Предыстория вопроса.
Карагандинская ОУНБ им. Н.В.Гоголя сегодня является одной из наиболее автоматизированных библиотек Казахстана. В 1997 библиотека в числе первых организовала новое структурное подразделение – отдел автоматизации.
Далее вся работа по автоматизации библиотечно-информационных процессов была связана с развитием техники, созданием локальной сети, подключением к электронной почте и сети Интернет, обучением персонала.
С помощью программистов фирмы «Диалог» в 1992 году были сделаны попытки по созданию самостоятельной автоматизированной информационно-библиотечной программы. Отделом комплектования с карточного каталога было введено 40 тыс. библиографических записей, создан справочник ББК. Затем последовал переход на программный продукт АБИС НБ МГУ «Библиотека 4.02». Создание электронного каталога пришлось начать с «нуля». Для координации работы была создана рабочая группа. Учитывая ошибки прошлых лет, было принято решение создавать поисковый образ непосредственно с документа, de visu. Но только с приобретением Республиканской автоматизированной библиотечной информационной системы (РАБИС) процесс создания электронного каталога встал на прочную основу. Результатом этой работы стал электронный каталог, который совместил в себе многие функции: учетную, поисковую, информационную. Созданы базы данных «Книги», «Статьи», «Краеведение», «Периодика», «Иностранные», «CD-Rom», «Редкий фонд», «Экология», «Авторефераты», «Профессионал». Началась работа по созданию полнотекстовой базы данных «Сарыарқа». Пользователь получил возможность оперативного многоаспектного поиска: по ключевым словам, автору, заглавию и т.д.
Все эти усилия были направлены на создание единой автоматизированной библиотечно-информационной системы ОУНБ им. Н.В. Гоголя. Сегодня компьютерный парк машин объединен в локальную вычислительную сеть. Техническое оснащение библиотеки предопределило следующую организацию информационной системы:
1) серверная часть;
2) служебная часть (рабочие станции сотрудников);
3) пользовательская часть (рабочие станции пользователей).
Два сервера работают под управлением Microsoft Windows 2003 Standard Edition, 4 рабочие станции, адаптированные под серверы под управлением Microsoft Windows 2000 Server.
Каждое рабочее место автоматизировано, с 24 рабочих станций возможен выход в Интернет по широкополосному каналу. Для самостоятельной работы пользователей в открытом доступе находятся 17 рабочих станций. В 2010г. внедрена беспроводная технология широкополосного доступа к интернет на основе технологии WiMax с точкой доступа WiFi для пользователей Американского уголка.
Администрация и заведующие ведущих структурных подразделений пользуются персональной электронной почтой *.karlib.kz. Силами отдела автоматизации создан и самостоятельно поддерживается сайт библиотеки http://www.karlib.kz.
В целях защиты информационной системы библиотеки в 2008 году осуществлен переход на новую версию антивируса DrWeb и организован процесс ежедневного автоматического обновления антивирусных баз и применение централизованных настроек, разработана «Политика безопасности ОУНБ им. Н.В. Гоголя».
Информатизация определяет сегодняшнее развитие библиотеки. Одна из составляющих информатизации – совершенствование электронного каталога и баз данных. Чтобы лучше соответствовать растущим информационным потребностям читателей и стремясь предоставить им, широкий спектр возможностей был проведен анализ рынка программного обеспечения АБИС. Результатом анализа стало решение о приобретении системы автоматизации ИРБИС, поддерживающей традиционные библиотечные технологии и ориентированной на дальнейшее развитие информационных технологий. Таким образом, 2008-2009 годы для библиотеки ознаменовались подготовкой к переходу и переходом на новую АБИС. Много времени заняла предварительная работа: для тестирования системы на рабочих станциях (автоматизация, комплектование, ибо) была установлена демо-версия программы; написана программа-конвертор для переноса данных из РАБИС в ИРБИС. При создании конвертора возникли проблемы, связанные с несоответствием записей Электронного Каталога библиотеки требованиям формата USMARC, некорректностью заполнения полей, пришлось проанализировать практически каждое поле. Те поля, которые невозможно было исправить программными средствами, приходилось редактировать. Каталогизаторами и библиографами предварительно отредактированы соответствующие базы данных «Книги», «Статьи», классификаторы ББК.
После конверсии баз данных «Книги», «Статьи» последующая доработка, например, привязка аналитического описания к источнику, проводилась сотрудниками соответствующих подразделений.
Первоочередная задача – конвертация электронного каталога и слияние баз данных – была решена.
Затем последовало поэтапное внедрение АБИС на основе разработанного плана очередности задач. На первом этапе внедрения были решены следующие задачи:
- Модернизация компьютерного парка машин и периферийных устройств.
- Внедрение модулей «Комплектатор», «Каталогизатор», «Читатель» и «Книговыдача», с использованием технологии штрихового кодирования.
- Переход на трехуровневую технологию ввода статей.
В зале каталогов были заменены компьютеры и организован локальный доступ к электронному каталогу библиотеки для 10 АРМ пользователя. На кафедрах выдачи читального зала, абонемента, сектора периодики дополнительно установлены 3 рабочие станции.
