Рассмотрим основные классы систем:
- системы автоматизации делопроизводства и документооборота;
- системы управления потоками работ;
- системы организации и управления архивами документов;
- системы электронного управления документами.
Каждая система решает определенный класс задач. К примеру, от системы автоматизации делопроизводства не следует ждать полноценной маршрутизации потоков работ.
Особого упоминания заслуживают системы класса ERP. Распространено ошибочное мнение, что ERP-системы решают все проблемы документооборота. Это не так — ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение — интеграция ERP-системы и системы автоматизации ДОУ.
Каждый производитель систем считает, что его продукты самые функциональные, самые удобные и самые эффективные. Часто бывает и так — заказчик приходит со вполне определенной проблемой, выслушав которую производитель говорит о своей суперсистеме, которая враз решит и эту, и все другие проблемы. В результате заказчик тратит (зачастую немалые) деньги на внедрение системы автоматизации и не получает того, чего хотел. При этом программный продукт мог быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.
С учетом вышесказанного рекомендуется следующее:
Определитесь, какого рода задачи вы хотите поручить системе автоматизации. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс нужной системы, то лучше обратиться за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и в интернете.
Определив, систему какого класса нужно искать, изучите по возможности все предложения, выбирайте системы с необходимым вам функционалом, но те, которые в дальнейшем можно будет расширить за счет добавления новых возможностей.
Обратитесь к техническому специалисту. Возможности системы во многом определяются программно-аппаратной платформой, на которой система будет эксплуатироваться.
Выбирайте системы, которые легко настраиваются, расширяются, масштабируются и удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.
Проверьте систему в действии. Наверняка у производителя есть демо-версия или вариант поставки с оценочными лицензиями — установите систему у себя и проверьте ее в действии до того, как будете покупать. Некоторые производители в период оценки осуществляют бесплатную техническую поддержку.
Не обязательно сразу приобретать мощную дорогую систему. Процесс автоматизации организации может происходить поэтапно — сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.
Говоря коротко, перед приобретением системы документооборота определите класс необходимой системы и требуемый функционал, а в случае сложности самостоятельного выбора обратитесь к консультанту.