Білгенге маржан

Bakhyt Asenova 2011 M08 26
3078
0
17
0

Баспасөз хатшысының атқаратын қызметі Бүгінгі танда әрбір ірі компанияда баспасөз хатшысы жұмыс істеп отырғанын байқаған да шығармыз. Негізінен, мекеменің беделін,имиджін қалыптастыратын да осы...

Баспасөз хатшысының атқаратын қызметі

Бүгінгі танда әрбір ірі компанияда баспасөз хатшысы жұмыс істеп отырғанын байқаған да шығармыз. Негізінен, мекеменің беделін,имиджін қалыптастыратын да осы баспасөз хатшысы болып табылады.

Қазір заман талабына сай баспасөз хатшысы – жақсы маман ретінде стратегиялық жағынан мықты саясаткер бола білуі қажет. Ол – ресми, бейресми құжаттарды рәсімдеуді, келіссөздер жүргізуді, БАҚ-ты ақпараттандыруды, лауазымды тұлғалармен әңгімелесуді басты назарға алып, өз жұмысын тиянақты, аса жауапкершілікпен атқарғанымен ерекшеленетін тұлға.

Осы тұрғыдан алғанда, баспасөз хатшының атқаратын қызметін 3 негізгі бөлімге бөлуге болады:

  • Ақпараттық
  • Қоғамдық-саяси
  • Басқарушылық
 

-          Ақпараттық қызметке баспасөз хатшының өз мекемесіне байланысты барлық ақпараттарды иелену процессі, қажет болған мәліметтерді БАҚ өкілдеріне тарату ісі жатады.

«Ақпарат берушілер жүйесін» жасау.

Ақпарат жинап, оны БАҚ-қа жеткізу  үшін баспасөз хатшыға толып жатқан органдардың, ұйымдардың, компаниялардың, лауазымды қызметкерлердің, танымал адамдардың т.б. телефон нөмірлерінің тізімі қажет. Маңызды мәлімет беретін адамдармен, сонымен қатар ақпаратпен айналысатын тілшілермен үнемі қарым-қатынаста болған жақсы. Олармен ақпарат алмасып отырған  баспасөз хатшының жұмысы жемісті болары анық.

Тағы бір ескеретін жайт – ол түрлі құжаттармен, материалдармен жұмыс істеу мәселесі.  Яғни заңдар, жарлықтар, қаулылар, шешімдер, куәліктер, зерттеу нәтижелері, баяндамалар ғана емес, баспасөз мәлімдемелері мен БАҚ материалдары әрдайым баспасөз хатшысының көмекші құралдары болмақ. Сондықтан да осының барлығын баспасөз хатшысы жіті қадағалап отырған жөн.

-          Қоғамдық-саяси қызметі – қоғамның назарынан тыс қалмау, яғни әлеуметтік топтардың мүдделерін қалыптастыру мақсатында мекеменің саяси функцияларын айқындау және оның ішкі/сыртқы жүйесін анықтау сияқты жұмыстар қарастырылады.

-          Басқарушылық қызметі – мекеменің жұмысын үнемі нысаналы түрде үйлестіріп отыруды талап ететін құбылыс ретінде қабылданады.

 

Аталмыш қызметтер тізбегін баспасөз орталығы арнайы маркетингтік жоспар арқылы жүзеге асырса, сол мекеменің беделі жоғарылайтыны сөзсіз. Бұл орайда маркетингтік жоспар – негізгі қалаушы құжат ретінде тіркеледі. Онда кім, не, қашан, қайда және қалай істеуі керектігі анықталады. Ірі компанияларда бұл маркетингтің процесс баспасөз орталық бөлімшелермен бірлесе қимыл жасауды талап етеді.

Содан болар, шетел ғалымдардың көбісі баспасөз хатшысын пиар-менеджерге балайтыны бекер емес сияқтанады.

Әрбір пиар-менеджерге немесе баспасөз хатшысыға өзінің басқару міндетіне жатпайтын көптеген істерді атқаруына тура келеді. Алайда, барлық баспасөз хатшылар үшін, олардың қызмет орнына қарамастан, ортақ қызмет міндеттері болады.

Біріншіден, баспасөз хатшы мекеменің мақсатын орындайды, сол мақсатын орындау үшін не істеу керектігін ойластырады, нақты міндеттерді айқындап, оны жүзеге асыруды қамтамасыз етеді.

Екіншіден,баспасөз хатшы – ұйымдастырушы. Ол жұмыстарды жүйлеп, бөледі, қажетті ұйымдық құрылымды құрады, басшысының жүгін жеңілдетеді.

