В минувшую пятницу - 25 ноября - в Алматы в рамках первого PR-марафона прошли сразу две PR-мастерские - "Event management в PR" и "Интегрированные маркетинговые коммуникации".
Итогам работы первой мастерской и посвящен настоящий материал.
Что такое "фасилитация" и как, применив мозговой штурм, не дать сотрудникам/клиентам уснуть во время собрания или презентации стратегически значимой информации? О каких технологиях организации успешного мероприятия PRщикам нужно знать и уметь применять их на практике? Ответы на эти и другие вопросы в своих презентациях дали российские специалисты на встрече с казахстанскими практикующими PR-специалистами, посетившими второй день PR Event 2011.
Основными выводами и советами спикеров по теме мы поделимся в этом посте. Подробнее с каждой из презентаций спикеров PR Event 2011, разрешенных к публикации, вы сможете ознакомиться уже на следующей неделе - сразу после завершения PR-марафона. Мы разместим их на сайте мероприятия, а также своем корпоративном веб-ресурсе.
На фото в экране телевизора спикер мастерской по PR Event 2011 - Александр Дудоров, фасилитатор, бизнес-тренер, коуч консалтинговой компании “Имидж Персонал” (Россия)
Так о чем же поведал Александр Дудоров во время своего мастер-класса?
Во-первых, он рассказал о том, что такое фасилитация, и как PRщик может и должен это использовать:
Фасилитация – это профессиональная организация групповой работы, направленная на достижение группой поставленных целей, при максимальной вовлеченности и заинтересованности участников. Фасилитатор при этом - словно дирижер, он руководит всем процессом, но мало влияет на его результаты, не высказывает и не навязывает своего видения решения проблемы.
Так, каковы основные трудности групповых обсуждений и совещаний, которые наверняка возникают в практике PR-специалистов? На взгляд Дудорова, их несколько:
1) неподготовленность встречи и слабая проработанность программы;
2) непрофессиональное ведение группового обсуждения;
3) кто-то говорит много, а другие отмалчиваются;
4) забалтывается программа, участники переключаются на смежные или отвлеченные вопросы;
5) выяснение отношений между участниками;
6) тратится очень много времени;
7) решения не принимаются;
8) участники чувствуют неэффективность и неудовлетворенность…
Чтобы увеличить производительность, эксперты советуют работать в трех направлениях: а) скорость, б) креативность, в) эффективность.
СКОРОСТЬ. Можно сделать больше — за меньшее время, если:
* снять барьеры к пониманию
* создать продуктивную рабочую среду
* сфокусироваться на ключевых вопросах
* сказать "нет" — отклонению от темы и конфликтам
* быстро продвигаться даже в сложных темах.
КРЕАТИВНОСТЬ. По словам Дудорова, фасилитация позволяет освободиться от формальностей, выйти за рамки рутины и расширить горизонты мышления:
* стимулируя творчество участников
* визуализируя процесс
* настойчиво, шаг за шагом продвигаясь по проблемам и вариантам решений, попутно преодолевая все возможные трудности обсуждения
* генерируя выдающиеся идеи и практические решения
ЭФФЕКТИВНОСТЬ. Если процесс обсуждения организован эффективно, то повышается качество результатов. Как результат:
* Все умы включаются в работу и вносят свой вклад в итоговый результат
* Интерактивный рабочий процесс позволяет добиться максимума с любой группой и в любой ситуации
* Создаются действенные идеи, решения и планы
* Участники осознают, что результаты проделанной работы принадлежат им
Итак, где же можно применить фасилитацию? На совещаниях; в рабочих и проектных группах; на конференциях; при планировании проектов и проч. мероприятиях, где люди не должны засыпать, а наоборот - принимать самое активное участие в обсуждениях и принятии решений.
Часто совещания компаний уходят "в никуда", - Александр Дудоров. - Потому очень важно продумывать и фасилитировать подобные мероприятия
Теперь поговорим об использовании такого инструмента, как мозговой штурм. Термин, который все слышали и наверняка применяли в своей практике.
Оказывается, существует целый Путь проведения МОЗГОВОГО ШТУРМА. Он включает 7 шагов:
1) Ориентация.
2) Определение проблемы
3) Генерация идей
4) Анализ идей
5) Поиск возможностей для реализации
6) Подведение итогов
7) Анализ и сортировка полученной информации.
Согласно канонам Классического Мозгового Штурма, нужно распределить роли в команде, которые, к слову, в дальнейшем могут быть перераспределены: Coordinator (координатор), Shaper (формирователь), Implementer (конструктор), Monitor-evaluator (наблюдатель, оценщик), Plant (строитель), Сompleter-finisher («отделочник»), pecialist (специалист). После - каждому из них нужно дать по очереди высказать каждому свои идеи.
При этом, как подчеркивает Дудоров, есть свои правила проведения мозгового штурма. Они следующие:
* Может быть только один модератор (ведущий)
* Только позитивные предложения. Нет критике!
* От участников допускаются любые (по степени обоснованности) идеи
* От них нужно требовать краткость в презентации идеи (1 – 1,5 минуты максимум)
* Нельзя перебивать выступающего
* Нужно пресекать любые попытки вести параллельные дискуссии!
* При этом ВСЕ идеи нужно записывать (например, на флипчарте) или фиксировать с помощью регистратора или диктофона.
Наверняка среди выработанных предложений будет немало полезных и практически применимых идей!
Спасибо автору презентации - А. Дудорову! Следующие материалы с PR Event 2011 в наших следующих материалах