---
title: "Когда и почему нужно внедрять системы электронного документооборота?"
description: "На сегодняшний день автоматизация документооборота так же необходима, как и автоматизация бухгалтерс..."
author: "synconsult"
published: "2012-11-01T02:56:41+00:00"
modified: "2012-11-01T02:56:41+00:00"
locale: "ru"
canonical_url: "https://yvision.kz/post/kogda-i-pochemu-nuzhno-vnedryat-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-299782"
markdown_url: "https://yvision.kz/post/kogda-i-pochemu-nuzhno-vnedryat-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-299782/markdown"
site_name: "Yvision.kz"
---

# Когда и почему нужно внедрять системы электронного документооборота?

> На сегодняшний день автоматизация документооборота так же необходима, как и автоматизация бухгалтерс...

На сегодняшний день [автоматизация документооборота](http://scm.kz/microsoft-sharepoint-server/produkty/microsoft-sharepoint) так же необходима, как и автоматизация бухгалтерского учета. Причин этому множество. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись дорого.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:
- документы теряются;
- накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
- документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
- тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
- создается несколько копий одного и того же документа — на бумагу и копирование документов тратится немало средств;
- на подготовку и согласование документов также тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота не только позволит решить все эти проблемы, но и:
- обеспечит слаженную работу всех подразделений;
- упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
- повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
- повысит оперативность доступа к информации; · позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

В чем специфика внедрения системы электронного документооборота в государственных учреждениях?

Специфика внедрения СЭД в государственных учреждениях заключается в том, что эти структуры принципиально подготовлены к использованию систем электронного документооборота. В этих учреждениях уже есть сложившиеся правила по делопроизводству и документообороту, которые определяются как соответствующим нормативными документами и стандартами, так и внутренними инструкциями и положениями. В большинстве случаев руководство понимает преимущества упорядоченного делопроизводства, и все дополнительные возможности, которые дает использование электронного документооборота, для него очевидны.

При работе с коммерческими организациями складывается обратная ситуация. В большинстве организаций просто нет сложившихся понятий о делопроизводстве и документообороте, нет подготовленной методической базы. В основном, все делопроизводство сводится к учету входящей и исходящей корреспонденции и к учету финансовой документации на уровне бухгалтерии. Все остальные процессы носят спонтанный характер, привязанный к конкретному событию. В итоге работа по внедрению СЭД в коммерческих организациях начинается с упорядочивания бизнес-процессов.

---

Source: [https://yvision.kz/post/kogda-i-pochemu-nuzhno-vnedryat-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-299782](https://yvision.kz/post/kogda-i-pochemu-nuzhno-vnedryat-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-299782)