--- title: "Всё идёт по плану? Планирование в Битрикс24" description: "Путешествовать можно налегке, без планов, карт, запасов еды и воды. Обеспечивать себя этим по дороге..." author: "Bitrix" published: "2017-02-21T22:54:00+00:00" modified: "2017-02-21T22:54:14+00:00" locale: "ru" canonical_url: "https://yvision.kz/post/vse-idet-po-planu-planirovanie-v-bitriks24-756355" markdown_url: "https://yvision.kz/post/vse-idet-po-planu-planirovanie-v-bitriks24-756355/markdown" site_name: "Yvision.kz" --- # Всё идёт по плану? Планирование в Битрикс24 > Путешествовать можно налегке, без планов, карт, запасов еды и воды. Обеспечивать себя этим по дороге... Путешествовать можно налегке, без планов, карт, запасов еды и воды. Обеспечивать себя этим по дороге, тратить время, деньги и нервы, если вдруг сбились с пути. Но с картой и запасами проще, безопаснее и с гораздо меньшими расходами на непредвиденные обстоятельства. А у вашего бизнеса есть карта, запасы ресурсов, распределённая нагрузка? Проще говоря, как у вас с планированием? ![Всё идёт по плану? Планирование в Битрикс24](https://storage.yvision.kz/images/user/bitrix/3tA3NEBrO8RhJN2e98qzrbJsRbqeNx.jpg) Хаотичное движение к конечной цели всегда отнимает больше сил и времени, чем чётко запланированные шаги. Недаром сегодня ни одна CRM, ERP и т.д. не обходятся без модуля планирования времени, дел и задач. Команда экспертов Битрикс24 собрала краткую историю болезни компаний, живущих вне плана, и разработала методику лечения. - **Ошибочная оценка ресурсов и трудозатрат.** Симптомы: «зависшие» заказы, задачи, проекты; неравномерная загрузка персонала; проблемы с материальным обеспечением деятельности (например, занят сервер нагрузочного тестирования, необходимый нескольким группам); лишние лицензии ПО и проч. - **Отсутствие отслеживания хода работ.** Симптомы: срыв проекта, особенно, если в нём задействовано сразу несколько подразделений; нарушение сроков; проблемы в отношениях с клиентом. - **Восприятие проекта в целом, массивные цели.** Симптомы: невнимание к деталям; упущенные мелочи рушат проект; потерянные задачи; сорванные сроки; перерасход бюджета проекта. - **Отсутствие планирование ролей и ответственных.** Симптомы: путаница, перекладывание ответственности; потеря важных этапов работы над проектом. - **Зоопарк таймкиллеров:** совещания, планёрки, видеозвонки, семинары ни о чём, несрочная деловая переписка. Симптомы: потраченное время, сорванные сроки проекта, несобранные сотрудники, потерянные деньги. - **Неверная приоритизация задач.** Симптомы: невыполненные задачи, дисбаланс между главными и второстепенными вехами проекта. - **Сопротивление планированию и измерению результата.** Симптомы: негативная реакция на попытки контроля, саботаж внедрения автоматизированных систем, неконтролируемое рабочее время. - **Неизмеримый результат.** Симптомы: отсутствие результата работы, размытая ответственность, сложности в планировании и прогнозировании дальнейших проектов, демотивация персонала. - **Срывы сроков.** Симптомы: недовольство заказчиков, отток клиентов к конкурентам, снижение прибыли, потеря деловой репутации. - **Несвязаннность задач внутри проекта.** Симптомы: размытие ответственности, перерасход ресурсов, сдвиг сроков завершения проекта. Все эти проблемы, увы, по одной не ходят и влекут ряд серьёзных управленческих ошибок, а в конечном итоге — падение качества работы и сокращение прибыли. Битрикс24 знает, как лечить эти неприятные корпоративные симптомы. **Совещания.** Кажется, что нелогично в посте, посвящённом планированию, ставить на первое место совещания. Однако они это место заслужили как самые распространённые убийцы рабочего времени. Совещания и нерезультативная переписка, по мнению Битрикс24, признаны главными таймкиллерами, убивающими порой свыше 70% рабочего времени. После того, как эти два процесса были вычтены из 40-часовой рабочей недели сотрудника, выяснилось, что на основную работу он тратит всего лишь 11 часов в неделю, это даже не два рабочих дня! [Битрикс24](https://goo.gl/xUWtix) уже достаточно давно работает в сфере корпоративного управления и нам известно, сколько рабочего времени убивают планёрки и совещания, на которых зачастую не решается ни один вопрос. Откуда такая неэффективность? Всё просто: нет чёткой повестки дня, поручения не фиксируются, забываются, а все важные решения переносятся на следующий раз. Совещания оказываются слишком дорогими для компании. Давайте посчитаем, сколько может стоить совещание. *Предположим, что есть строительная компания, в которой работает менеджер по маркетингу с окладом в 150 000 тенге, бухгалтер-экономист с окладом 180 000 тенге, продажник, получающий 120 000 тенге, и директор с зарплатой в 250 000 тенге. В среднем в месяце 21 рабочий день по 8 рабочих часов, итого 168 часов. Час работы маркетолога — 893 тг., экономиста — 1071 тг., продажника — 714тг., директора — 1488тг., всех вместе — 4166 тг./час. Представим, что раз в неделю они проводят совещание длиной всего 1 час. За год длиной в 51 рабочую неделю такие совещания обходятся в 212 466 тенге. А если они длятся по 1,5-2 часа, как это часто бывает, и в них вовлечено больше человек?