---
title: "В помощь организатору мероприятия (форумы, круглые столы, семинары)"
description: "Для тех, кому лень читать большой пост вкратце расскажу о чем я тут повествую. О маленьких нюансах б..."
author: "konspay"
published: "2013-12-13T03:13:00+00:00"
modified: "2013-12-13T11:39:29+00:00"
locale: "ru"
canonical_url: "https://yvision.kz/post/v-pomoshch-organizatoru-meropriyatiya-forumy-kruglye-stoly-seminary-388886"
markdown_url: "https://yvision.kz/post/v-pomoshch-organizatoru-meropriyatiya-forumy-kruglye-stoly-seminary-388886/markdown"
site_name: "Yvision.kz"
---

# В помощь организатору мероприятия (форумы, круглые столы, семинары)

> Для тех, кому лень читать большой пост вкратце расскажу о чем я тут повествую. О маленьких нюансах б...

Для тех, кому лень читать большой пост вкратце расскажу о чем я тут повествую.

О маленьких нюансах больших мероприятий. О том, как правильно обращаться с журналистами, как сделать ваше событие незабываемым благодаря правильному кофе-брейку. В чем разница между посадками "театральная и "кабаре". И еще пару секретов.

На моем опыте много мероприятий, которые приходилось организовывать самому. Рассчитывать на отели или event-агентства не приходится, так как никто лучше вас не знает каким должно быть мероприятие.

Однажды ко мне обратились из одного министерства, с просьбой помочь организовать форум. Со временем было туго, принять предложение не мог, поэтому договорились что буду консультировать их по email. Получая по 5 писем в день с вопросами типа "какие лучше цветы поставить?" или "как расположить проектор?" я решил написать одно большое письмо и закрыть ряд организационных вопросов. Хотел бы поделиться этими записями с вами, дорогие начинающие организаторы. Возможно, вы всё уже знаете и даже где-то лучше меня. Пишите в коментах дополнения из вашего опыта.

Текст ниже - это как-бы чек-лист для одного конкретного мероприятия, которое организовывали в Алматы и задавали мне вопросы по орг.моментам.

**1. Аренда зала**

Тут подробничать не буду. Вы сами все знаете

Основные этапы: отправка запроса, бронирование зала, отправка гарантийного письма, заключение договора, оплата счета, закрытие бухгалтерских договоров.

В части организации – нет ничего лучше чем *****отель с конференц-залами. Там всегда есть event-команда, которая организует мероприятие лучше чем любое агентство.

Необходимо заранее направить event-менеджерам зала текст для распечатки указателей (навигационные таблички) и обсудить их местоположение в здании. Текст должен быть на казахском и русском языках, при необходимости на англ. (В Казахстане так почти никто не делает. Все пишут либо на русском либо на английском языках).

Вот залы в Астане, где точно могут предоставить оборудованный конференц-зал:
- Radisson Blu Astana (большие залы)

- Park Inn By Radisson (есть специальный конференц-этаж)

- Rixos President Astana (большие залы)

- Solux Hotel (большие залы)

- Diplomat Hotel (залы и комнаты переговоров)

- Marriott Astana (с марта 2013 г.)

**2. Парковка на территории**

Необходимо предусмотреть наличие парковочных мест и беспрепятственный допуск автомобилей участников на территорию отеля. Однажды, приглашенного министра не впускали на территориию отеля, мотивируя это тем, что шлагбаум можно открывать только для машин ЧС и пожарной службы. Был скандал.

**3. Рассадка**

Если на столах будут стоять таблички/ кувертки - желательно, чтобы перед началом события в зале находилось 3-4 человека в деловой одежде, с бейджами. Их задача - предложить помощь гостям в поиске своего места (если за столом сидит более 30 человек).

Для журналистов необходимо предусмотреть отдельные места. Это не всегда должно быть в углу или в последнем ряду, как у нас любят делать. Лучше журналистам дать хорошие места, ведь они будут транслировать общественности ваши месседжи.

