Умение писать деловые письма

Навык, без которого вы вряд ли сможете прожить в логистике – это умение писать деловые письма. Поэтому сегодняшний пост будет посвящен именно этому. Отношения между компаниями начинаются и...

Навык, без которого вы вряд ли сможете прожить в логистике – это умение писать деловые письма. Поэтому сегодняшний пост будет посвящен именно этому.

Отношения между компаниями начинаются и развиваются, базируясь на переписке. От того, были ли соблюдены правила написания писем, были ли произведено должное оформление официального письма, зависит успех этих отношений.

О каких правилах я говорю?
Ведите себя так, чтобы вас было легко понять, не создавайте проблемы другим и не мешайте нормальному диалогу, даже если он ведется посредством электронной почты. Всегда ведите себя так, чтобы не обидеть человека, с которым вы ведете переписку по Интернету.

Особенности написания и оформления:

  • Перечитывайте письмо, прежде чем послать его.
  • Старайтесь не пользоваться сленгом, сокращениями и смайликами.

Ведь мы говорим об официальном (деловом), пусть и электронном письме. Мы строим серьезные отношения с деловыми партнерами.

  • Будьте осторожны с форматированием.

Пользуйтесь черным шрифтом (стандартным) на белом фоне – это оптимальный вариант для переписки. Иначе, рискуете, что ваше письмо будет открыто, без возможности прочтения (если конечно получатель, не захочет обработать его для возможности прочтения).

  • Используйте короткие и простые предложения.

И еще несколько полезных советов:

  • Обязательно пользуйтесь конкретикой в обращении (в начале письма, в приветствии пишите имя адресата);
  • Цель письма не должна скрываться за дебрями текста, поэтому старайтесь СРАЗУ переходить к сути дела;
  • Соблюдайте принцип грамотности и логичности.

Иначе, очень тяжело воспринимается информация. А если перейти на все заглавные буквы, то текст вообще будет восприниматься, как сплошной КРИК.

  • Отделяйте, с помощью абзацев, или других способов, мысли.

Иначе, рискуете получить не полный ответ на свое письмо.

   

Существует, определенная форма, и если вам удобно, то вы могли бы придерживаться ее:
1. «Шапка» в корпоративном стиле.

2. Приветствие

3. Содержание, цель обращения

4. Прощание

5. Личная подпись с указанием контактов.

6.Ссылка на сайт компании.

7. Логотип, если это необходимо.

Естественно, вы ее можете подстроить под себя, но на самом деле это очень удобно. Необходимая информация, о контакте (тот же номер телефона) можно легко найти, пообщавшись лишь раз в переписке. Да и ссылкой на сайт вашей компании, вы косвенно ее рекламируете, вот такие «подовдные течения».

 

Больше по этой теме писать не буду, все мы не дети, и многое понимает без слов. Вот только соблюдаем, лишь частично;)

 

   

Оцените пост

1