место в рейтинге
  • 157272
  • 1756
  • 115
Нравится блог?
Подписывайтесь!

Email адепт

Hola, amigos)

Придя на работу в частную компании, перво-наперво Вы должны искусно овладеть навыками ведения деловой переписки, а именно электронной переписки.

 

!Кто умеет писать эффективные письма, тот умеет добиваться поставленных целей.

 

Когда Я в первый день пришла на работу и мне нужно было оформить пропуск Я использовала слова типа “привет”, “FYA”, “ну, давай, бывай” (это смысловой перевод с инглиша). Было неловко и все такое, зато теперь Я мастер))

Вот парочка практичных советов, мелочь, но важная:

  • обзаведитесь автоподписью. Письмо без автоподписи смотрится сиротливо и не мотивирует отвечать, раз уж отправитель не позаботился о том, чтобы Вы знали все способы связаться с ним. Здесь можно следовать шаблону: PDCWME (P-позиция, D-департамент, C-компания, W-рабочий телефон, M-мобильный телефон, E-email) + город.

  • запомнить раз и навсегда чем отличаются поля: to-кому, cc- копия, bcc- скрытая копия. В “to” ставим тех, кого ваше письмо касается напрямую и от кого Вы ожидаете непосредственного действия. В “cc” ставим тех, кого письмо касается косвенно и они должны быть просто в курсе происходящего, а вот “bcc” – это те, кого не должны  видеть основные участники переписки или же чтобы участники вообще друг друга не видели. Ну, к примеру, начальник соседнего отдела ваш друг, а его секретарь…ну…ваш рабочий флирт…посылая им одно и то же письмо неофициального содержания в целях сохранения субординации Вы не можете поставить оба адреса рядом.

  • не нужно много букафффф. Научитесь излагать мысли и требования кратко, никто не читает длиннющие письма, даже если они написаны с чувством, как говорится, с толком, с расстановкой.  Вообще, придерживайтесь правила – если можно пройтись пёхом 15 метров и решить вопрос нормальным живым диалогом- всегда выбирать этот вариант.

  • ну, а если все же предыдущий пункт соблюсти не удается, научитесь правильно структурировать текст. Золотой стандарт: вступление/предыстория, основная часть (зачем пишете?) и наконец-то, цель письма и чего Вы хотите от получателей. Такая структура здорово экономит время, скипишь первые 2 главы и сразу к тому, чего от  тебя хотят))
 
  • периодически читайте и отвечайте на письма, которые приходят. В компаниях своя политика на счет сроков, но 1-1,5 дня не более- это хороший тон

  • никогда не используйте caps lock и восклицательный знак. Я серьезно, ни при каких обстоятельствах. Это может и сработает и быстренько получите ответ, но восприятие Вас круто изменится

  • может неуместен этот пункт, в принципе все знают, что грубить не стоит никогда, а уж тем более в деловой переписке, но все же подчеркну для полноты картины: никогда не грубите и не используйте тактику скрытой агрессии (ну, если это не абсолютно необходимо).

Хотя…если человек совсем…нет, никогда, позже это может быть использовано против Вас.

  • если не можете добиться ответа, не парьтесь, напишите еще разок с пометкой “reminder” и поставьте в копию начальство человека и Вы станете свидетелем чудесного преображения и пересмотра приоритетов))
 
  • не отправляйте письма в конце дня или в конце недели, ну тут, конечно, по мере возможностей.
 
  • всегда, всегда, всегда в письме должна быть тема в строке “subject”. Но пожалуйста не пытайтесь изложить краткое содержание письма в теме =) Тема должна быть краткой и по делу.
 
  • ах, да, еще по визуальному восприятию полезно использовать такие чудеса форматирования как выделение жирным, цветом и особенно подбивать пункты буллетами. Это придаст письму структуру, привлечет внимание к главному посылу  и поможет читателю зрительно проще воспринять такой текст, нежели сплошное сочинение в Times new roman /12, с одинарным интервалом. Важно не злоупотреблять и не выделять весь текст))

Кстати, это не обязаловка, но советую использовать Arial/10, очень читабельно, ну и цвет не черный какой-нибудь.

