• 41285
  • 11
  • 3
Нравится блог?
Подписывайтесь!

На что нужно обращать внимание при выборе системы электронного документооборота?

Рассмотрим основные классы систем:

  • системы автоматизации делопроизводства и документооборота;
  • системы управления потоками работ;
  • системы организации и управления архивами документов;
  • системы электронного управления документами.

Каждая система решает определенный класс задач. К примеру, от системы автоматизации делопроизводства не следует ждать полноценной маршрутизации потоков работ.

Особого упоминания заслуживают системы класса ERP. Распространено ошибочное мнение, что ERP-системы решают все проблемы документооборота. Это не так — ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение — интеграция ERP-системы и системы автоматизации ДОУ.

Каждый производитель систем считает, что его продукты самые функциональные, самые удобные и самые эффективные. Часто бывает и так — заказчик приходит со вполне определенной проблемой, выслушав которую производитель говорит о своей суперсистеме, которая враз решит и эту, и все другие проблемы. В результате заказчик тратит (зачастую немалые) деньги на внедрение системы автоматизации и не получает того, чего хотел. При этом программный продукт мог быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

С учетом вышесказанного рекомендуется следующее:

Определитесь, какого рода задачи вы хотите поручить системе автоматизации. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс нужной системы, то лучше обратиться за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и в интернете.
Определив, систему какого класса нужно искать, изучите по возможности все предложения, выбирайте системы с необходимым вам функционалом, но те, которые в дальнейшем можно будет расширить за счет добавления новых возможностей.
Обратитесь к техническому специалисту. Возможности системы во многом определяются программно-аппаратной платформой, на которой система будет эксплуатироваться.

Выбирайте системы, которые легко настраиваются, расширяются, масштабируются и удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.
Проверьте систему в действии. Наверняка у производителя есть демо-версия или вариант поставки с оценочными лицензиями — установите систему у себя и проверьте ее в действии до того, как будете покупать. Некоторые производители в период оценки осуществляют бесплатную техническую поддержку.
Не обязательно сразу приобретать мощную дорогую систему. Процесс автоматизации организации может происходить поэтапно — сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Говоря коротко, перед приобретением системы документооборота определите класс необходимой системы и требуемый функционал, а в случае сложности самостоятельного выбора обратитесь к консультанту.

synconsult
1 ноября 2012, 14:58
371

Загрузка...
Loading...

Комментарии

Оставьте свой комментарий

Спасибо за открытие блога в Yvision.kz! Чтобы убедиться в отсутствии спама, все комментарии новых пользователей проходят премодерацию. Соблюдение правил нашей блог-платформы ускорит ваш переход в категорию надежных пользователей, не нуждающихся в премодерации. Обязательно прочтите наши правила по указанной ссылке: Правила

Также можно нажать Ctrl+Enter

Популярные посты

Мой дом – не гостиница. Я не останавливаюсь у своей родни, потому что знаю, что это такое

Мой дом – не гостиница. Я не останавливаюсь у своей родни, потому что знаю, что это такое

Наступил долгожданный момент и мы смогли заселиться в собственную квартиру. А потом началось... Все знакомые, родственники, даже коллеги и соседи родителей вспомнили о нашем существовании.
Idealovnet
14 окт. 2017 / 20:38
  • 8468
  • 78
Работа на EXPO. «Улыбайтесь, вы – лица Казахстана»

Работа на EXPO. «Улыбайтесь, вы – лица Казахстана»

Продление перерывов, втыки от менеджеров, борьба за стенды, кучкования, как мы друг-друга прикрывали, защищали от гостей. Все эти события доставляли радость, и каждый день на работу я приходила...
madiNAtty
14 окт. 2017 / 22:34
  • 5881
  • 22
«Bank RBK» банкрот? Почему мы не можем распоряжаться собственными же деньгами?!

«Bank RBK» банкрот? Почему мы не можем распоряжаться собственными же деньгами?!

Мы не можем выдать зарплату, оплатить по счетам или как-то иначе распорядиться нашими же деньгами! У физ.лиц, насколько мне известно, ситуация не лучше - при нас люди не могли снять свои деньги с депозитов.
daniyar4422017
13 окт. 2017 / 15:46
  • 3316
  • 12
«Что дали задом?» Родительский чат в WhatsApp покорил Интернет

«Что дали задом?» Родительский чат в WhatsApp покорил Интернет

Чат дагестанских родителей в WhatsApp стал популярным в Интернете. Кто-то записал общение родителей в мессенджере и после опубликовал в Твиттере.
tala03
12 окт. 2017 / 15:10
  • 3300
  • 12
Я четко помню тот день, когда мне позвонили друзья и сообщили: «Она выходит замуж»

Я четко помню тот день, когда мне позвонили друзья и сообщили: «Она выходит замуж»

У нас была особенная атмосфера, мы постоянно были вместе, читали треки, летом часто поднимались в горы. Гуляли пешком по ночному городу, иногда до утра. Снимали хату и представляли совместную жизнь...
Dominator-kz
14 окт. 2017 / 22:29
Отчего в Казахстане предвзятое отношение к отечественному продукту?

Отчего в Казахстане предвзятое отношение к отечественному продукту?

Вы когда-нибудь пользовались казахстанской косметикой? Я тоже нет, поэтому сразу же откликнулась на приглашение своего фейсбук-френда протестировать отечественные крема… из Степногорска.
Shimanskaya
16 окт. 2017 / 11:32
  • 2503
  • 29
Когда почти все уехали в «А-города», стоит ли жить в Шымкенте?

Когда почти все уехали в «А-города», стоит ли жить в Шымкенте?

Город имеет особую ауру - очень густая энергетика, думаю, это от того, что он со всех сторон окружен "местами силы". Шымкент напоминает мне старенького доброго мудрого дедушку-аксакала.
Bonittta
13 окт. 2017 / 15:15
О проститутках, ЗППП и других сексуальных страстях

О проститутках, ЗППП и других сексуальных страстях

У меня обширный сексуальный опыт, и я этим не хвастаюсь. Будь у меня возможность, променял бы это всё на одного партнёра. Но так как с личной жизнью не заладилось, а секс я очень люблю, то приходилось изворачиваться.
bez_prav
вчера / 18:01
«На пути к успеху всей семьей»: как супруга Кайрата Нуртаса наконец вышла в свет

«На пути к успеху всей семьей»: как супруга Кайрата Нуртаса наконец вышла в свет

Зачастую казахские селебрити выходя в свет, привлекают внимание и обьективы камер только к своей персоне, оставляя свои вторые половинки в тени неизвестности.
gulshat87
13 окт. 2017 / 17:56
  • 1905
  • 6