• 362223
  • 3176
  • 301
Нравится блог?
Подписывайтесь!

Круговорот бумаг в природе

За несколько лет работы, моя контора набрала определенное количество постоянных клиентов, которые выросли из статуса клиента в нечто большее.

Происходило это примерно так. В какой то момент директор той или иной компании спрашивал "Дима. У вас случайно нет знакомой компании, которая занимается ...? А то нам надо ..., вот ищем кто этим занимается, и чтоб проверенные были".

Вот примерно так мои клиенты начинают со временем знакомиться друг с другом.

Одна компания почти всех "охраняет, выбивает бабки из дебеторов". Вторая почти всем "доставляет грузы, разтомаживает и т.п.". Третья "читает и составляет договора, снабжает клиентов борзыми адвокатами и т.п." Еще одна контора ведет бух учет и т.д.

В общем в один прекрасный день один мой клиент, становится клиентом другого моего клиента и наоборот - клиент моего клиента - приходит однажды ко мне. Кстати именно по этому я не трачусь на рекламу, продажников, маркетологов и т.п. - все давно происходит как то само собой.

Но из за особенностей нашего бух учета, порой, происходят интересные вещи.

Каждая компания генерирует огромное количество макулатуры. Счета фактуры, накладные, акты выполненных работ, письма и многое другое, что надо доставить из одного офиса в другой.

Способа доставить эту макулатуру я вижу 3.

Первый вызвать курьера. К вам в офис приедет дяденька, заберет пакет, на следующий день доставит в офис клиента, а в конце месяца выставит вам счет. Но тут есть проблема - некоторые бумаги надо вернуть обратно например акт выполненных работ, а курьер не будет ждать, когда бумаги подпишут. Он отправится по своим делам, и клиенту придется снова вызывать курьера, и оплачивать доставку ответной макулатуры.

Второй - отправить дежурного водителя (если он конечно есть). Вручаете ему пачку бумаг, от отвозит его клиенту, и тоже не ждет бумаги, т.к. у штатного водителя куча других дел кроме бухгалтерии. По этому водителю снова приходится ехать к клиенту, как правило когда ему по пути, а это бывает не всегда, в результате бумаги теряются, делаются дубликаты, снова гоняется водитель, снова теряются бумаги, а еще бензин кончается, машина ломается и т.п.

Третий способ оборота макулатуры предлагаем мы. Мои админы, посещают офисы всех клиентов, и в том числе офис конторы в которой собственно работают, где они могут пообщаться на тему какие пользователи идиоты (особенно в бухгалтерии - для админов это любимая тема), и что подарить мне на день сисадмина (эти заразы наградили меня в пятницу табуреткой, веревкой и мылом) и т.д.. Для них не составляет труда взять пакет с макулатурой у одного клиента, и доставить его другому клиенту. А спустя пару дней сделать то же самое в обратном порядке. Все бумаги берутся под опись и роспись, в результате не один листик за пару лет действия данной системы не потерялся, а сама система развилась до того что например я сдаю стат отчеты 7 компаний кроме своих (все равно кабинеты то одни и те же - дел то на 10 минут).

Подобный бумажный оборот у меня всегда вызывал улыбку. Т.к. большая часть времени (по моему мнению) в работе любой компании занимает подготовка и распространение макулатурного СПАМа. Смотрите сами - счета фактуры, накладные, акты выполненных работ - нужны государству для учета оплаты налогов а не бухгалтерии и не директорам компаний (и тем более не исполнителям). Стат отчеты, налоговые отчеты, нацбанк и т.п. - это опять требование государства.

Вся эта макулатура не нужна не кому, кроме чиновников, получающих зарплату за прием и обработку макулатуры, и за отслеживание того, чтобы эта макулатура правильно выставлялась и хранилась.

Интересно сколько бумаги тратиться ежедневно хотя бы по одной только Алмате на подобную ерунду? Да даже и не в самой бумаге дело - вопрос в самой целесообразности этого бумажного оборота (ну не считая интересов производителей и поставщиков самой бумаги, а также услуг типографий и т.п.)?

