Если перед Вами встал вопрос о внедрении системы электронного документооборота, значит объем бумажных документов уже превысил возможности вашей канцелярии. Но если с бумажными архивными копиями Вы уже разобрались, то как быть с их электронными копиями. Или иными словами надо подумать об организации электронного архива.
Программа «Архивариус» (подсистема) в системе ЕВФРАТ является механизмом долговременного архивирования и хранения документов, потерявших свою актуальность.
«Архивариус» является расширением основного функционала системы и позволяет сотрудникам использовать в своей работе следующие возможности:
- отправка документов на хранение в электронный архив;
- возможность просмотра утративших актуальность документов;
- установление срока хранения архивных документов;
- изменение прав доступа к архивным документам;
- очистку архива;
- генерация отчетов по состоянию архива и хранящихся в нем документов;
- протоколирование архивных документов.
Построение программы «Архивариус» основано на общих принципах ведения классического документального архива. Отличием от материального архива, является безусловная полнота протоколирования всех действий с документов, а также поддержания взаимосвязи с актуальными документами системы ЕВФРАТ.