• 36873
  • 11
  • 3
Нравится блог?
Подписывайтесь!

Когда и почему нужно внедрять системы электронного документооборота?

На сегодняшний день автоматизация документооборота так же необходима, как и автоматизация бухгалтерского учета. Причин этому множество. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись дорого.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

  • документы теряются;
  • накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
  • документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
  • тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
  • создается несколько копий одного и того же документа — на бумагу и копирование документов тратится немало средств;
  • на подготовку и согласование документов также тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота не только позволит решить все эти проблемы, но и:

  • обеспечит слаженную работу всех подразделений;
  • упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
  • повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
  • повысит оперативность доступа к информации; · позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

В чем специфика внедрения системы электронного документооборота в государственных учреждениях?

Специфика внедрения СЭД в государственных учреждениях заключается в том, что эти структуры принципиально подготовлены к использованию систем электронного документооборота. В этих учреждениях уже есть сложившиеся правила по делопроизводству и документообороту, которые определяются как соответствующим нормативными документами и стандартами, так и внутренними инструкциями и положениями. В большинстве случаев руководство понимает преимущества упорядоченного делопроизводства, и все дополнительные возможности, которые дает использование электронного документооборота, для него очевидны.

При работе с коммерческими организациями складывается обратная ситуация. В большинстве организаций просто нет сложившихся понятий о делопроизводстве и документообороте, нет подготовленной методической базы. В основном, все делопроизводство сводится к учету входящей и исходящей корреспонденции и к учету финансовой документации на уровне бухгалтерии. Все остальные процессы носят спонтанный характер, привязанный к конкретному событию. В итоге работа по внедрению СЭД в коммерческих организациях начинается с упорядочивания бизнес-процессов.

synconsult
1 ноября 2012, 14:56
382

Загрузка...
Loading...

Комментарии

Оставьте свой комментарий

Спасибо за открытие блога в Yvision.kz! Чтобы убедиться в отсутствии спама, все комментарии новых пользователей проходят премодерацию. Соблюдение правил нашей блог-платформы ускорит ваш переход в категорию надежных пользователей, не нуждающихся в премодерации. Обязательно прочтите наши правила по указанной ссылке: Правила

Также можно нажать Ctrl+Enter

Популярные посты

Узаконенное варварство в стране, принимающей «EPXO». Еще далеко нам до «топ-30 развитых стран»

Узаконенное варварство в стране, принимающей «EPXO». Еще далеко нам до «топ-30 развитых стран»

В продвинутых государствах едва ли поймут, почему в столь развитом, успешном и преуспевающем Казахстане от имени и по заданию властей творятся такие зверства над животными.
openqazaqstan
24 мая 2017 / 12:12
  • 9870
  • 98
Поддержим пенсией жиреющие банки! На что казахстанцам разрешат досрочно тратить свои накопления в ЕНПФ

Поддержим пенсией жиреющие банки! На что казахстанцам разрешат досрочно тратить свои накопления в ЕНПФ

Со стороны ЕНПФ в очередной раз прозвучало крайне неоднозначное заявление, от которого, на наш взгляд, лучше было бы воздержаться.
openqazaqstan
23 мая 2017 / 11:08
  • 9274
  • 32
Казком берет комиссии за оплаты по карте. Почему на это закрывают глаза Visa и MasterCard?!

Казком берет комиссии за оплаты по карте. Почему на это закрывают глаза Visa и MasterCard?!

Покупаешь в супермаркете продукты на 5000 тенге и банк забирает себе еще 30-50 тенге. То есть, продукты обошлись уже не в 5000, а в 5050 тенге.
ValentinaVladimirska
вчера / 22:56
  • 5718
  • 14
Вырубка деревьев в Алматы под БРТ. Проект уже нанес городу экологический ущерб

Вырубка деревьев в Алматы под БРТ. Проект уже нанес городу экологический ущерб

Как ранее уже сообщалось из-за строительства БРТ в Алматы пострадают значительное количество деревьев. На прошлой неделе вырублены первые вязы и клён, - под расширение проезжей части на улице...
SKYFALL
24 мая 2017 / 17:20
  • 5421
  • 12
Что бы ни сделал пешеход – все равно водитель сядет

Что бы ни сделал пешеход – все равно водитель сядет

Вопрос о равной ответственности водителя и пешехода при наезде на последних, только-только начинают обдумывать в высоких кабинетах. Но, пока государственные головы думают, водители продолжают...
Mirogloff
22 мая 2017 / 23:29
  • 4813
  • 32
Пока полицейские будут прощать, им будут бить и по чести, и по лицу

Пока полицейские будут прощать, им будут бить и по чести, и по лицу

Судья Алмалинского районного суда Куаныш Арипов ломает стереотипы отношения граждан к представителям Фемиды. Напавшему на полицейского экс-сотруднику алматинского акимата он назначил наказание выше...
Mirogloff
24 мая 2017 / 16:41
  • 3324
  • 9
Да-да, я знаю, пора выходить замуж. Есть ли у меня еще время и, пожалуйста, уточните сколько?

Да-да, я знаю, пора выходить замуж. Есть ли у меня еще время и, пожалуйста, уточните сколько?

Итак давайте сразу начистоту. Мне 29. Не замужем, никогда не была, детей нет. В душе я совсем не чувствую этот возраст. Каждый раз когда задумываюсь об этом больше чем на 3 минуты, меня накрывает...
user2017
23 мая 2017 / 10:57
В Алматы доставили чудотворную икону «Умягчение злых сердец»

В Алматы доставили чудотворную икону «Умягчение злых сердец»

Икона "Умягчение злых сердец" несет особые - сакральные, духовные смыслы. Ее намоленность ощущается даже за те секунды, пока прикасаешься губами к образу.
ValentinaVladimirska
20 мая 2017 / 0:09
  • 3350
  • 0
Системная коррупция стала главной угрозой для Казахстана. У нас воруют миллиардами

Системная коррупция стала главной угрозой для Казахстана. У нас воруют миллиардами

Коррупционные отношения вышли на такой уровень, что они уже начинают дискредитировать всю систему управления.
openqazaqstan
сегодня / 13:45
  • 2574
  • 18