Үшіншіден, баспасөз хатшы тиісті адамдармен тығыз байланыс орнатады. Ол мекеме ұжымындағы барлық адамдармен тіл табысып, тұрақты байланыс орнатып, жұмысты жүйелеуге тырысады.

Төртіншіден, баспасөз хатшы ұйымның іс-әрекетін талдайды, нормаларды белгілейді.

Ірі компаниялардың баспасөз хатшысылары жоғарыда аталған қызметтерді міндетті түрде атқаруы тиіс.

Баспасөз хатшылық шеберліктің маңызды жақтарының бірі – келіссөз жүргізе білуі. Әріптесінің мүддесін өз мүддесіне сәйкестендіре білетін өнері болуы тиіс.

Шетел ғалымдардың пайымдаулары бойынша, келіссөзді ойдағыдай жүргізе білу шеберлігі төрт кезеңнен тұрады:

  1. Өз ұйымыңның мұқтаждығы мен мекеме қызметкерлердің мүддесі үшін келісім жасайтын адамдар арасында тепе-теңдік қарым-қатынас орнату.
  2. Өзің келісім жүргізетін жақты ұнататындығыңды, оның пікірлерін ескеретіндігіңді білдіру.
  3. Келісім кезінде қайшылық туа қалған жағдайда айқын позиция ұстану. Мұндайда «Мен бұған келісе алмаймын», - деп айтуды үйрену және де не себепті келісе алмайтындығынды айқын түсіндіруге дағдылану.
  4. Өзіңізбен әңгімелесіп отырған адамның басқа мәдени дәстүрде тәрбиеленуі мүмкін екендігін ұмытуға болмайтындығын әрдайым ескеру. Проблеманы шешудің американдық жолы – бірден-бір дұрыс жол деп ойлауға болмайды. Әңгімелесушіге өктемдік ету – келісім жүргізудің тұрпайы әдісі болып табылатындығын ұмытпау.

Ал енді күнделікті тұрмыста баспасөз хатшысы не істейді?

  • БАҚ өкілдерімен байланыс орнатады;
  • Өз мекеменің жұмысымен таныстырады, яғни көпшілікке ұсынуды жөн көрген ақпараттарды баспасөз басылымдарына таратады, оның жариялануын қадағалайды;
  • Ақпараттық пакет дайындайды;
  • Түрлі пресс-конференциялар, сонымен қатар сұхбат ұйымдастырады;
  • Өз мекеме басшысын болатын немесе болған жайттар туралы ақпараттандырады;
  • Бастығының сөйлеу мәтінің әзірлейді;
  • Ұйымдастырған шараға түгелімен жауап береді.

Міне, осындай жұмыстарды атқара отырып баспасөз хатшысы өзінің күнделікті міндеттерін айқындап алады.

  • Осы жерде бір мағлұмат беріп кетсем: Баспасөз хатшысының күнделікті міндеттер кестесі Америкада «doing the boxes» деп аталады.

Стивен Хесс «Связь между правительством и прессой» атты кітабында білікті баспасөз хатшысы қандай қасиеттерге ие болу керек екенін атап көрсеткен еді. Олар төмендегідей:

-          Шыдамдылық,төзімділік, ізеттілік, табандылық – ең бастысы;

-          Есте сақтау қабілетінің жақсы жетілуі, әр нәрсеге қызығушылық танытуы, адамның психологиясын түсінуі, алдағы болатын құбылыстар мен келіссіз жағдайларды болжай алу және оларды алдын-алу шараларын қарастыру.

 

Баспасөз хатшының тағы бір түрі десек те болады. Ол пресс-атташе. Біз білетіндей, шетел баспасөзбен тығыз байланыста болатын маман.

Атқаратын қызметі:

1. Дипломатиялық тәртіпке сай жұмыс істей отырып халықаралық қатынас орнату;

2. Елдің салт-дәстүрімен таныстырып шетел журналистерге сол жайында дұрыс сілтеме беріп ақпараттандыру;

3. Басқа елдің баспасөзін саралап, оны үнемі бақылап отыру;

4. Шетел саясатына қадағалау жасау, белгілі бір қорытындыға келу.

5.  Жасаған жұмысына міндетті түрде сараптама жасап өз алдына және өз еліне есеп беру.

Көбіне ірі шараларда пресс-атташенің қызметі зор. Шетел мемлекеттермен байланыс жасайтын көпір іспеттес. Аймақтық шиеленістерде де пресс-атташенің атқарар жұмысының жүгі ауыр болып келеді.

