Навык, без которого вы вряд ли сможете прожить в логистике – это умение писать деловые письма. Поэтому сегодняшний пост будет посвящен именно этому.
Отношения между компаниями начинаются и развиваются, базируясь на переписке. От того, были ли соблюдены правила написания писем, были ли произведено должное оформление официального письма, зависит успех этих отношений.
О каких правилах я говорю?
Ведите себя так, чтобы вас было легко понять, не создавайте проблемы другим и не мешайте нормальному диалогу, даже если он ведется посредством электронной почты. Всегда ведите себя так, чтобы не обидеть человека, с которым вы ведете переписку по Интернету.
Особенности написания и оформления:
- Перечитывайте письмо, прежде чем послать его.
- Старайтесь не пользоваться сленгом, сокращениями и смайликами.
Ведь мы говорим об официальном (деловом), пусть и электронном письме. Мы строим серьезные отношения с деловыми партнерами.
- Будьте осторожны с форматированием.
Пользуйтесь черным шрифтом (стандартным) на белом фоне – это оптимальный вариант для переписки. Иначе, рискуете, что ваше письмо будет открыто, без возможности прочтения (если конечно получатель, не захочет обработать его для возможности прочтения).
- Используйте короткие и простые предложения.
И еще несколько полезных советов:
- Обязательно пользуйтесь конкретикой в обращении (в начале письма, в приветствии пишите имя адресата);
- Цель письма не должна скрываться за дебрями текста, поэтому старайтесь СРАЗУ переходить к сути дела;
- Соблюдайте принцип грамотности и логичности.
Иначе, очень тяжело воспринимается информация. А если перейти на все заглавные буквы, то текст вообще будет восприниматься, как сплошной КРИК.
- Отделяйте, с помощью абзацев, или других способов, мысли.
Иначе, рискуете получить не полный ответ на свое письмо.
Существует, определенная форма, и если вам удобно, то вы могли бы придерживаться ее:
1. «Шапка» в корпоративном стиле.
2. Приветствие
3. Содержание, цель обращения
4. Прощание
5. Личная подпись с указанием контактов.
6.Ссылка на сайт компании.
7. Логотип, если это необходимо.
Естественно, вы ее можете подстроить под себя, но на самом деле это очень удобно. Необходимая информация, о контакте (тот же номер телефона) можно легко найти, пообщавшись лишь раз в переписке. Да и ссылкой на сайт вашей компании, вы косвенно ее рекламируете, вот такие «подовдные течения».
Больше по этой теме писать не буду, все мы не дети, и многое понимает без слов. Вот только соблюдаем, лишь частично;)