• 373502
  • 3177
  • 301
Нравится блог?
Подписывайтесь!

Круговорот бумаг в природе

За несколько лет работы, моя контора набрала определенное количество постоянных клиентов, которые выросли из статуса клиента в нечто большее.

Происходило это примерно так. В какой то момент директор той или иной компании спрашивал "Дима. У вас случайно нет знакомой компании, которая занимается ...? А то нам надо ..., вот ищем кто этим занимается, и чтоб проверенные были".

Вот примерно так мои клиенты начинают со временем знакомиться друг с другом.

Одна компания почти всех "охраняет, выбивает бабки из дебеторов". Вторая почти всем "доставляет грузы, разтомаживает и т.п.". Третья "читает и составляет договора, снабжает клиентов борзыми адвокатами и т.п." Еще одна контора ведет бух учет и т.д.

В общем в один прекрасный день один мой клиент, становится клиентом другого моего клиента и наоборот - клиент моего клиента - приходит однажды ко мне. Кстати именно по этому я не трачусь на рекламу, продажников, маркетологов и т.п. - все давно происходит как то само собой.

Но из за особенностей нашего бух учета, порой, происходят интересные вещи.

Каждая компания генерирует огромное количество макулатуры. Счета фактуры, накладные, акты выполненных работ, письма и многое другое, что надо доставить из одного офиса в другой.

Способа доставить эту макулатуру я вижу 3.

Первый вызвать курьера. К вам в офис приедет дяденька, заберет пакет, на следующий день доставит в офис клиента, а в конце месяца выставит вам счет. Но тут есть проблема - некоторые бумаги надо вернуть обратно например акт выполненных работ, а курьер не будет ждать, когда бумаги подпишут. Он отправится по своим делам, и клиенту придется снова вызывать курьера, и оплачивать доставку ответной макулатуры.

Второй - отправить дежурного водителя (если он конечно есть). Вручаете ему пачку бумаг, от отвозит его клиенту, и тоже не ждет бумаги, т.к. у штатного водителя куча других дел кроме бухгалтерии. По этому водителю снова приходится ехать к клиенту, как правило когда ему по пути, а это бывает не всегда, в результате бумаги теряются, делаются дубликаты, снова гоняется водитель, снова теряются бумаги, а еще бензин кончается, машина ломается и т.п.

Третий способ оборота макулатуры предлагаем мы. Мои админы, посещают офисы всех клиентов, и в том числе офис конторы в которой собственно работают, где они могут пообщаться на тему какие пользователи идиоты (особенно в бухгалтерии - для админов это любимая тема), и что подарить мне на день сисадмина (эти заразы наградили меня в пятницу табуреткой, веревкой и мылом) и т.д.. Для них не составляет труда взять пакет с макулатурой у одного клиента, и доставить его другому клиенту. А спустя пару дней сделать то же самое в обратном порядке. Все бумаги берутся под опись и роспись, в результате не один листик за пару лет действия данной системы не потерялся, а сама система развилась до того что например я сдаю стат отчеты 7 компаний кроме своих (все равно кабинеты то одни и те же - дел то на 10 минут).

Подобный бумажный оборот у меня всегда вызывал улыбку. Т.к. большая часть времени (по моему мнению) в работе любой компании занимает подготовка и распространение макулатурного СПАМа. Смотрите сами - счета фактуры, накладные, акты выполненных работ - нужны государству для учета оплаты налогов а не бухгалтерии и не директорам компаний (и тем более не исполнителям). Стат отчеты, налоговые отчеты, нацбанк и т.п. - это опять требование государства.

Вся эта макулатура не нужна не кому, кроме чиновников, получающих зарплату за прием и обработку макулатуры, и за отслеживание того, чтобы эта макулатура правильно выставлялась и хранилась.

Интересно сколько бумаги тратиться ежедневно хотя бы по одной только Алмате на подобную ерунду? Да даже и не в самой бумаге дело - вопрос в самой целесообразности этого бумажного оборота (ну не считая интересов производителей и поставщиков самой бумаги, а также услуг типографий и т.п.)?

Смешно подумать но для того чтобы купить 1 лист формата А4 необходимо на 2х листах напечатать счет фактуру, и еще на 2х листах распечатать накладную (по экземпляру для каждой из сторон сделки) т.е. затратить 4 листа бумаги для покупки одного. А еще отчет сдать в статистику на паре листах А3го формата в котором следует указать сколько листиков было продано. И про налоговую не забудьте. А если оплата через банк еще платежки, выписки и т.п. (возможно утрирую но механизм на сегодня таков).