**Ниже приведу примеры самых популярных рассадок в Казахстане.**

**

![В помощь организатору мероприятия (форумы, круглые столы, семинары)](https://storage.yvision.kz/images/user/6J4yJXOrOcFgf3LA0KuAh3NypxFomX.jpg)

**

Классический "Круглый стол". Как вариация - можно буквой "П".

![В помощь организатору мероприятия (форумы, круглые столы, семинары)](https://storage.yvision.kz/images/user/KyV5a6Xe89ht9y8K2wQHiT6GqhwB7z.jpg)

Посадка "Театральная". Можно полукругом.

Никогда не ставьте стулья сплошной линией. Всегда оставляйте проход, иначе бывает неудобно как в кинотеатре - когда опаздываешь, приходится тревожить других "пассажиров". Еще эти проходы удобны для передвижения видеокамер и фотографов.

![В помощь организатору мероприятия (форумы, круглые столы, семинары)](https://storage.yvision.kz/images/user/N0LVVQojtxwp1Tpamp4fsshY8Zr1NX.jpg)

Типичная посадка для семинаров, обучений или лекций. За столами уместны блокноты, раздаточный материал, ручки и вода со стаканами. Еще забыл пририсовать маркерную доску и флипчарт;

![В помощь организатору мероприятия (форумы, круглые столы, семинары)](https://storage.yvision.kz/images/user/r5Z2d3vL8dqKUvmB8M7t64B7iz5SQG.jpg)

Редко используемая в корпоративном мире Казахстана посадка "Кабаре". Она больше привычна для тоев или свадеб. Когда предполагается работа группами - очень удобно посадить эти группы по отдельности.

**4. Микрофоны и звук**

Если есть конгресс-система (настольные микрофоны с динамиками) - необходимо их проверить за час до начала мероприятия. Важно, чтобы звук был достаточной громкости. Часто у нас на это не обращают внимание. И как это полагается - закон подлости срабатывает исключительно в самые ответственные моменты – микрофон свистит, шипит или вообще не работает прямо у самого главного спикера.

Если это беспроводная конгресс-система, где-то рядом должны быть приготовлены запасные батареи с хорошим уровнем заряда.

**5. Климат в зале**

До начала мероприятия необходимо охладить/обогреть зал (при необходимости), а во время мероприятия - отключить кондиционирование (кроме случаев, когда оно бесшумное). Микрофоны камер и диктофоны часто больше слышат шум кондиционеров, чем голос спикера. Во время кофе-брейков или перерывов охлаждение/обогрев можно снова включить. Идеальная температура +22/+23 C

**6. Освещение**

Если программой мероприятия предусмотрена демонстрация презентации, то во время показа слайдов освещение в зале нужно убавлять, чтобы сконцентрировать внимание участников встречи на презентации. При этом, рядом с докладчиком (будь он за столом или за кафедрой) должен быть включен светильник/ лампа. В итоге внимание будет сконцентрировано на презентации и на докладчике.

Если в зале будут присутствовать видео-камеры и фотографы - эта рекомендация снимается. Более того, для создания комфортных условий съемки необходимо позаботиться о включении полного освещения.

И пожалуйста, не пишите на слайде 100500 слов. Хуже нет, когда копируют текст с word-документа и без разбору вставляют в презентацию. Когда нибудь напишу об этом пост. Обещаю.

**7. Работа с журналистами**

*7.1 Пресс-анонс*

Как можно раньше, но не менее чем за 1 рабочий день необходимо направить пресс-анонс на казахском и русском языках, где будет указана основная информация о предстоящем мероприятии.

Если у вас нет актуального списка контактов СМИ для рассылки анонса - воспользуйтесь платной услугой любого информагентства (Интерфакс, РИА-Новости, КазТАГ, КазПрессКлуб и др.)