Смешно подумать но для того чтобы купить 1 лист формата А4 необходимо на 2х листах напечатать счет фактуру, и еще на 2х листах распечатать накладную (по экземпляру для каждой из сторон сделки) т.е. затратить 4 листа бумаги для покупки одного. А еще отчет сдать в статистику на паре листах А3го формата в котором следует указать сколько листиков было продано. И про налоговую не забудьте. А если оплата через банк еще платежки, выписки и т.п. (возможно утрирую но механизм на сегодня таков).

Но я не о волоките, а о способах доставки.

С нами все понятно - мои админы бегают по конторам, чинят компы, а по пути разносят и забирают макулатуру как мою, так и компаний-партнеров.

А как быть с теми, которых мы не обслуживаем?

Как ваши компании решают проблему доставки бумаг клиентам/поставщикам? Как ваши компании отслеживают какие бумаги отправлены, какие еще нет, какие потерялись, какие подписали и надо забрать?

Иными словами как вы минимизируете риск потери ваших бумаг у клиента, при условии того что клиент не подписывает бумаги на месте (например бухгалтер на выезде или нет директора)?

Просто мне, на пример, бухгалтера постоянно жалуются что отправленные ими документы, очень часто не приходят обратно, или приходят но не вовремя, когда отчетный период вот вот закроется, и из за этого все приходится делать в спешке, и тратить кучу нервных клеток для того чтобы ускорить процесс, и сократить потери макулатуры и как следствие подготовку дубликатов.

2 августа 2010, 14:14
804

Loading...

Комментарии

ickep
0
0
одминам повод не работать, ездил забирать счет-фактуру)
не совсем. у них есть график, в какой офис и в какое время надо притопать, проверить логи, спросить как дела и в том числе отдать или забрать бумаги (если есть).

а самих админов (кроме одного) держу ленивых - тех кому проще один раз посидеть день чтоб все настроить так, чтоб больше к компу не прикасаться, разве что только логи прочитать.
Zabava
0
0
Когда работала в одной провайдерской компании, у нас в договоре было прописано, что клиент сам возвращает акт выполненных работ. Ну и ессно, 40% подписывали сразу и отдавали курьеру (у нас был штатный), еще 30% приносили сами, 20% вспоминали по звонку или требованию, и 10% теряли их постоянно)))
Лично меня факсы бесят не по-детски
Мало того, что качество факсов оставляет желать лучшего (очень мягко говоря), так у нас в фирме, с этого факса делают копию и отдают адресату, а оригинал выкидывают - типа скручивается бумага, ну кому она такая скрученная на фиг нужна.
Zabava
0
0
а купить листовой факс, куда А4 вкладывается?)))
Про это в первый раз слышу, спасибо за подсказку. Чувствую себя пещерным человеком ))
лазерные факсы (или МФУшки) - рулят. и бумага не скручивается, и видно нормально пришедший факс, и в обслуживании дешевле (тонер для каноновского факса стоит 340 тенге, 1 заправки хватает на 1000-2500 копий), и как принтер можно использовать, и факсы слать на прямую с компа.

