Бизнес встречи зачастую рассматриваются как непродуктивные виды деятельности. И действительно встречи имеют тенденцию быть менее продуктивным заседанием и скорее являются групповым методом решения проблем. Такие встречи стоят многих денег для компании (только представьте себе встречу из 10 человек, каждый имеющий по $100 000 и заседающие вместе в одной комнате на один час, говорящие ни о чём и при этом встреча заканчивается безрезультатно? Это впустую потраченное большое количество денег). Чтобы смягчить такие негативные последствия и облегчить эффективность встречи, предпочтительнее будет понять динамику проведения продуктивной и успешной встречи, результатом которой была бы показательная отдача.
Moomkin.kz подготовил перечень лучших испытанных проверенных методов проведения успешной встречи.
1. Действительно ли необходима эта встреча?
Перед планированием встречи сначала определите вопросы для обсуждения. Определите варианты для программирования встречи (например, отправка электронной почты, звонки и т.д.)
2. Планирование – решающий момент
Продуктивные встречи это результат тщательного планирования. Удостоверьтесь в отправке всей вспомогательной информации всем участникам заранее. Получите подтверждение от всех ключевых акционеров, чтобы не производить отмену в спешке в последнюю минуту. Помните, что лучшие шансы в том что ваша встреча будет иметь успех зависит от того насколько вы организованны.
3. Правильно организуйте логистику – подходящее Время и Место для встречи
Это очень важные моменты в проведении продуктивной встречи, так как это задаёт тон самой встрече. Выберите подходящее время встречи не слишком рано утром, не сразу же после обеда и не поздно вечером. Организуйте просторную комнату встреч таким образом, чтобы участникам не было тесно. Проверьте проектор и другое техническое оборудование заранее чтобы удостовериться, что во время встречи не будет никаких поломок.
4. Начинайте вовремя
Всегда начинайте встречу вовремя иначе вы можете быть внезапно вовлечены в какие-либо дискуссии. Любое откладывание создаёт впечатление, что повестка дня встречи несерьёзная и поэтому люди могут воспринять её как неофициальную. Будьте непоколебимы в том, чтобы начать встречу вовремя и это будет гарантировать вам уважение другими ваших будущих встреч.
5. Имейте в наличии дополнительных выступающих.
Некоторые люди ни когда не приходят подготовленными к встрече и затем выбегают в спешке чтобы распечатать повестку дня или взять блокнот с ручкой для записей. Имейте при себе дополнительные копии повестки дня, документы или модули, немного бумаги или блокноты вместе с ручками/карандашами для записей. Не давайте возможности аудитории прерывать встречу, они будут прикованы вниманием к дискуссии и встреча будет успешно проведена.
6. Назначьте Модератора (Ведущего)
В идеале человек, который организует встречу должен управлять встречей согласно повестке дня, однако если это не так, тогда удостоверьтесь что есть кто-то кому поручено это задание. Следование повестке важно для полной отдачи каждого.
7. Назначьте Стенографиста
Читайте дальше на www.Moomkin.kz