*7.2 Аккредитация*

В нашей стране организаторы даже небольших мероприятий любят устраивать показательные аккредитации журналистов. При этом не все знают что это такое и для чего делается. Если у вас одноразовое мероприятие, вы не госорган, не нац.компания и вы просто хотите "зарегистрировать" журналистов, планирующих посетить ваше мероприятия - не называйте это аккредитацией, ибо за этим словом кроется много нюансов, описанных в ст.22 гл. 6 [Закона РК о СМИ](http://online.zakon.kz/Document/?doc_id=1013966#sub_id=220000). А вообще, правила аккредитации журналистов описаны [тут](http://online.zakon.kz/Document/?doc_id=31431046&sublink=100).

При организации форумов, конференций, круглых столов и пр. подобных мероприятий аккредитация журналистов нежелательна, так как во время мероприятия можно всех аккредитовать (в обмен на пресс-кит). Что такое пресс-кит? См. [здесь](http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9F%D1%80%D0%B5%D1%81%D1%81-%D0%BA%D0%B8%D1%82)

Обычно в Казахстане делают так: предварительно аккредитовывают по телефону/ email, а потом снова отмечают/ записывают пришедших журналистов (двойная работа). Как правило журналисты/ координаторы при предварительной аккредитации дают одни имена, а приходят другие, и все равно надо все заново проверять и записывать.

Мое мнение, главная цель госорганов предварительно аккредитовывать СМИ - это предотвращение появления на мероприятиях оппозиционных СМИ или планирование уход своего шефа через черный ход, минуя толпу камер, среди которых есть оппозиционные или нежелательные.

И вот еще что смешно: когда со страшной силой стараются не пускать на мероприятия оппозиционные СМИ. Они что, думаю от этого в неугодном СМИ не выйдет материал? Открою секрет. Оппозиционный журналист просто, и без паники передаст свой диктофон другому "брату по перу". А потом заберет его. Проблема решена.

Перед началом мероприятия, за столом регистрации должен быть выделен один человек (пресс-регистратор), который будет аккредитовывать журналиста и передавать ему пресс-кит (или как минимум пресс-релиз). Важно, чтобы пресс-релиз был на 2-х языках. Не рассылайте пресс-релиз до начала мероприятия. Пресс-регистратор должен уведомить журналиста о том, что по завершению мероприятия ему на email будет выслан ряд материалов, а также подсказать где расположены места, предназначенные для СМИ.

*7.3 Рассылка материалов*

После завершения мероприятия (но не позднее чем через 10 минут) журналистам необходимо направить на email:
- Пресс-релиз в электронной версии на двух языках;
- Списки участников в электронной версии (чтобы не коверкали имена и должности);
- Презентации с мероприятия (в PDF);
- Ссылку на фотографии в высоком качестве (минимум 7-10 фото - крупного плана, общего плана и пр.). Как правило, некоторые журналисты используют эти фото в своих материалах, особенно интернет-издания. Если вы направите эти фото позднее чем через 10 минут - многие редакции их использовать не будут, так как новость в е-изданиях выходит мгновенно, или даже во время мероприятия.

Частая и грубая ошибка наших госорганов - это когда журналистам рассылается открытая рассылка, т.е. когда получатель видит список остальных получателей в почте. А еще хуже - это когда пресс-секретарь рассылает пресс-релиз со своего личного email (aselek_vasilek1982@mail.ru)

Используйте функцию "скрытая копия", а в качестве основного адресата - используйте свой email. Не забудьте поставить контакты лица, который может ответить на технические вопросы журналистов (сориентировать их, направить к нужным людям, организовать интервью и пр.).

В теле письма нужно написать сопроводительный текст. Писать email без приветствия, введения в тему и подписи - признак дурного тона. Поблагодарите журналиста за посещение вашего мероприятия. Спросите, не нужны ли ему дополнительные материалы и пр.

*7.4 Вопрос казахского языка* (если основной язык мероприятия – русский)

Часто казахские редакции/ журналисты просят казахоязычного спикера, который может дать интервью по завершении мероприятия. Необходимо продумать - кто это будет.

Если в начале мероприятия предполагается вступительная/ вводная часть или приветствие - его необходимо озвучить на двух языках. Вначале на казахском, затем на русском (журналистам нужен этот момент для использования в видео-сюжетах).