 
  • функции “ответить всем”, “переслать” и “ответить”  важно не путать. Есть люди, которые прочитав письмо создают другое новое для ответа. Есть такие: человек написал 35 получателям с просьбой подтвердить присутствие на собрании, ииии тут понеслась, все 35 не убирая из “cc” остальных начинают со страшной силой отвечать “да/нет/не могу” и так ты получаешь 36 писем ни о чем.
 
  • не нужно прикреплять к письму вложение в 29 Мб, это засоряет почту, лучше дать линк на место на общем сервере или линк в dropbox. Читатель оценит вашу заботу о нем, уверяю
 
  • если ведете переписку на инглиш, будьте осторожны с использованием излюбленного “dear/…”, иногда это мило, а иногда тупо несоблюдение субординации. Короче, оно не всегда уместно.
 
  • по возможности НЕ используйте функцию “сообщить о получении”, меня лично эти запросы “ответить, что ты прочитала?” немного выводят из себя после 15-го.
 
  • ну и напоследок, проверьте перед отправкой, не поленитесь и пруф ридите.

Хм…длинно вышло, надеюсь найдете полезным.

Если следовать этим незамысловатым советам, прослывете адептом искусства деловой переписки, обещаю))

P.S. Можно иногда спамить. Я позволяю себе эту радость, но исключительно потому, что контент спама у меня всегда на высшем уровне)) Правда, нужно знать место и людей, которых можно спамить.

 
I_got_smth_to_share
3 сентября 2013, 8:48
2185

Загрузка...
Loading...

Комментарии

Насчет to и cc - вполне нормально написать коллеге и поставить в копию начальника для аппрува. Да и восклицательный знак вполне можно поставить.
на счет cc и to. согласна.
а на счет восклицательного, по мне, так это крайняя мера, когда другие методы все перестали работать))
Шел 2013 год, электронной почте стукнуло более сорока лет. На ёвижене появилась статья, как писать электронные письма. Еще каких-то 400-500 лет, и в казахстане появится скайп...
В день приходится писать и получать десятки электронных писем.

К сожалению, несмотря на то, что "электронной почте стукнуло более сорока лет", до сих пор масса людей НЕ УМЕТ и НЕ ЗНАЮТ тех элементарных вещей, о которых рассказал автор.
Комментарий удалён автором поста.
Комментарий удалён автором поста.
Комментарий удалён автором поста.
Комментарий удалён автором поста.
Комментарий удалён автором поста.
все верно. писать можем все после класса 1-го, но в деловой переписке есть свои определеннык требования.
dear shootnix, оглянитесь, присмотритесь к окружающим, мир не идеален, не все обладают врожденными навыками, которые Вам одному кажутся элементарщиной.
Неужели вы думаете, что мир можно чему-то научить? Все эти ваши правила ведения переписки - им уже лет 30, если их до сих пор никто не соблюдает, то и не будет. Раз так, то ваш пост просто в очередной раз увеличил энтропию во вселенной и ничего более.
Так уж сложилось, что человечество как-то само себя упорядочивает, глупые правила не приживаются. Умные перестают быть правилами, становясь привычкой и далее нормой жизни. Если за 30 лет правилам деловой переписки никто не следует из нормальных людей, значит, они не нужны нормальным людям. Рано или поздно вам тоже надоест бороться и все будет хорошо.
Хм...знаете ли все зло исходит где-то из-за такой жизненной позиции, чувства обреченности и надежда на то, что ситуация сама себя куда-нибудь вырулит.
Да, абсолютно на все 100% да, Я уверена, что есть такие люди, которые хотят учиться и будут учится. Пока есть хотя бы 1 человек, который хотел бы узнать что-нибудь новое Я и мне подобные будем делать то, что Вас так раздражает- делиться опытом))
Можно ли поинтересоваться, где собственно Вы научились так безукоризненно вести деловую переписку?
Я не страдаю синдромом Бога и учусь каждый день и делюсь этим) попробуйте, это полезно)
Меня в школе научили письма писать, в 10-м классе. С тех пор не вижу проблемы, как и 99% населения Планеты.
Относительно моей жизненной позиции, позвольте вас уверить, что это не чувство обреченности, а элементарная рациональщина. Возьмите, к примеру, язык. Как бы ни старались филологи и граммар-наци, как бы они не возникали на всех углах, что, мол, замусорили язык новыми словами и выражениями, он все равно живет, и слова типа "гуглить", "што" и тому подобные есть в нашем языке, вы ни разу не сможете от них избваиться, потому что это живое.
Человеческие привычки - живое существо, когда касается массового распространения. Ведь был же чувак по фамилии Липтон, который фасовал чай в шелковые пакетики для красоты. Ему в голову не приходило, КАК это будут использовать в итоге люди. И не смотря на все его возражения, сегодня чай в пакетиках - это не дикость, а данное.
Ваше желание учиться похвально, только учитесь лучше чему-то дельному, а не примитивным штукам. А то завтра на ёвижене будет пост как есть вилкой или как ходить ногами. Это тупо и не интересно.