* [С Битрикс24](https://goo.gl/xUWtix) коллективные обсуждения могут быть гораздо эффективнее. Выбор времени, удобного для всех участников, — вопрос нескольких секунд и пары кликов. Специальный сервис «Планировщик событий» поможет найти окна в расписании всех приглашенных. Встреча появится в их календарях, включая мобильные устройства, плюс Битрикс24 дополнительно отправит напоминание. Если кого-то из участников встречи не будет в офисе — его можно подключить к обсуждению по видеосвязи, доступной в сервисе. ![Всё идёт по плану? Планирование в Битрикс24](http://storage.yvision.kz/images/user/bitrix/x9c4htHB8VPeT4n497EEFdKI6Y6Z4H.png) Кроме того, специальный сервис «Планёрки и собрания» позволяет заранее публиковать повестку обсуждения для всех участников, чтобы не тратить лишнее время на разговоры — каждый может принять решение о целесообразности присутствия на совещании и заранее обдумать детали, которые от него ждут (документы, отчёты, цифры из статистики, планы). После собрания все договоренности можно зафиксировать в электронном протоколе, а поручения конвертировать в задачи и занести в сервис Битрикс24, с указанием сроков и ответственных. Тогда точно ничего не потеряется и не забудется. Освободившееся от неэффективных обсуждений время можно потратить на действительно важные задачи. **Реальные дела: задачи, проекты, диаграмма Ганта.** Задачи в [Битрикс24](https://goo.gl/xUWtix) подразделяются на те, которые сотрудник инициировал, которые были ему поставлены, в которых он принимает участие и за которыми он наблюдает. Очевидно, что и приоритет, и временные ресурсы на исполнение разные. Все задачи сотрудника собраны в его календаре вместе с событиями — можно легко видеть, что предстоит сделать, где произошли накладки и к чему ещё только предстоит приступить. В каждой задаче можно видеть историю изменений и затраченное время. Собранная статистика по времени исполнения в дальнейшем может лечь в основу планирования деятельности сотрудника или подразделения, поскольку в любой компании есть типовые, рутинные процессы. ![Всё идёт по плану? Планирование в Битрикс24](http://storage.yvision.kz/images/user/bitrix/0RfT29k10Mk776WzTLG1qgCD74599E.png) Чтобы избежать срыва проектов и сроков, за ходом выполнения задач удобно наблюдать на диаграмме Ганта и с помощью учета времени по бизнес-операциям. График Ганта как раз и предназначен для больших проектов: на нём наглядно представлены зависимости между задачами, сроки и ресурсы. В календарь удобно вносить события, а также статус сотрудника в определённый день или время: свободен, занят, под вопросом, отсутствует. Это даёт возможность руководителю точно знать о занятости подчинённого (и наоборот) и не перезванивать ему несколько раз с вопросом, освободился ли он. Таким образом, Битрикс24 решает ещё одну важную для каждой компании задачу — задачу контроля рабочего времени и скорости работы сотрудников. ![Всё идёт по плану? Планирование в Битрикс24](http://im9.asset.yvimg.kz/userimages/bitrix/35Mmemclw9mpMS7MQRAcJLbj4ng1Kt.png) Если персональное и командное планирование в Битрикс24 очевидно, то есть несколько функций, которые служат для целей планирования, но не напрямую. Один из них — воронка продаж. Воронка продаж является частью план-фактного анализа и отражает долю сделок, находящихся на разных стадиях. Оценивая каждый из секторов воронки, можно спрогнозировать продажи/сделки на следующий месяц, а также оценить результат текущего периода к плану. Когда мы проектировали [Битрикс24](https://goo.gl/xUWtix), мы изначально осознавали важность организации времени и управления задачами. Именно поэтому все сущности, связанные с персональным и командным планированием, взаимосвязаны и доступны из различных разделов сервиса. В ходе работы над проектом или задачей учитывается затраченное время (время как ресурс), отгулы, перерывы. Прямо из задачи можно получить доступ к связанным с ней сущностям: клиентам, контактам, сотрудникам и т.д. Итоги работы видны сотруднику и руководителю, причём можно просматривать как индивидуальную информацию, так и групповую для сравнительной оценки эффективности. ![Всё идёт по плану? Планирование в Битрикс24](http://storage.yvision.kz/images/user/bitrix/bNKnXuA6EX1Ds75W01mAEAJopBlJzV.png) В современных коммерческих компаниях сотрудники нередко находятся в разъездах, командировках, работают на территории клиента. С мобильным приложением Битрикс24 вы всегда в курсе всех событий компании, а также можете создавать задачи, контролировать их выполнение, следить за изменением статусов прямо со своего смартфона. **ИТОГО:** Чем хороша в этом плане корпоративная информационная система (тот же [Битрикс24](https://goo.gl/xUWtix))? Прежде всего, данные в неё вносятся по ходу работы. В Битрикс24 трудозатраты считаются автоматически и руководитель будет видеть переработки, на которые стоит отреагировать. Также в системе видны все задачи, в том числе приостановленные и связанные между собой. Рано или поздно использование корпоративной системы становится хорошей привычкой, а планирование — образом жизни. Как следствие, появляется большая организованность и продуктивность персонала. А это уже залог успешного функционирования бизнеса. **БОНУС для читателей нашего блога** Промокод "**yvision**" дает всем, кто зарегистрируется в бесплатной версии сервиса дополнительные 20ГБ на год. Промокод действителен до конца марта 2017 года, работает только для новых регистраций и вводится при создании своего портала. --- Source: [https://yvision.kz/post/vse-idet-po-planu-planirovanie-v-bitriks24-756355](https://yvision.kz/post/vse-idet-po-planu-planirovanie-v-bitriks24-756355)