1. Если процессы в вашей компании устоялись.
Если вы начали замечать, что последние полгода в вашей компании все процессы идут по намеченному плану, не меняясь, не улучшаясь; новых людей не прибавилось, работа делается медленно, но верно: каждый сотрудник знает свои обязанности и свои полномочия. В таком случае необходимо проанализировать, где-то самое слабое звено, которое тормозит процесс, и именно в этом может помочь написание регламентов и схем.
2. Если некоторые процессы повторяются несколько сотен раз в год.
Когда в компании выполняется большое количество однотипной работы, это становится заметно. Описанные процессы облегчат получение статистики по таким моментам и в итоге вы увидите, если ваш бухгалтер задерживает выдачу счетов на несколько дней, значит пришло время нанять еще одного бухгалтера, либо проверить квалификацию первого.
3. Если вы осознаете, что слаженная работа нескольких сотрудников - залог успеха.
Понятно, что один человек в компании не сможет сделать всю работу. К примеру, программисту необходим аналитик, а любому менеджеру для составления договора нужен юрист. Чтобы облегчить процесс взаимодействия сотрудников, можно записать все необходимые аспекты в регламенте, автоматизировать в BPMS.
4. Если вы хотите зарабатывать больше, ускоряя свой бизнес.
Всем известный факт: чем быстрее работает компания, тем больше она зарабатывает. С помощью BPMS процессы работают быстрее, каждый сотрудник делает только свою работу, нет задержек, все отлажено.
5. Если в вашей компании работает более, чем 25 человек.
Если бизнес разрастается, со временем становится невозможным контролировать всех и каждого, и именно в этот момент приходит понимание, что нужно прописывать бизнес-процессы, регламентировать рабочий день и задачи.
6. Если в вашей компании работает несколько человек, ответственных за одну и ту же деятельность.
Когда несколько человек должны выполнять одну и ту же работу, может происходить путаница и четкое разграничение окончания обязанностей одного и начала обязанностей другого сотрудников просто необходимо. Например, сотрудники колл-центра. Есть база контактов, которую необходимо обзванивать, принимать звонки, регистрировать их и перенаправлять, если необходимо. Как разграничить автоматически обязанности каждого? Как сделать, чтобы одному и тому же клиенту не позвонили несколько раз? На помощь приходит BPMS, которая автоматизирует эти процессы и распределяет задачи между сотрудниками отдела.
7. Если вы планируете развивать свой бизнес.
Чтобы начать расти, необходимо иметь четкий план, а также ясную картину будущего не только перед собой, но и перед всеми сотрудниками. Необходимо прописать определенные шаги, которые необходимо выполнять каждому, чтобы его работа была максимально прозрачной и эффективной.
8. Если у вас имеются должностные инструкции и регламенты минимум на одну страницу.
Скажем, однажды вы уже попытались описать бизнес процессы и даже добились некоторых успехов: ваши работники начали делать работу быстрее, эффективнее и с видимым результатом. Чтобы ваш бизнес стал еще более понятным, вам стоит обратить внимание на систему BPM, которая позволит закрепить полученные результаты, освободит от контроля за сотрудниками и будет самостоятельно следить за выполнением поставленных задач.
9. Если “разбор полетов” над ошибками происходит у вас регулярно.
Часто бывает, что после того, как была совершена ошибка, руководители отделов тратят до 30% своего времени на выяснения, кто виноват и пытаются заново распределить задачи, чтобы больше такого не повторялось. Таким образом, системность в решении проблемы отпадает на второй план и основной упор идет на объяснения, кто и что должен делать каждый раз. Когда используются автоматизированные системы управления бизнесом, эти 30% времени остаются у руководителя нетронутыми - когда все шаги прописаны, все варианты возможных развитий сценария продуманы и предусмотрены.
10. Если несоблюдение сроков в компании влияет на оборот и прибыль.
Если у вас бывали случаи, когда какая-либо крупная структура накладывала штраф или пени за просрочку в пару дней, то вы понимаете, что больше в такой ситуации оказаться не хотели бы. Но следить за каждым сотрудником, чтобы понять, где тормозит процесс - слишком большая трата личного времени. К счастью, статистика в BPMS сразу даст понять, на каком этапе “висит” процесс. В результате, вы сможете проконтролировать в необходимый момент только слабое звено и сможете избежать штрафов.
11. Если у вас есть несколько филиалов в разных городах.
Случается, что работа по регионам ведется, но не настолько хорошо, как в центральном офисе. Опять же, проблема контроля, которую можно легко решить с помощью автоматизации управления бизнес процессами. В итоге вам ясно видна картина всех проблем и возможностей в регионах точно также, как и в центральном офисе.
12. Если процессы, имеющиеся в компании слишком длительны и растянуты.
Если, чтобы обработать сделку, оформить документацию, согласовать договор, сотрудникам необходимо несколько дней, а, то и недель, то возможна и такая ситуация, когда про это вовсе забывают, ведь внимание снижено. BPMS никогда не позволит забыть о сделках, ведь напоминания в системе - обязательны. Будет невозможно забросить процесс на половине пути - он будет постоянно мигать, пока его не завершить.
13. Если людям в компании приходится много совещаться, чтобы выполнять свою работу.
Когда сотрудники обсуждают что-либо по телефону, детали могут забываться и после приходится все переспрашивать в почте-на все это требуется много дополнительного времени. В процессах в BPMS всегда четко прописано, какая информация, когда, от кого и кому должна передаваться. Работая в таком режиме, просто не получится выполнить задачу, если не выполнены все условия.
14. Если ваш рынок находится под жестким регулированием государства.
Чтобы бизнес функционировал, необходимо выполнять тонну бюрократических процедур, что часто могут забывать делать сотрудники, и в итоге эта забывчивость оборачивается потерями. В схемах BPMS же всегда четко прописан алгоритм действий, и именно поэтому сотрудник не может закончить работу или продвинуться дальше, пока не выполнит тот или иной шаг.
15. Если человеческий фактор в вашей компании становится частой причиной проблем.
Случается, что сотрудники могут забыть что-то, не так оформить документы, поставить не ту дату в договоре, не позвонить клиенту и сделать еще массу ошибок, которые не зависят от квалификации человека, только от человеческого фактора в условиях большой нагрузки. В бизнес процессах прописано все внятно и конкретно, каждый этап его работы, алгоритмы и схемы. Все это загружено в системе, а не в голове человека, которого можно отвлечь. Используя автоматизацию в работе, у бизнеса появляется возможность оценивать сотрудников по их фактическому вкладу в процессы, а не по личному мнению начальника.