Баспасөз хатшы қызметінің функциялық мазмұны

Құраушы функция

Берілген функцияны атқару үшін іс-әрекеттер

Мақсатты белгілеу

Мекеменің келешектегі жағдайын болжамдау

Стратегиялы талдама

Мақсатқа жету үшін әдістерді анықтау

Жұмысты жоспарлау

Нақты орындаушы жұмысын белгілеу

Жұмысты жобалау

Орындаушылардың жұмыс міндеттерін саралау

Жұмысқа ынталандыру

Қызметкерлерге мақсатты бағытталған ықпал жасау

Жұмысты ұйымдастыру және үйлестіру

Орындаушылардың келісімді күш салуы

Жұмысты есептеу және қадағалау

Нәтижелерді өлшеу және оларды талдау

Жұмысты бақылау

Нәтижелерді мақсаттармен салыстыру

Қайта байланыс

Мақсаттарды сәйкестендіру және түзету

 

Баспасөз хатшыларға тиімді маркетингтік шаралар үшін талдау, жоспарлау, жүзеге асыру және бақылау процестерінде әр түрлі ақпараттар қажет.

 

Көбіне баспасөз қызметінде ақпаратты бірінші ретті және екінші ретті деп бөлетінін білеміз.

Бірінші ретті ақпарат бұл нақты мәселені шешу үшін арнайы сырттай зерттеу жүргізу нәтижесінде жиналған мәліметтер дейміз.

Екінші ретті ақпарат бұл басқа бір мақсаттар үшін алдын-ала жиналған мәліметтер болады. Екінші ретті ақпараттың шығу көздері екіге бөлінеді: ішкі, яғни мекеме құжаттары және сыртқы.

Екінші ретті ақпараттың негізгі сыртқы дереккөздері:

  • ұлттық және халықаралық ұйымдардың жарияланымдары;
  • мемлекеттік органдардың, министрліктердің жарияланымдары;
  • кәсіптік мекемелер және түрлі бірлестіктер туралы ақпараттар тізбегі;
  • статистикалық ақпарат жиыны;
  • салалық фирмалардың және бірлескен кәсіпорындардың есеп берулері мен баспа материалдары;
  • кітап,журнал, газет тігінділері;
  • ғылыми зерттеу, жоба институттардың жарияланымдары, қоғамдық ұйымдардың,симпозиумдардың, конгресс және конференциялардың жарияланған материалдары;
  • прайс-парақтар, каталогтар;
  • консалтинг ұйымдардың материалдары.

Бұл екінші ретті ақпарат негізінде зерттеу жұмысын орындау, көбінесе жазбаша сипатқа ие болғандығын ескеріп, оларды кабинетті деп атаған болатын.

Баспасөз хатшының бірер міндеттеріне тоқталсақ.

Жұмысты жобалау.

Жалпы жұмыс түсінігі ұйымның іс-әрекет ету жағын білдіреді. Ал жұмысты жобалау алдағы істелінетін жұмыстың дизайны болып табылады. Ұйымның қандай да бір тапсырмасын шешу кезеңінде анықталған жұмыс түрі пайда болады. Осы мезеттен жұмысты жобалау процесі басталады. Процесті жүзеге асыру кезінде туындайтын қиыншылықтар көрінісі пайда болуы мүмкін. Осы тұста оның алдын алу шараларын қарастыру ең маңыздысы. Сондықтан да баспасөз хатшы қандай да бір жұмысты бастамас бұрын оны міндетті түрде жобалап алған дұрыс.

Жұмысты талдау.

Мақсаты – бұл жұмыстың өзінің әділдік көрінісі, оның мазмұны, оған қойылатын талаптар және оның аумағы немесе контексі.

Жұмыс мазмұны берілген аумақта орындалатын жұмыс әрекетін қамтиды.

Жұмысқа қойылатын талаптар: қабілеттілік, білімі, тәжірибесі, денсулығы, тәрбиесі және басқа да индивидтік сапалар.

Жұмыс контексі. Жұмысқа әсер ететін сыртқы факторлар(физикалық, әлеуметтік) және құқық пен жауапкершілік – осылардың барлығы жұмыс контексін біріктіреді.

 

Кез келген мекеме баспасөз хатшысы өз алдына ақпараттық жүйені қалыптастырған жөн.

Ақпараттық жүйе қолданудың негізгі басымдықтары:

-          ұйымдастырылған түрде ақпарат жинау,

-          ақпаратты кеңінен қамту;

-          мекеме қызметіндегі дағдарыстардың бетін қайтару;

-          талдау жылдамдығы;

-          нәтижелерді сыни түрде ұсыну.

 

Жалпы алғанда, баспасөз қызметінің дұрыс жүзеге асуының бір кепілі – техникалық құрал-жабдықтармен қамтамасыз етілуі болып саналады. Сонда ғана жеделділікті талап ететін нарыққа сай қызмет атқарылатын болады.

 

Оцените пост

17