В АРМе «Каталогизатор» были перенастроены словари и справочники; настроен принтер для печати каталожных карточек; созданы авторитетные файлы «Предметные заголовки», «Алфавитно-предметный указатель ББК», «Алфавитно-предметный указатель УДК» (на казахском и русском языках); созданы и подключены к рабочим листам классификаторы ББК, УДК с автоматическим определением предметной рубрики по классификации ББК/УДК; автоматизировано формирование авторских знаков на казахском и русском языках; настроены формы статистической отчетности по вводу библиографических записей.
Затем работы продолжились с базой данных «Читатели» – разработан рабочий лист в соответствии с предложенными полями; перенастроены словари и справочники; написана программа генерации, штрих-кода; спроектирован двусторонний читательский билет, с использованием технологии штрихового кодирования; настроен принтер для печати читательского билета; произведена конвертация массива данных читателей из РАБИСа. При создании базы данных «Читатели» учитывалась существующая технология работы с читателем в библиотеке: регистрация, перерегистрация, разграничение прав доступа (абонемент – при наличие прописки, читальные залы – автоматически) и ряд других. На кафедре записи в перспективе установить веб-камеру, чтобы фото не вклеивать на читательский билет, а фотографировать и с помощью драйвера данные автоматически переносить в поле 950: Фотография читателя (фото).
В это же время шло освоение новой для нас трехуровневой технологии ввода статей. До внедрения АБИС ИРБИС ряд библиотечных процессов был автоматизирован. Однако дублировался процесс ввода информации. Так, например, из базы данных «Статьи» библиографические записи, касающиеся карагандинского региона, дублировались в базе данных «Краевед». Поэтому при внедрении АБИС ИРБИС, в первую очередь решалось изменение технологии создания электронного каталога. Технология разработана таким образом, что библиографическая запись, созданная в одном структурном подразделении последовательно дорабатывается другими подразделениями библиотеки. Первоначальная запись на периодические издания и их регистрация возложена на сектор периодики. Отделы библиотеки, участвующие в аналитической росписи статей в готовую библиографическую запись на зарегистрированное издания заносят недостающие данные. Таким образом, ввод аналитического описания статей штрихкодированием енерации последние 5 летлов/газет, лены 2 рабочие станции.
вателя. роены словари справочникирмылассификации осуществляется с привязкой к источнику. налитического описания статей
Имея общую организационно-технологическую схему создания электронного каталога, были разработаны технологические инструкции «Порядок работы каталогизатора при вводе/корректуре данных».
Наиболее трудоемкой работой оказалась адаптация казахского языка. В тесном контакте с разработчиками пришлось формализовать многие процессы, разрабатывать алгоритмы для тех библиотечных процессов, которые на начальном этапе автоматизации не рассматривались (например, выдача подшивки с выбранной статьей, автоматизированное определение авторского знака на казахском и русском языках). Алгоритм выдачи подшивок был включен в очередную версию АБИС ИРБИС.
В процессе адаптации ИРБИС выявились расхождения специфики работы библиотеки и программного обеспечения. Ни одна универсальная АБИС не может полностью учитывать многообразие и сложность традиционных библиотечных процессов без специальной настройки модулей, АРМов и средств ввода-вывода информации. ИРБИС обладает гибкими возможностями формирования статистических отчетов. С их использованием были разработаны формы отчетности по демографическим показателям, показателям посещаемости, книговыдачи и ввода данных, отвечающие требованиям нашей библиотеки.
Сегодня мы вплотную подошли к этапу освоения электронной книговыдачи. Практическая апробация ведется в условиях неполного ввода фонда в электронный каталог. Экспериментальной площадкой для электронной выдачи был выбран читальный зал, так как основной массив активной части книжного фонда введен. В течение года сотрудники обслуживали читателей в двух режимах:
- Выдача/возврат литературы посредством скоростной электронной книговыдачи;
- Выдача/возврат литературы традиционным способом.
- В результате эксперимента выявлено, что для полномасштабного внедрения автоматизированной книговыдачи необходимо:
- Поэтапное внедрение автоматической книговыдачи на всех точках обслуживания пользователей.
- Введение технологии электронного заказа и бронирования литературы.
- Для контроля качества обслуживания – оборудование дополнительного рабочего места библиотекаря, выполняющего функцию проверки сведений о выдаче/возврате литературы в электронных формулярах пользователей.
- Для реализации потенциала новых программных возможностей – наращивание темпов ретроввода активной части фонда библиотеки.
Библиотека – это интеллектуальный посредник, которая отбирает, организует, хранит информацию и обеспечивает к ней доступ. Безусловно, новая программа – это новая философия, иное видение и подход к привычным библиотечным процессам. Изменение стереотипов работы влечет за собой необходимость преодоления психологического барьера не только у сотрудников перед нововведением, но и у пользователей. Из опыта работы, очевидно, что все возможности АБИС сами по себе в отрыве от пользователей мало что значат. Поэтому перед нами стоит достаточно сложная задача – донести до каждого пользователя возможности системы и научить ими пользоваться. И второе, возможно, путь, пройденный нами, будет полезен нашим коллегам, перед которыми стоит выбор приобретения новой АБИС.