Путешествовать можно налегке, без планов, карт, запасов еды и воды. Обеспечивать себя этим по дороге, тратить время, деньги и нервы, если вдруг сбились с пути. Но с картой и запасами проще, безопаснее и с гораздо меньшими расходами на непредвиденные обстоятельства. А у вашего бизнеса есть карта, запасы ресурсов, распределённая нагрузка? Проще говоря, как у вас с планированием?
Хаотичное движение к конечной цели всегда отнимает больше сил и времени, чем чётко запланированные шаги. Недаром сегодня ни одна CRM, ERP и т.д. не обходятся без модуля планирования времени, дел и задач. Команда экспертов Битрикс24 собрала краткую историю болезни компаний, живущих вне плана, и разработала методику лечения.
- Ошибочная оценка ресурсов и трудозатрат. Симптомы: «зависшие» заказы, задачи, проекты; неравномерная загрузка персонала; проблемы с материальным обеспечением деятельности (например, занят сервер нагрузочного тестирования, необходимый нескольким группам); лишние лицензии ПО и проч.
- Отсутствие отслеживания хода работ. Симптомы: срыв проекта, особенно, если в нём задействовано сразу несколько подразделений; нарушение сроков; проблемы в отношениях с клиентом.
- Восприятие проекта в целом, массивные цели. Симптомы: невнимание к деталям; упущенные мелочи рушат проект; потерянные задачи; сорванные сроки; перерасход бюджета проекта.
- Отсутствие планирование ролей и ответственных. Симптомы: путаница, перекладывание ответственности; потеря важных этапов работы над проектом.
- Зоопарк таймкиллеров: совещания, планёрки, видеозвонки, семинары ни о чём, несрочная деловая переписка. Симптомы: потраченное время, сорванные сроки проекта, несобранные сотрудники, потерянные деньги.
- Неверная приоритизация задач. Симптомы: невыполненные задачи, дисбаланс между главными и второстепенными вехами проекта.
- Сопротивление планированию и измерению результата. Симптомы: негативная реакция на попытки контроля, саботаж внедрения автоматизированных систем, неконтролируемое рабочее время.
- Неизмеримый результат. Симптомы: отсутствие результата работы, размытая ответственность, сложности в планировании и прогнозировании дальнейших проектов, демотивация персонала.
- Срывы сроков. Симптомы: недовольство заказчиков, отток клиентов к конкурентам, снижение прибыли, потеря деловой репутации.
- Несвязаннность задач внутри проекта. Симптомы: размытие ответственности, перерасход ресурсов, сдвиг сроков завершения проекта.
Все эти проблемы, увы, по одной не ходят и влекут ряд серьёзных управленческих ошибок, а в конечном итоге — падение качества работы и сокращение прибыли. Битрикс24 знает, как лечить эти неприятные корпоративные симптомы.
Совещания. Кажется, что нелогично в посте, посвящённом планированию, ставить на первое место совещания. Однако они это место заслужили как самые распространённые убийцы рабочего времени. Совещания и нерезультативная переписка, по мнению Битрикс24, признаны главными таймкиллерами, убивающими порой свыше 70% рабочего времени. После того, как эти два процесса были вычтены из 40-часовой рабочей недели сотрудника, выяснилось, что на основную работу он тратит всего лишь 11 часов в неделю, это даже не два рабочих дня!
Битрикс24 уже достаточно давно работает в сфере корпоративного управления и нам известно, сколько рабочего времени убивают планёрки и совещания, на которых зачастую не решается ни один вопрос. Откуда такая неэффективность? Всё просто: нет чёткой повестки дня, поручения не фиксируются, забываются, а все важные решения переносятся на следующий раз. Совещания оказываются слишком дорогими для компании. Давайте посчитаем, сколько может стоить совещание.
Предположим, что есть строительная компания, в которой работает менеджер по маркетингу с окладом в 150 000 тенге, бухгалтер-экономист с окладом 180 000 тенге, продажник, получающий 120 000 тенге, и директор с зарплатой в 250 000 тенге. В среднем в месяце 21 рабочий день по 8 рабочих часов, итого 168 часов. Час работы маркетолога — 893 тг., экономиста — 1071 тг., продажника — 714тг., директора — 1488тг., всех вместе — 4166 тг./час. Представим, что раз в неделю они проводят совещание длиной всего 1 час. За год длиной в 51 рабочую неделю такие совещания обходятся в 212 466 тенге. А если они длятся по 1,5-2 часа, как это часто бывает, и в них вовлечено больше человек?
