Решить проблему с information management? Легко.

I_got_smth_to_share 2013 M08 31
898
2
3
0

project management tool

Hola amigos)

В блогах очень много полезных и практичных постов про старт апы, а это мои 5 копеек в тему=)

Мы каждый день сталкиваемся с довольно серьезной проблемой - information management. Тонны бумаг, гигабайты информации, сотни ценных идей и еще больше контактной информации полезных и нужных людей.

Я эту проблему решила и хочу поделиться очень полезным тулом для координирования проекта, неважно большой или старт ап. Это в прямом смысле панацея.

Короткая предыстория: Я на пару с партнером начали свое небольшое дело. Наемного персонала нет, бюджет небольшой и задача всего одна. Все должно было быть легко.

На деле после первого месяца планирования мы нашли себя в ситуации, когда все то, что запланировали, все интересные идеи, все первоочередные задачи записывались где придется - на постиках, тетрадках, в email, смс-ках. Так мы потеряли уйму времени на восстановление и пару хорошо проработанных идей.

Еще более ситуация усугубилась, когда список людей, которых мы примечали для себя в Интернете в качестве потенциальных работников остался разбросанным в переписках из сотней email.

Вот так неэффективно в плане систематизации данных  прошел первый месяц, который кстати всегда самый продуктивный и мы пришли к стадии реализации несобранные. А впереди было много задач, которые сохранить в голове нереально. Ко всему мы с партнером еще и живем в разных городах и следить за прогрессом друг друга становилось все сложнее, почта засорялась, Kcellу платили немаленькие деньги за многочасовые обсуждения и брэйнсторминг.

Нужно было срочно собрать все идеи, информацию и документы в кучу, систематизировать, найти платформу для общения, телефоны не годились, и тул для трэкинга прогресса.

Вот тут-то мы начали истерично искать платформу для координации и менеджмента проекта (online project management and collaboration tool). Не таких деревянных как Excel и дорогостоящих типа Primavera. Весь список найденного доступен здесь с рейтингом.

Среди многообразия подобных централизованных платфом наш выбор пал на Smartsheet в силу многих факторов:

 
  • Предусмотрен 30-дневный бесплатный пробный период
 
  • Низкая стоимость (15,95$ в месяц, дешевле за годовую подписку). Оплата стандартно через paypal.

  • Более чем удобный профайл с такими базовыми функциями типа drag&drop, copy-paste и линки к Dropbox и проч.
 
  • Более 150 шаблонов для баз данных в разных областях проекта от HR до Sales

  • Если не подходят шаблоны, можно создавать свои шаблоны под свои нужды
 
  • Gantt chart создается автоматически после заполнения календаря
 
  • Можно зашеерить страницу с другими пользователями и работать вместе над одним таском
 
  • Можно создавать бэкапы, загружать любые документы.

это фрагмент из моей базы))

  • Выгружать данные в виде Excel или .pdf , особенно полезно если нужны отчеты (если аплоудить лого компании, все документы будут с логотипом, приятно правда=)
 
  • Можно создавать обсуждения/напоминания

  • Группировать все страницы с данными по папкам и создавать разные рабочие области, если у Вас более одного проекта
 

Вкратце все достоинства смартшита такие, всех не перечислишь))

За все время использования не было еще ни одной функции, которой он не выполнил для нас.

Советую старт апам и небольшим компаниям, он незаменим на всех стадиях от задумки до реализации.

 

Пожалуйста, делитесь опытом))

Оцените пост

-1

Комментарии

0
Русифицированная версия есть ?
-4

К сожалению нет, но там все интуитивно просто, не требуется знаний языка слишком глубоких
Показать комментарии
Дальше