Спасибо за снисходительную похвалу и одобрение, не нуждаюсь, но все же))

Пример показателен, с этим спорить не буду. Дискуссия немного не о том, Я не борюсь с большими общественными закономерностями, это всего лишь желание быть полезным для тех, кому интересно.

Я работала с разными детьми и подростками, студентами, и очевидно, более осведомлена о том, что студенты находят полезным.

Не знаю где таких гениев с врожденными талантами обучают, но в моем измерении есть люди, которым Я собственно и передаю подобные маленькие навыки и знаю, что им это нужно.

Я не уподобляюсь тем, кто спит и видит как бы затрэшить, и не обвиняю Вас в оторванности от реальности, Вы определенно, просто не мой таргет.

Чтобы перевести этот диалог в более конструктивное русло, может быть Вы сможете добавить полезные пункты. Определенно Вам есть что сказать.
Видимо, в вашем измерении еще не изобрели гугл. Ах да, конечно, если вы только письма писать учитесь, гугл появится у вас примерно лет через 35-40, да?
На всякий случай, вдруг из вашего уникального мира все же можно ходить в наш интернет: www.google.com
ns75
1
0
ты бы знал, как эта статья необходима большинству моих знакомых. пишут как попало, безграмотно. а учились в кимепе или сду... не суди по своему миру.
Этим правилам уже много лет, если они до сих пор их не умеют, значит, это им не нужно и эта статья их не переделает. Хотели бы, давно научились.
Вы не делитесь своим опытом, вы просто плодите сущности, которых и так полно.
Мда...чувство юмора, конечно, оригинальное. Вышло абсолютно не конструктивно, но тем не менее спасибо за полемику и потраченное время.

Я не призываю к примитивному позитивизму, давайте спорить. Выразить критику пару раз - это здорово, предложить что-нибудь взамен еще лучше, посоветовать иные пути и другие темы, поинтересоваться, может и пошутить - все это здорово,а у Вас желание снять стресс и простое, простите, хамство.

Если Вам есть, что добавить или предложить к теме, пожалуйста, с удовольствием прочитаю,приму к сведению и поспорю))

А про "много таких сущностей", смиритесь, Я не перестану это делать и таких много, объяснять зачем и для кого не буду, Вам, очевидно, неинтересно.

Я Вам говорю, что есть люди, которые бы с удовольствием поучились у Вас, это вроде должно вызывать иную реакцию и желание поделится, а не ЭТО.
Вас в детстве в чан с банальностями уронили, не иначе ;-)))
Не думаю, что я могу чему-то такому научить, все мои знания есть в книгах, читайте лучше первоисточники.
я потеряла интерес к этому диалогу, советую упражнятся в остроумии и претенциозности где-нибудь еще. Я здесь не для этого.
это не банальность, это неумение отвечать хамством на хамство и поддерживать диалоги переходяшие на личности с примесью скрытой и накопленной агрессии.
Да нет у меня никакой агрессии, извините, если вам показалось, что есть. ;-)
Email - это худший способ делового или какого либо общения. К электронной переписке надо прибегать, если вы хотите задокументировать послание, иначе используйте телефон, еще лучше живое общение. Очень, очень мало людей умеют писать электронные письма, особенно деловые, в особенности на не своем родном языке. По одному посланию можно сразу определить кто тебе пишет - акула бизнеса или простой клерк. Электронная переписка - это искусство, которое в одном посте не передашь, но попытка была хорошая, спасибо автору.
Согласна, это требует определенных навыков, а пост про, ну скажем, оформление без учета контекста)
Для кого вы пишите всю эту плоскую, элементарную банальщину???