С Битрикс24 коллективные обсуждения могут быть гораздо эффективнее. Выбор времени, удобного для всех участников, — вопрос нескольких секунд и пары кликов. Специальный сервис «Планировщик событий» поможет найти окна в расписании всех приглашенных. Встреча появится в их календарях, включая мобильные устройства, плюс Битрикс24 дополнительно отправит напоминание. Если кого-то из участников встречи не будет в офисе — его можно подключить к обсуждению по видеосвязи, доступной в сервисе.
Кроме того, специальный сервис «Планёрки и собрания» позволяет заранее публиковать повестку обсуждения для всех участников, чтобы не тратить лишнее время на разговоры — каждый может принять решение о целесообразности присутствия на совещании и заранее обдумать детали, которые от него ждут (документы, отчёты, цифры из статистики, планы).
После собрания все договоренности можно зафиксировать в электронном протоколе, а поручения конвертировать в задачи и занести в сервис Битрикс24, с указанием сроков и ответственных. Тогда точно ничего не потеряется и не забудется.
Освободившееся от неэффективных обсуждений время можно потратить на действительно важные задачи.
Реальные дела: задачи, проекты, диаграмма Ганта. Задачи в Битрикс24 подразделяются на те, которые сотрудник инициировал, которые были ему поставлены, в которых он принимает участие и за которыми он наблюдает. Очевидно, что и приоритет, и временные ресурсы на исполнение разные. Все задачи сотрудника собраны в его календаре вместе с событиями — можно легко видеть, что предстоит сделать, где произошли накладки и к чему ещё только предстоит приступить. В каждой задаче можно видеть историю изменений и затраченное время. Собранная статистика по времени исполнения в дальнейшем может лечь в основу планирования деятельности сотрудника или подразделения, поскольку в любой компании есть типовые, рутинные процессы.
Чтобы избежать срыва проектов и сроков, за ходом выполнения задач удобно наблюдать на диаграмме Ганта и с помощью учета времени по бизнес-операциям. График Ганта как раз и предназначен для больших проектов: на нём наглядно представлены зависимости между задачами, сроки и ресурсы.
В календарь удобно вносить события, а также статус сотрудника в определённый день или время: свободен, занят, под вопросом, отсутствует. Это даёт возможность руководителю точно знать о занятости подчинённого (и наоборот) и не перезванивать ему несколько раз с вопросом, освободился ли он. Таким образом, Битрикс24 решает ещё одну важную для каждой компании задачу — задачу контроля рабочего времени и скорости работы сотрудников.
Если персональное и командное планирование в Битрикс24 очевидно, то есть несколько функций, которые служат для целей планирования, но не напрямую. Один из них — воронка продаж. Воронка продаж является частью план-фактного анализа и отражает долю сделок, находящихся на разных стадиях. Оценивая каждый из секторов воронки, можно спрогнозировать продажи/сделки на следующий месяц, а также оценить результат текущего периода к плану.
Когда мы проектировали Битрикс24, мы изначально осознавали важность организации времени и управления задачами. Именно поэтому все сущности, связанные с персональным и командным планированием, взаимосвязаны и доступны из различных разделов сервиса. В ходе работы над проектом или задачей учитывается затраченное время (время как ресурс), отгулы, перерывы. Прямо из задачи можно получить доступ к связанным с ней сущностям: клиентам, контактам, сотрудникам и т.д. Итоги работы видны сотруднику и руководителю, причём можно просматривать как индивидуальную информацию, так и групповую для сравнительной оценки эффективности.
В современных коммерческих компаниях сотрудники нередко находятся в разъездах, командировках, работают на территории клиента. С мобильным приложением Битрикс24 вы всегда в курсе всех событий компании, а также можете создавать задачи, контролировать их выполнение, следить за изменением статусов прямо со своего смартфона.
ИТОГО:
Чем хороша в этом плане корпоративная информационная система (тот же Битрикс24)? Прежде всего, данные в неё вносятся по ходу работы. В Битрикс24 трудозатраты считаются автоматически и руководитель будет видеть переработки, на которые стоит отреагировать. Также в системе видны все задачи, в том числе приостановленные и связанные между собой. Рано или поздно использование корпоративной системы становится хорошей привычкой, а планирование — образом жизни. Как следствие, появляется большая организованность и продуктивность персонала. А это уже залог успешного функционирования бизнеса.
БОНУС для читателей нашего блога
Промокод "yvision" дает всем, кто зарегистрируется в бесплатной версии сервиса дополнительные 20ГБ на год. Промокод действителен до конца марта 2017 года, работает только для новых регистраций и вводится при создании своего портала.