли, раз считаете меня нелегально скачавшим ее :)
Ок, пусть будет так, просто я сам готов заплатить за книгу, свеженькую, с полезной информацией, в приятной обложке и 3000 и 5000, но эта книга издана в 2002м году, и переведена впервые в 2007г а вы отдали свои деньги за версию переизданную в 2011г.
ну и что? вы всегда книжки по обложкам покупаете?
нет, для меня обложка вообще значения не имеет, я обращаю внимание на содержание и советы знакомых.
Лично я книги читать не люблю. Неудобно. А вот с монитора как то сподручнее. Так что... Да еще и с экономил ))))
Спасибо автору за полезный пост. Рыская по интернету в поиске непонятно чего, лижь бы не работать:) я наткнулась на этот замечательный сайт и не менее замечательный пост. Что самое интересное я купила в тот же день книгу, установила на компе Evernote, и сама была в шоке от себя) за такую последовательность. Обычно я отношусь к людям которые любят читать и знать, но откладывают применение на деле до вечного понедельника. Каким то непонятным образом до меня дошло что жизнь это сейчас и здесь и сейчас это все что у нас есть... Еще раз спасибо!
То что как раз надо, рекомендую всем своим!
Только что оформил заказ терь бум ждать...
Спасибо за советы. Заказал книгу на ebay, установил приложение на айфон, буду пробовать.
Классный пост, Рустем! Книга Аллена, в самом деле, классика. Еще рекомендую "4-Hour Workweek" ("Четырехчасовая рабочая неделя") Тима Ферриса, книга, несомненно повлиявшее на многие аспекты моей жизни в том числе и на то, как я понимаю разницу между продуктивностью (efficiency - выполнять поставленную задачу в независимости от того – важная она или нет) и результативностью (effectiveness - выполнять "правильные" задачи). То, ЧТО мы делаем, бесконечно более важно чем то, КАК мы это делаем. Несмотря на обманчивое название книги, эта не мотивационное руководство, как быть лентяем =)
ulan
1
0
мне кажется, когда ты вернешься, ты должен работать в BFF.kz
Спасибо, Улан =) Это честь.
Арман, страна ждет тебя. когда приедешь и будешь стартапить?
В конце августа, думаю. Увидимся =)
Спасибо за обзор!!! Надеюсь она поможет 17-летнему парню ускорить процесс саморазвития
Книжка действительно неплоха и выгодно отличается "технологичностью". Однако это же и является ее существенным минусом: кто сможет нарисовать ту самую "маршрутную карту", на которой у Аллена все строится?

Кстати, могу поделиться кое-чем из своих наработок (http://pinarik.ru), например, к папке "Входящие" (я о компе) я добавляю папку @Temp_DEL. Собачка - для поднятия папки наверх в списке, а суть этой папки - исключение замусоривания компа. Туда помещаю то, что нужно временно, и в любой момент могу очистить папку НЕ ДУМАЯ. Просто взять и все грохнуть. То бишь, если @Inbox - это входные ворота, то @Temp_DEL - дверь крематория ))).

Еще из минусов книги можно отметить ориентированность на стабильное течение жизни. Ну, буржуи, что с них взять.
foradv
0
0
А где можно скачать эту книгу? Заинтриговали)
Log0ff
0
0
спасибо за живой пост, и рекомендацию.
Хорошая методика, я узнал о ней очень давно и тоже стараюсь применять. Тут много комментируют и дают рекомендации по использованию дивайсов, но здесь вижу один соблазн, который по сути и лежит в корне всех проблем по неуспеванию. Проблемы с эффективностью нашей жизни лежат внутри нас, но их тяжело выкорчевывать, исправлять (по себе знаю), поэтому подсознательно начинаешь искать помощника во вне. Сначала это блокнот (который забываешь или пополнять, или дома, или читать), далее это компьютеры, потом дивайсы. Здесь показательна аналогия с мобильным телефоном. На заре их появления многие бросились покупать их, стремясь показать свой статус и деловитость. Но мобильное и дорогое престижное техническое устройство не сделает его обладателя мобильным, деловым или авторитетным, согласитесь? желаемое за действительное, разве не часто мы становимся жертвами этой иллюзии. Или вот эта фраза еще пришла в голову: "очки не прибавят зрения если ты слеп". Или еще только что всплыло: из фильма ЗАТОИЧИ, там спросили слепого воина: не трудно ли быть слепым? на что Затоичи ответил: "Какая разница зряч ты или слеп, если ты не смотришь".
Таким образом, я применяю GTD и по прошествии лет свел все к одному тезису: Done better than perfect. Делайте дела, разбивайте по приоритетам, выписывайте там и все такое, но главное делайте!! делайте!! иначе никакие системы не помогут.
вспомнился ответ имама на сайте нашей центральной мечети на вопрос "можно ли между принятием тахарата и намазом перекусить, не испортится ли омовение?" - на что имам с иронией ответил: "конечно можно покушать, только не увлекайтесь". Смысл - не забудьте про главное - вы шли на намаз.
так и здесь дивайсы и системы по структуризации дел это хорошо - но не забывайте делать эти дела в конечном итоге )))
Если вы являетесь покупателем на flip.kz или только планируете им стать, то могу вам предложить промо-код для 5% скидки на покупки в этом магазине. Код 8338-7029-6008-2253 действителен 1 раз, до 3 января 2013 года. Код можно использовать не только на один товар, а на всю корзину.
а вообще это приложение get it done сильно помогает или можно и без него обойтись?
ATB
0
0
Народ покупайте электронные читалки: сэкономите деньги, деревья, пространство. Эта книга есть в электронном формате для читалок здесь (бесплатно): www.flibusta.net
iTylik
0
0
Спасибо! Буду читать по эл.книжке :)
Вот еще и аудиоверсия книжки есть mann-ivanov-ferber.ru
Как я люблю такого рода статьи- все конкретно, полезно, содержит советы, автор делится с опытом и мотивирует. Спасибо!