В идеале, все материалы, направляемые журналистам должны быть на 2-х языках.

О синхронном переводе – вы все знаете сами. Когда он нужен, для кого, как это дорого и геморно.

*7.5 Колонка для диктофонов*

Все время обижают наших журналистов.

Обязательно предусмотрите одну колонку для диктофонов: на низком столике выставляется колонка и место для записывающих устройств. Чтобы журналисты не искали эту колонку сделайте кувертку с текстом "Звук для диктофонов" и поставьте ее рядом с колонкой. Весь звук с конгресс-системы должен транслироваться в эту колонку. Журналисты будут вам благодарны.

Если вы этого не сделаете будет так: журналисты будут бегать по залу, то и дело переставляя диктофон от одного спикера к другому. Либо будут искать колонку, потом цеплять на нее свои микрофоны/ петлички/ диктофоны на скотч или на жвачку. А самое страшное, это когда журналисты выбирают одну жертву за круглым столом (обычно сидящим в углу), бесцеремонно включают его конгресс-систему (микрофон с динамиком) и прямо перед его лицом кладут свои гаджеты.

*7.6 Условия для съемки*

Когда будете планировать рассадку проследите, чтобы для передвижения видеооператоров было достаточно места. Они часто перемещаются по залу, ищут хороший видео-план. Для этого им нужен "коридор" шириной минимум 1,5 метра.

В тоже время, места для журналистов должны быть определены так, чтобы хорошо просматривались кувертки (когда кто-то выступает - они с кувертки записывают имя и компанию/ организацию). Тоже самое по операторам и фотографам - выступает спикер - все перемещаются напротив его лица для съемки.

И еще - не забудьте позаботиться о WiFi без пароля. Если он есть - поставьте табличку на столе регистрации СМИ с изображением символа WiFi Zone

![В помощь организатору мероприятия (форумы, круглые столы, семинары)](http://storage.yvision.kz/images/user//9T4DuIPy24AlFWlDiqsW5E9155O95U.gif)

*7.7 Свободный микрофон*

Если будет театральная рассадка, либо того требует формат мероприятия - позаботьтесь о "свободных" микрофонах и людях, которые будут их подносить (желательно с бейджами, в деловой одежде).

**9. Баннер**

Вне зависимости от того, будет театральная рассадка или круглый стол - баннер всегда украшает мероприятие.

Проследите, чтобы в дизайне баннера была предусмотрена имиджевая камер-зона (это часть на баннере, которая попадает в объектив камер во время съемки спикеров). Обычно, в этой зоне пишут спонсоров или организаторов или сайт или социальные сети. На ваш выбор. По дизайну баннера - чем дальше спикеры сидят спиной к баннеру - тем крупнее камер-зона и текст в ней. И наоборот.

Чем больше размером будут лого спонсоров, на баннере, тем неохотнее будут фотографировать и снимать СМИ. Мало какой редактор пропустит в эфир картинку с лого спонсоров, кроме случаев, когда это оговорено заранее или есть заказ на материал ("джинса").

![В помощь организатору мероприятия (форумы, круглые столы, семинары)](http://im9.asset.yvimg.kz/userimages//bAqL6M3IB836rBHiNbAXa83WRVc31n.png)

Показываю для примера "правильный", на мой взгляд, баннер. (первое что нашел в почте по слову "баннер"). В синей зоне можно было-бы написать название мероприятия. Ничего лишнего.

**10. Кофе-брейк и питание**

Логика по меню кофе-брейков должна быть такой: если мероприятие начинается утром, до 10 утра, то скорее всего участники не успели позавтракать. Поэтому welcome coffee break должен быть немного с оттенком завтрака (кофе, соки, круассаны и пр.)

Если мероприятие идет до обеда, то в середине мероприятия кофе-брейк должен быть с оттенком обеда - чай, тарталетки с овощами или рыбой, мини-сэндвичи и пр.) Ближе к 12 часам людей начинает одолевать голод.

