Уже больше года для того, чтобы как-то организовать поток дел по работе, успевать все сделать и при этом ничего не забывать, я пользуюсь простейшим менеджером задач – Задачи в GMail. Судя по всему, получается у меня неплохо, потому что пока все задачи оперативно или не очень (по необходимости) решаются. Этим своим опытом я бы хотел поделиться и дать несколько советов тем, кто может только начнет пользоваться чем-то подобным для организации работы.
Для начала давайте расскажу почему я выбрал именно Google Tasks в качестве менеджера задач. Во-первых, GMail как почта у меня открыта практически все время пока включен компьютер, поэтому ничего дополнительного не нужно. При этом задачи постоянно мозолят глаза, так и просят “сделать себя”, что безусловно является плюсом. Во-вторых, можно легко связать письмо с задачей, что сильно упрощает потом процесс нахождения нужных материалов для ее выполнения. В-третьих, этот менеджер достаточно простой для того, чтобы не загружаться самой организаей, и одновременно достаточно хорош для удобного управления делами.
Какие туда добавлять задачи? Я сам записываю все дела, которые должен сделать попозже сегодня, через некоторое время или через сколько угодно. Нет необходимости добавлять в задачи то, что прямо сейчас сделаю и то, что должен делать итак каждый день.
Допустим, мне необходимо исправить глюк комментариев на проекте. У меня нет желания делать это прямо сейчас, поэтому я просто запишу это в задачи. Когда-нибудь позже, когда я буду смотреть список того, что нужно сделать, такое желание появится и я это сделаю. Или может не желание появится, а просто срок уже подойдет – например, если обещал написать рекламный пост и отправлять на утверждение.
Теперь несколько советов по эффективной работе с менеджером задач, действие которых я проверил временем на себе:
1. Очищать список выполненных задач в конце рабочего дня.
В Google Tasks есть возможность просто поставить галочку и таким образом зачеркнуть задачу, а есть еще удаление выполненных задач. Я предпочитаю отмечать галочкой выполненные задачи в течение дня, а удалять их один раз в конце дня. Это нужно, чтобы в течение рабочего дня видеть список уже сделанного и таким образом иметь мотивацию делать дальше. Зато в начале следующего дня выполненных задач нет – значит надо что-то сделать. Если бы там уже было зачеркнутое, то это было бы не так сильно необходимо. Думаю, вы меня понимаете =)
2. Ставить галочку только если задача выполнена, иначе просто удалять.
Если по какой-то причине задачу выполнять уже не нужно, то есть фактически вы не сделали того, что там написано, то галочку ставить не нужно. Необходимо просто удалить задачу, потому что видеть ее зачеркнутой вы не заслужили… Очень помогает, поверьте.
3. Большие задачи разбивать на несколько маленьких.
По себе знаю, что когда в спике что-то большое, долгое и не срочное, то это у меня будет откладываться очень долго. Намного легче сделать несколько меньших по объему дел, чем одно большое. Соотвественно, нужно просто разделить большую задачу и делать ее по частям. Процесс пойдет намного быстрее.
4. Если не выполнить задачу в течение 3 дней, то она простоит еще 3 недели.
Непонятно почему, но это правило действует практически всегда. Старайтесь выполнить любую задачу в течение первых 3 дней после того, как добавили ее, потому что потом желания и сил не будет вообще долго. У меня так задачи лежат не только по 3 недели, но и по 3 месяца бывает.
5. Важное – выше, несрочное – ниже.
Примерно раз в 2 дня я раскладываю задачи выше или ниже в зависимости от их важности. Google Tasks позволяет делать это очень удобно. Таким образом важные и срочные дела будут всегда первые, их будет видно и я их быстрее сделаю. А то, что неважно, оно может пока и внизу постоять, потихоньку подниматься вверх.
Примерно так я работаю с менеджером задач. Честно, очень помогает. Особенно помогает не забывать когда много дел и вообще жизнь в оффлайне, поэтому невозможно постоянно думать о работе и держать дела в голове. Уверен, тем, кто тоже пользуется подобными инструментами при организации работы, есть что добавить.
Успехов!