• 36873
  • 11
  • 3
Нравится блог?
Подписывайтесь!

На что нужно обращать внимание при выборе системы электронного документооборота?

Рассмотрим основные классы систем:

  • системы автоматизации делопроизводства и документооборота;
  • системы управления потоками работ;
  • системы организации и управления архивами документов;
  • системы электронного управления документами.

Каждая система решает определенный класс задач. К примеру, от системы автоматизации делопроизводства не следует ждать полноценной маршрутизации потоков работ.

Особого упоминания заслуживают системы класса ERP. Распространено ошибочное мнение, что ERP-системы решают все проблемы документооборота. Это не так — ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение — интеграция ERP-системы и системы автоматизации ДОУ.

Каждый производитель систем считает, что его продукты самые функциональные, самые удобные и самые эффективные. Часто бывает и так — заказчик приходит со вполне определенной проблемой, выслушав которую производитель говорит о своей суперсистеме, которая враз решит и эту, и все другие проблемы. В результате заказчик тратит (зачастую немалые) деньги на внедрение системы автоматизации и не получает того, чего хотел. При этом программный продукт мог быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

С учетом вышесказанного рекомендуется следующее:

Определитесь, какого рода задачи вы хотите поручить системе автоматизации. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс нужной системы, то лучше обратиться за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и в интернете.
Определив, систему какого класса нужно искать, изучите по возможности все предложения, выбирайте системы с необходимым вам функционалом, но те, которые в дальнейшем можно будет расширить за счет добавления новых возможностей.
Обратитесь к техническому специалисту. Возможности системы во многом определяются программно-аппаратной платформой, на которой система будет эксплуатироваться.

Выбирайте системы, которые легко настраиваются, расширяются, масштабируются и удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.
Проверьте систему в действии. Наверняка у производителя есть демо-версия или вариант поставки с оценочными лицензиями — установите систему у себя и проверьте ее в действии до того, как будете покупать. Некоторые производители в период оценки осуществляют бесплатную техническую поддержку.
Не обязательно сразу приобретать мощную дорогую систему. Процесс автоматизации организации может происходить поэтапно — сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Говоря коротко, перед приобретением системы документооборота определите класс необходимой системы и требуемый функционал, а в случае сложности самостоятельного выбора обратитесь к консультанту.

synconsult
1 ноября 2012, 14:58
334

Загрузка...
Loading...

Комментарии

Оставьте свой комментарий

Спасибо за открытие блога в Yvision.kz! Чтобы убедиться в отсутствии спама, все комментарии новых пользователей проходят премодерацию. Соблюдение правил нашей блог-платформы ускорит ваш переход в категорию надежных пользователей, не нуждающихся в премодерации. Обязательно прочтите наши правила по указанной ссылке: Правила

Также можно нажать Ctrl+Enter

Популярные посты

Узаконенное варварство в стране, принимающей «EPXO». Еще далеко нам до «топ-30 развитых стран»

Узаконенное варварство в стране, принимающей «EPXO». Еще далеко нам до «топ-30 развитых стран»

В продвинутых государствах едва ли поймут, почему в столь развитом, успешном и преуспевающем Казахстане от имени и по заданию властей творятся такие зверства над животными.
openqazaqstan
24 мая 2017 / 12:12
  • 10068
  • 98
Поддержим пенсией жиреющие банки! На что казахстанцам разрешат досрочно тратить свои накопления в ЕНПФ

Поддержим пенсией жиреющие банки! На что казахстанцам разрешат досрочно тратить свои накопления в ЕНПФ

Со стороны ЕНПФ в очередной раз прозвучало крайне неоднозначное заявление, от которого, на наш взгляд, лучше было бы воздержаться.
openqazaqstan
23 мая 2017 / 11:08
  • 9359
  • 32
Казком берет комиссии за оплаты по карте. Почему на это закрывают глаза Visa и MasterCard?!

Казком берет комиссии за оплаты по карте. Почему на это закрывают глаза Visa и MasterCard?!

Покупаешь в супермаркете продукты на 5000 тенге и банк забирает себе еще 30-50 тенге. То есть, продукты обошлись уже не в 5000, а в 5050 тенге.
ValentinaVladimirska
25 мая 2017 / 22:56
  • 7266
  • 21
Вырубка деревьев в Алматы под БРТ. Проект уже нанес городу экологический ущерб

Вырубка деревьев в Алматы под БРТ. Проект уже нанес городу экологический ущерб

Как ранее уже сообщалось из-за строительства БРТ в Алматы пострадают значительное количество деревьев. На прошлой неделе вырублены первые вязы и клён, - под расширение проезжей части на улице...
SKYFALL
24 мая 2017 / 17:20
  • 6375
  • 12
Системная коррупция стала главной угрозой для Казахстана. У нас воруют миллиардами

Системная коррупция стала главной угрозой для Казахстана. У нас воруют миллиардами

Коррупционные отношения вышли на такой уровень, что они уже начинают дискредитировать всю систему управления.
openqazaqstan
вчера / 13:45
  • 4821
  • 26
Что бы ни сделал пешеход – все равно водитель сядет

Что бы ни сделал пешеход – все равно водитель сядет

Вопрос о равной ответственности водителя и пешехода при наезде на последних, только-только начинают обдумывать в высоких кабинетах. Но, пока государственные головы думают, водители продолжают...
Mirogloff
22 мая 2017 / 23:29
  • 4879
  • 32
Пока полицейские будут прощать, им будут бить и по чести, и по лицу

Пока полицейские будут прощать, им будут бить и по чести, и по лицу

Судья Алмалинского районного суда Куаныш Арипов ломает стереотипы отношения граждан к представителям Фемиды. Напавшему на полицейского экс-сотруднику алматинского акимата он назначил наказание выше...
Mirogloff
24 мая 2017 / 16:41
  • 3404
  • 9
Да-да, я знаю, пора выходить замуж. Есть ли у меня еще время и, пожалуйста, уточните сколько?

Да-да, я знаю, пора выходить замуж. Есть ли у меня еще время и, пожалуйста, уточните сколько?

Итак давайте сразу начистоту. Мне 29. Не замужем, никогда не была, детей нет. В душе я совсем не чувствую этот возраст. Каждый раз когда задумываюсь об этом больше чем на 3 минуты, меня накрывает...
user2017
23 мая 2017 / 10:57
Аблязов загробным голосом декларирует «ДВК-2». Монолог обиженного человека

Аблязов загробным голосом декларирует «ДВК-2». Монолог обиженного человека

Последний монолог Аблязова о «продолжении борьбы с режимом» и «ДВК-2», при всём желании, не выглядел как какой-то политический манифест.
openqazaqstan
25 мая 2017 / 13:53
  • 2774
  • 60