Если мероприятие предполагает долгое нахождение в зале (более 3-х часов), можно предложить концепцию "обновляемый чайный стол", это когда в самом зале накрывается стол, и в ходе мероприятия любой участник может налить себе чай и взять закуску.

В этом случае важно, чтобы в начале мероприятия спикер объявил о таком формате (иначе, участники постесняются подходить к столу). Буквально "Коллеги, гости (это обращение к журналистам, обязательно!) предстоит долгая работа, поэтому мы постарались создать все условия для комфортного пребывания в зале. Вы всегда можете налить себе чай или перекусить прямо во время мероприятия. Не стесняйтесь."

Как выглядят отельные кофе-брейки вы знаете. Скучно, невкусно, мало и дорого.

Я по возможности заказываю выездной кейтеринг, которые не экономят на продуктах и делают все вкусно.

![В помощь организатору мероприятия (форумы, круглые столы, семинары)](https://storage.yvision.kz/images/user/0Bguow8YvK7tpyG2hDajqE64waTvRe.jpg)

Это работа одной маленькой кейтеринговой компании в Астане (ИП из трех человек). На удивление - намного вкуснее чем в пятизвездочных отелях, сытнее и краше, а главное - дешевле;

![В помощь организатору мероприятия (форумы, круглые столы, семинары)](https://storage.yvision.kz/images/user/IOV7na59787tVIM07D03v02K1hNwre.jpg)

Спросил владельца этой компании - откуда такие знания в закусках. Как оказалось - владелец компании любит путешествовать по миру. Был в и в Европе и в Азии, смотрел где как делают;

![В помощь организатору мероприятия (форумы, круглые столы, семинары)](https://storage.yvision.kz/images/user/YNt7ux33EGkhO955XZx1OV2H8nzi0N.jpg)

Хорошее питание на мероприятии - залог успеха. Большинство мероприятий однообразны и предсказуемы. Накрыв хороший брейк можно запомниться вашим гостям надолго;

![В помощь организатору мероприятия (форумы, круглые столы, семинары)](https://storage.yvision.kz/images/user/5u71kWFUq2iLHuSyKuescXq61Y1WC1.jpg)

Брейк, фотографии которого вы видите стоил мне 1600 тг./чел (там еще было 2 горячие закуски и фрукты с напитками).

![В помощь организатору мероприятия (форумы, круглые столы, семинары)](https://storage.yvision.kz/images/user/11vBdTZWOgc8w0bG34Z7T7Y14yoA5y.jpg)

**11. Приятные дополнения**

Здесь я предложу то, что Вам может показаться слишком смелым или нестандартным.

Живые цветы в нижней части стола президиума (флористы знают где и как их расположить). На деловых мероприятиях - это нормально. Зал благоухает ароматом свежих цветов.

Перед началом события, также как и во время перерывов или кофе-брейков пока участники кучками общаются в кулуарном режиме будет уместным включить фоновую классическую музыку. Она должна быть живой и светлой. Например, некоторые произведения В.А. Моцарта (не симфонии, а легкие произведения для фортепиано). Если Ваше мероприятие имеет торжественный оттенок (подведение итогов, подписание меморандума и пр.) – классический струнный квартет будет в самый раз.

Если на вашем мероприятии нет живых цветов: в крупных магазинах электроники продаются ультразвуковые ароматизаторы (стоит копейки). Это такие приборы, куда наливаешь воду, капельку ароматического масла из аптеки и он раздает аромат по всему залу. Конечно есть риск что у кого-нибудь случится приступ от аллергии на аромат.. может поискать ароматизаторы гипоаллергенные?..

![В помощь организатору мероприятия (форумы, круглые столы, семинары)](https://storage.yvision.kz/images/user/8bmFBt0tPm418KPt7v95M6B6c0H4XC.jpg)

---

Source: [https://yvision.kz/post/v-pomoshch-organizatoru-meropriyatiya-forumy-kruglye-stoly-seminary-388886](https://yvision.kz/post/v-pomoshch-organizatoru-meropriyatiya-forumy-kruglye-stoly-seminary-388886)