Но я не о волоките, а о способах доставки.

С нами все понятно - мои админы бегают по конторам, чинят компы, а по пути разносят и забирают макулатуру как мою, так и компаний-партнеров.

А как быть с теми, которых мы не обслуживаем?

Как ваши компании решают проблему доставки бумаг клиентам/поставщикам? Как ваши компании отслеживают какие бумаги отправлены, какие еще нет, какие потерялись, какие подписали и надо забрать?

Иными словами как вы минимизируете риск потери ваших бумаг у клиента, при условии того что клиент не подписывает бумаги на месте (например бухгалтер на выезде или нет директора)?

Просто мне, на пример, бухгалтера постоянно жалуются что отправленные ими документы, очень часто не приходят обратно, или приходят но не вовремя, когда отчетный период вот вот закроется, и из за этого все приходится делать в спешке, и тратить кучу нервных клеток для того чтобы ускорить процесс, и сократить потери макулатуры и как следствие подготовку дубликатов.

2 августа 2010, 14:14
827

Загрузка...
Loading...

Комментарии

ickep
0
0
одминам повод не работать, ездил забирать счет-фактуру)
не совсем. у них есть график, в какой офис и в какое время надо притопать, проверить логи, спросить как дела и в том числе отдать или забрать бумаги (если есть).

а самих админов (кроме одного) держу ленивых - тех кому проще один раз посидеть день чтоб все настроить так, чтоб больше к компу не прикасаться, разве что только логи прочитать.
Zabava
0
0
Когда работала в одной провайдерской компании, у нас в договоре было прописано, что клиент сам возвращает акт выполненных работ. Ну и ессно, 40% подписывали сразу и отдавали курьеру (у нас был штатный), еще 30% приносили сами, 20% вспоминали по звонку или требованию, и 10% теряли их постоянно)))
Лично меня факсы бесят не по-детски
Мало того, что качество факсов оставляет желать лучшего (очень мягко говоря), так у нас в фирме, с этого факса делают копию и отдают адресату, а оригинал выкидывают - типа скручивается бумага, ну кому она такая скрученная на фиг нужна.
Zabava
0
0
а купить листовой факс, куда А4 вкладывается?)))
Про это в первый раз слышу, спасибо за подсказку. Чувствую себя пещерным человеком ))
лазерные факсы (или МФУшки) - рулят. и бумага не скручивается, и видно нормально пришедший факс, и в обслуживании дешевле (тонер для каноновского факса стоит 340 тенге, 1 заправки хватает на 1000-2500 копий), и как принтер можно использовать, и факсы слать на прямую с компа.

в общем много преимуществ имеют.
спасибо за идею, только раскошелятся ли наши - тот ещё вопрос.
проще на пиво выклянчить )))
вот, а еще (не спрашивайте как, я профан в этом) был он подключен к электронной почте и иногда распечатки не требовалось...
в каком смысле не требовалось распечатки??? в смысле, факс преобразовывался в электронный документ, и отсылался на почту?
да. есть такая фишка как факс, приходящий в формате PDF на почту на пример секретарю. в паре контор настраивали подобное.
ну и наоборот - секретарь отправляет сразу с компа на пример вордовский файл на факс клиента
erufuu
0
0
у нас это дело решается при помощи меня) мне это нужно, поэтому ни одну бумажку не теряю и в 30 градусный мороз хожу в дом министерств.
remnew
0
0
по поводу траты бумаги в госконторах.. контора где я работаю, медицинский информационный центр (электронный документооборот по умолчанию принят, все пользуются электронной почтой, которую потом успешно печатают). так вот. при штате в 30 человек на полгода расход бумаги 320 пачек. т.е почти 2 пачки на человека в месяц... что уж говорить про "неинформационные" организации..
У нас на работе (строительство грубо говоря НПЗ, но размах представляете) Чертежи хрянятся в PDF -! (есть конечно в спец проектных прогах но они доступгы проектировщикам а все подрядчики юзают PDF) Так же обстоит и с проттоколами выполниния работ (и прочими накладными и сертификатами) хотя кончно печатаются бумажные копии и на них ставятися все необходимые печати и подписи, но бумажку достаточно иметь у удной из сторон (чаще всего это исполнитель работ - хотя и на это уходит ума бумаги) а заказчик берет себе скан. и скан подписаной обееми сторонами бумажки вполне достаточный документ чтобы получить денги за выполненые работы.
mehmet
0
0
давно пора электронный документооборот внедрять. хотя бы между государственными органами и крупными АО.