"..зато теперь я мастер" - БУУУЭЭЭЭЭ!!!
ну, что Я могу добавить ко всему, что уже "обсудили" (см выше)
Разве что про мастера,скажу, дааа, это правда))

Оставьте свой комментарий

Спасибо за открытие блога в Yvision.kz! Чтобы убедиться в отсутствии спама, все комментарии новых пользователей проходят премодерацию. Соблюдение правил нашей блог-платформы ускорит ваш переход в категорию надежных пользователей, не нуждающихся в премодерации. Обязательно прочтите наши правила по указанной ссылке: Правила

Также можно нажать Ctrl+Enter

Популярные посты

Нет ничего более вдохновляющего, чем видеть стада сайгаков. Не зря их называют «киелі»

Нет ничего более вдохновляющего, чем видеть стада сайгаков. Не зря их называют «киелі»

В начале 2000-х годов в уральской популяции оставалось только 2500 сайгаков. Сейчас благодаря охране от браконьеров их численность выросла до 100 тысяч.
theYakov
17 июля 2017 / 17:55
  • 8755
  • 3
Ресторанный консенсус в Казахстане: мужчина платит всегда

Ресторанный консенсус в Казахстане: мужчина платит всегда

Ресторанный консенсус в этой стране таков, что если речь идет именно о свидании, то оплачивает его на 100% из 100 именно мужчина. Пытаться его расшатать - это достаточно дорогое удовольствие.
convoluted
17 июля 2017 / 15:32
Решили рискнуть и обратиться к риэлторам. И этим людям мы доверяем свой ночлег?

Решили рискнуть и обратиться к риэлторам. И этим людям мы доверяем свой ночлег?

Звоним риэлтору, говорим, верните наши 15 000 тг, так как ваша клиентка нас кинула. По его словам, он вернуть деньги больше не может. Не имеет право.
decorus
17 июля 2017 / 14:48
  • 3115
  • 15
Польша – страна простых решений. Почему они смогли, а мы еще нет?

Польша – страна простых решений. Почему они смогли, а мы еще нет?

В Польше вообще очень много понятного и простого – инфраструктура, коммуникации и дороги прежде всего, льготы в образовании, поляки вообще получают его бесплатно. А урожай побольше нашего.
Shimanskaya
17 июля 2017 / 16:08
  • 3272
  • 37
«Алматы – город, летящий под откос», или Кто заказал утку у российского блогера

«Алматы – город, летящий под откос», или Кто заказал утку у российского блогера

Некий блогер Сергей Никитский неустанно пишет о Казахстане, Астане, Экспо и посвящает два материала Алматы, причём подчёркнуто называет город Алма-Ата.
Langdon
19 июля 2017 / 15:44
  • 3036
  • 51
Один из способов выиграть суд против коллекторов

Один из способов выиграть суд против коллекторов

Сегодня в своем посте я постараюсь рассказать, как выиграть суд против некоторых коллекторских компании в нашей стране. Чем отличается коллекторское агенство от обычного банка?
Advokot
18 июля 2017 / 15:31
  • 2793
  • 9
«Язык мой – враг мой», или 7 причин никогда не разговаривать с полицией

«Язык мой – враг мой», или 7 причин никогда не разговаривать с полицией

На этот раз пост очень важный и необходим к прочтению каждым! Не поленитесь и уделите время прочтению. Ни в коем случае, не разговаривайте с полицейскими до прихода вашего адвоката!
asselsabekova
18 июля 2017 / 14:19
  • 2862
  • 31
Книга, которая сэкономит вам 150 тысяч долларов и два года жизни

Книга, которая сэкономит вам 150 тысяч долларов и два года жизни

Автор утверждает, что программы МБА не дают никакого позитивного выхлопа, если ты уже не являешься владельцем или наследником прибыльного бизнеса. Знания МБА можно получить бесплатно, уверяет он.
Aks_Ras
19 июля 2017 / 16:28
  • 2315
  • 2
Госорганы, ответственные за жизни детей, хранят молчание. У них в отчетах все хорошо

Госорганы, ответственные за жизни детей, хранят молчание. У них в отчетах все хорошо

Вчера все информационные агентства страны передали сообщение, которое заставило забиться в ужасе сердца всех матерей страны. В мусорном контейнере города Сатпаев было обнаружено тело новорожденной девочки.
AliyaSadyrbaeva
19 июля 2017 / 11:06
  • 2153
  • 18