Оставьте свой комментарий

Спасибо за открытие блога в Yvision.kz! Чтобы убедиться в отсутствии спама, все комментарии новых пользователей проходят премодерацию. Соблюдение правил нашей блог-платформы ускорит ваш переход в категорию надежных пользователей, не нуждающихся в премодерации. Обязательно прочтите наши правила по указанной ссылке: Правила

Также можно нажать Ctrl+Enter

Популярные посты

Мысли вслух. Почему казахи перестали общаться с родственниками и ходить в гости?

Мысли вслух. Почему казахи перестали общаться с родственниками и ходить в гости?

Дастархан в те времена был скромен. Не было понятия «сынау» - осуждения кто как живет, какой в доме ремонт и т.д. Пока взрослые обсуждали задержку заработной платы, мы играли в армию, жмурки, строили городки...
socium_kzo
5 дек. 2016 / 15:19
  • 32734
  • 31
Верховный Суд презентовал комментарий к Гражданскому процессуальному кодексу

Верховный Суд презентовал комментарий к Гражданскому процессуальному кодексу

ГПК содержит 505 статей, многие из которых написаны несколько сложным юридическим языком. Однако теперь понять их можно проще и без обращения к юристу.
RuSnake
6 дек. 2016 / 10:31
  • 11160
  • 0
Невозвращенцы-болашаковцы должны государству почти 2 млрд тенге. Кто их теперь вернет?

Невозвращенцы-болашаковцы должны государству почти 2 млрд тенге. Кто их теперь вернет?

Как сообщают новостные порталы, в Нью-Йорке нашёлся бывший болашаковец Ержан Еликов, исчезнувший пять лет назад и всё это время не выходивший на связь с родителями. Да-да, это именно он, «тот самый».
openqazaqstan
9 дек. 2016 / 14:31
  • 11842
  • 51
Цены Шымбулака – не для казахстанцев? Но вы не нойте. Держитесь и всего вам хорошего

Цены Шымбулака – не для казахстанцев? Но вы не нойте. Держитесь и всего вам хорошего

Знаменитый алматинский горнолыжный курорт «Шымбулак», которым мы все привыкли гордиться, с 10 декабря поднимает цены на свои услуги. Например, дневной абонемент на катание на склонах Шымбулака...
pacifist
9 дек. 2016 / 12:13
  • 11110
  • 31
Японец о Казахстане: «Ваши девушки уж сильно себе набивают цену...»

Японец о Казахстане: «Ваши девушки уж сильно себе набивают цену...»

"Мужчины должны у вас тут права качать, ибо их процент в вашей численности населения уступает проценту женщин". Я машинально начала уверять, что у нас в стране таковых не имеется...
Sapientia
5 дек. 2016 / 10:52
  • 11207
  • 71
Известный европейский фотограф показал истинную красоту казашек

Известный европейский фотограф показал истинную красоту казашек

С 26 по 30 ноября в Алматы гостил известный европейский фотограф Ян Маклайн в рамках реализации совместного проекта с Казахстаном. Подробности не уточняются, однако ходят слухи о том, что этот...
Muchacho55
7 дек. 2016 / 18:29
  • 9997
  • 8
Распил 1 млрд долларов или спасение для Алматы? В 2017-м начнётся строительство БАКАД

Распил 1 млрд долларов или спасение для Алматы? В 2017-м начнётся строительство БАКАД

Конечно, Алматы заслужил эту дорогу. Невзирая на все издержки, которые могут возникнуть. Заслужил и как крупнейший город Казахстана, и как субъект, формирующий своими налогами около четверти всех...
merurg
7 дек. 2016 / 12:35
  • 7679
  • 20
«Лицо дьявола»? Страшный силуэт на стекле – не оправдание водительской безответственности

«Лицо дьявола»? Страшный силуэт на стекле – не оправдание водительской безответственности

Казнет уже которые сутки подряд обсуждает страшную аварию на трассе Астана – Боровое, где сошлись страшные мистические знаки и где из-за банальной человеческой безответственности гибли люди..
openqazaqstan
8 дек. 2016 / 13:14
  • 7130
  • 7
10 причин, по которым я не смогла работать учителем. Не только в зарплате дело, ребята

10 причин, по которым я не смогла работать учителем. Не только в зарплате дело, ребята

Я почти год проработала в школе, и когда уходила оттуда, была самым счастливым человеком в мире. Тот год, честно говоря, я и сейчас вспоминаю с ужасом.
demonica
6 дек. 2016 / 17:21
  • 6878
  • 79