Оставьте свой комментарий

Спасибо за открытие блога в Yvision.kz! Чтобы убедиться в отсутствии спама, все комментарии новых пользователей проходят премодерацию. Соблюдение правил нашей блог-платформы ускорит ваш переход в категорию надежных пользователей, не нуждающихся в премодерации. Обязательно прочтите наши правила по указанной ссылке: Правила

Также можно нажать Ctrl+Enter

Популярные посты

До каких пор чиновники будут игнорировать защиту детей?

До каких пор чиновники будут игнорировать защиту детей?

До каких пор Уполномоченный по правам ребенка, как институт во всем мире стоящий на страже жизни и прав детей, в нашей стране будет выполнять представительские функции?
AliyaSadyrbaeva
вчера / 18:27
  • 5846
  • 5
«Алматы – город, летящий под откос», или Кто заказал утку у российского блогера

«Алматы – город, летящий под откос», или Кто заказал утку у российского блогера

Некий блогер Сергей Никитский неустанно пишет о Казахстане, Астане, Экспо и посвящает два материала Алматы, причём подчёркнуто называет город Алма-Ата.
Langdon
19 июля 2017 / 15:44
  • 3896
  • 58
Зачем эмигрировать в Россию? Лично я никогда не понимал этой странной мечты

Зачем эмигрировать в Россию? Лично я никогда не понимал этой странной мечты

Некоторые мои знакомые, мечтают уехать в Россию и побыстрее получить гражданство. Кому мы там сдались? Есть замечательная поговорка: "Где родился - там и пригодился".
Washington
вчера / 12:15
  • 3618
  • 94
Что происходит в казахстанской правоохранительной системе под видом борьбы с коррупцией

Что происходит в казахстанской правоохранительной системе под видом борьбы с коррупцией

За день до своей гибели прямо около памятника жертвам политических репрессий 1937-го Жампозов сказал жене, что он – жертва точно таких же репрессий.
openqazaqstan
24 июля 2017 / 10:18
  • 3083
  • 12
Книга, которая сэкономит вам 150 тысяч долларов и два года жизни

Книга, которая сэкономит вам 150 тысяч долларов и два года жизни

Автор утверждает, что программы МБА не дают никакого позитивного выхлопа, если ты уже не являешься владельцем или наследником прибыльного бизнеса. Знания МБА можно получить бесплатно, уверяет он.
Aks_Ras
19 июля 2017 / 16:28
  • 2921
  • 2
Госорганы, ответственные за жизни детей, хранят молчание. У них в отчетах все хорошо

Госорганы, ответственные за жизни детей, хранят молчание. У них в отчетах все хорошо

Вчера все информационные агентства страны передали сообщение, которое заставило забиться в ужасе сердца всех матерей страны. В мусорном контейнере города Сатпаев было обнаружено тело новорожденной девочки.
AliyaSadyrbaeva
19 июля 2017 / 11:06
  • 2409
  • 20
Мужчины Люксембурга и Казахстана: «У нас они уже в 35 добиваются статуса»

Мужчины Люксембурга и Казахстана: «У нас они уже в 35 добиваются статуса»

Что касается парней, так это вообще отдельная тема. Они для меня загадка. Уже год пытаюсь понять ход их мыслей. Для нас, казахов, немного сложно понять, почему человек в 35-36 лет, до сих пор не нашел смысла жизни.
AASh
24 июля 2017 / 15:19
  • 1975
  • 18
Почему путь к любимому Иссык-Кулю из года в год не становится легче

Почему путь к любимому Иссык-Кулю из года в год не становится легче

Минувшие выходные для казахстанских туристов, рвущихся от алматинской жары к иссык-кульской прохладе, снова обернулись настоящим кошмаром.
caravan_kz
19 июля 2017 / 18:39
  • 1934
  • 4
Наша новая рубрика «Топ-5»: самые красивые актрисы Казахстана

Наша новая рубрика «Топ-5»: самые красивые актрисы Казахстана

Решили сделать топ-5 красивых актрис Казахстана. Очень долго спорили о первых трех местах и даже чуть не подрались. Было очень тяжело выбирать.
asdbqwe
20 июля 2017 / 14:24
  • 1960
  • 41