Hola, amigos)
Придя на работу в частную компании, перво-наперво Вы должны искусно овладеть навыками ведения деловой переписки, а именно электронной переписки.
!Кто умеет писать эффективные письма, тот умеет добиваться поставленных целей.
Когда Я в первый день пришла на работу и мне нужно было оформить пропуск Я использовала слова типа “привет”, “FYA”, “ну, давай, бывай” (это смысловой перевод с инглиша). Было неловко и все такое, зато теперь Я мастер))
Вот парочка практичных советов, мелочь, но важная:
- обзаведитесь автоподписью. Письмо без автоподписи смотрится сиротливо и не мотивирует отвечать, раз уж отправитель не позаботился о том, чтобы Вы знали все способы связаться с ним. Здесь можно следовать шаблону: PDCWME (P-позиция, D-департамент, C-компания, W-рабочий телефон, M-мобильный телефон, E-email) + город.
- запомнить раз и навсегда чем отличаются поля: to-кому, cc- копия, bcc- скрытая копия. В “to” ставим тех, кого ваше письмо касается напрямую и от кого Вы ожидаете непосредственного действия. В “cc” ставим тех, кого письмо касается косвенно и они должны быть просто в курсе происходящего, а вот “bcc” – это те, кого не должны видеть основные участники переписки или же чтобы участники вообще друг друга не видели. Ну, к примеру, начальник соседнего отдела ваш друг, а его секретарь…ну…ваш рабочий флирт…посылая им одно и то же письмо неофициального содержания в целях сохранения субординации Вы не можете поставить оба адреса рядом.
- не нужно много букафффф. Научитесь излагать мысли и требования кратко, никто не читает длиннющие письма, даже если они написаны с чувством, как говорится, с толком, с расстановкой. Вообще, придерживайтесь правила – если можно пройтись пёхом 15 метров и решить вопрос нормальным живым диалогом- всегда выбирать этот вариант.
- ну, а если все же предыдущий пункт соблюсти не удается, научитесь правильно структурировать текст. Золотой стандарт: вступление/предыстория, основная часть (зачем пишете?) и наконец-то, цель письма и чего Вы хотите от получателей. Такая структура здорово экономит время, скипишь первые 2 главы и сразу к тому, чего от тебя хотят))
- периодически читайте и отвечайте на письма, которые приходят. В компаниях своя политика на счет сроков, но 1-1,5 дня не более- это хороший тон
- никогда не используйте caps lock и восклицательный знак. Я серьезно, ни при каких обстоятельствах. Это может и сработает и быстренько получите ответ, но восприятие Вас круто изменится
- может неуместен этот пункт, в принципе все знают, что грубить не стоит никогда, а уж тем более в деловой переписке, но все же подчеркну для полноты картины: никогда не грубите и не используйте тактику скрытой агрессии (ну, если это не абсолютно необходимо).
Хотя…если человек совсем…нет, никогда, позже это может быть использовано против Вас.
- если не можете добиться ответа, не парьтесь, напишите еще разок с пометкой “reminder” и поставьте в копию начальство человека и Вы станете свидетелем чудесного преображения и пересмотра приоритетов))
- не отправляйте письма в конце дня или в конце недели, ну тут, конечно, по мере возможностей.
- всегда, всегда, всегда в письме должна быть тема в строке “subject”. Но пожалуйста не пытайтесь изложить краткое содержание письма в теме =) Тема должна быть краткой и по делу.
- ах, да, еще по визуальному восприятию полезно использовать такие чудеса форматирования как выделение жирным, цветом и особенно подбивать пункты буллетами. Это придаст письму структуру, привлечет внимание к главному посылу и поможет читателю зрительно проще воспринять такой текст, нежели сплошное сочинение в Times new roman /12, с одинарным интервалом. Важно не злоупотреблять и не выделять весь текст))
Кстати, это не обязаловка, но советую использовать Arial/10, очень читабельно, ну и цвет не черный какой-нибудь.
- функции “ответить всем”, “переслать” и “ответить” важно не путать. Есть люди, которые прочитав письмо создают другое новое для ответа. Есть такие: человек написал 35 получателям с просьбой подтвердить присутствие на собрании, ииии тут понеслась, все 35 не убирая из “cc” остальных начинают со страшной силой отвечать “да/нет/не могу” и так ты получаешь 36 писем ни о чем.
- не нужно прикреплять к письму вложение в 29 Мб, это засоряет почту, лучше дать линк на место на общем сервере или линк в dropbox. Читатель оценит вашу заботу о нем, уверяю
- если ведете переписку на инглиш, будьте осторожны с использованием излюбленного “dear/…”, иногда это мило, а иногда тупо несоблюдение субординации. Короче, оно не всегда уместно.
- по возможности НЕ используйте функцию “сообщить о получении”, меня лично эти запросы “ответить, что ты прочитала?” немного выводят из себя после 15-го.
- ну и напоследок, проверьте перед отправкой, не поленитесь и пруф ридите.
Хм…длинно вышло, надеюсь найдете полезным.
Если следовать этим незамысловатым советам, прослывете адептом искусства деловой переписки, обещаю))
P.S. Можно иногда спамить. Я позволяю себе эту радость, но исключительно потому, что контент спама у меня всегда на высшем уровне)) Правда, нужно знать место и людей, которых можно спамить.