в общем много преимуществ имеют.
спасибо за идею, только раскошелятся ли наши - тот ещё вопрос.
проще на пиво выклянчить )))
вот, а еще (не спрашивайте как, я профан в этом) был он подключен к электронной почте и иногда распечатки не требовалось...
в каком смысле не требовалось распечатки??? в смысле, факс преобразовывался в электронный документ, и отсылался на почту?
да. есть такая фишка как факс, приходящий в формате PDF на почту на пример секретарю. в паре контор настраивали подобное.
ну и наоборот - секретарь отправляет сразу с компа на пример вордовский файл на факс клиента
erufuu
0
0
у нас это дело решается при помощи меня) мне это нужно, поэтому ни одну бумажку не теряю и в 30 градусный мороз хожу в дом министерств.
remnew
0
0
по поводу траты бумаги в госконторах.. контора где я работаю, медицинский информационный центр (электронный документооборот по умолчанию принят, все пользуются электронной почтой, которую потом успешно печатают). так вот. при штате в 30 человек на полгода расход бумаги 320 пачек. т.е почти 2 пачки на человека в месяц... что уж говорить про "неинформационные" организации..
У нас на работе (строительство грубо говоря НПЗ, но размах представляете) Чертежи хрянятся в PDF -! (есть конечно в спец проектных прогах но они доступгы проектировщикам а все подрядчики юзают PDF) Так же обстоит и с проттоколами выполниния работ (и прочими накладными и сертификатами) хотя кончно печатаются бумажные копии и на них ставятися все необходимые печати и подписи, но бумажку достаточно иметь у удной из сторон (чаще всего это исполнитель работ - хотя и на это уходит ума бумаги) а заказчик берет себе скан. и скан подписаной обееми сторонами бумажки вполне достаточный документ чтобы получить денги за выполненые работы.
mehmet
0
0
давно пора электронный документооборот внедрять. хотя бы между государственными органами и крупными АО.

Оставьте свой комментарий

Спасибо за открытие блога в Yvision.kz! Чтобы убедиться в отсутствии спама, все комментарии новых пользователей проходят премодерацию. Соблюдение правил нашей блог-платформы ускорит ваш переход в категорию надежных пользователей, не нуждающихся в премодерации. Обязательно прочтите наши правила по указанной ссылке: Правила

Также можно нажать Ctrl+Enter

Популярные посты

Исламская ипотека в Казахстане: в этом году выйдет на розничный рынок

Исламская ипотека в Казахстане: в этом году выйдет на розничный рынок

Многие клиенты, вздыхая о харамном ссудном проценте местных банков, сокрушались по поводу отсутствия у нас халяльного кредитования. Поддержка исламского банкинга на уровне МФЦА есть...
DanaJarlygapova
24 марта 2017 / 18:28
  • 15626
  • 50
Престарелый старец-киборг Рокфеллер предлагал уничтожить 90% населения Земли

Престарелый старец-киборг Рокфеллер предлагал уничтожить 90% населения Земли

Первую пересадку сердца Рокфеллер пережил в 1976 году на 62-м году жизни. Последнюю пересадку ему сделали в августе 2016 года. Пересадка сердца такому старому пациенту не имеет аналогов...
Timur_Tregulov
21 марта 2017 / 23:10
  • 7006
  • 52
Компания LG Electronics открыла предзаказ на новый флагман LG G6

Компания LG Electronics открыла предзаказ на новый флагман LG G6

LG Electronics объявляет о начале предварительного заказа онлайн на новый смартфон LG G6. Оформить предзаказ можно на сайтах магазинов электроники до 16 апреля 2017 года.
LG Electronics
24 марта 2017 / 14:20
  • 4771
  • 0
Беременность по-американски. Никто не ждет до 40 дней, с малышом гуляют с первого дня

Беременность по-американски. Никто не ждет до 40 дней, с малышом гуляют с первого дня

Мои волшебные 9 месяцев протекали в новой среде и далеко от всех родственников и подружек. Никто из моих знакомых в США на тот момент не успел обзавестись малышом, поэтому мне не с кем было...
Zarema_
23 марта 2017 / 9:25
  • 4490
  • 16
Алматы – это город-урод. Если вы живете здесь, то сами найдете кучу примеров

Алматы – это город-урод. Если вы живете здесь, то сами найдете кучу примеров

Париж, Рим, Барселона, Лондон, Алматы, Венеция – выберите город, который на ваш взгляд кажется лишним в этом списке. Если бы не было слова "урод", было бы легче определиться?
corridere
21 марта 2017 / 14:59
  • 4635
  • 75
Страну, где так строят дороги, победить невозможно!

Страну, где так строят дороги, победить невозможно!

Шестиминутный ролик про строительство автомобильной дороги в США - это как острый нож в пузо нашим чиновникам. Они же подавятся бешбармаком, увидев его! Похлеще любого пропагандистского фильма...
Timur_Tregulov
24 марта 2017 / 11:26
  • 3892
  • 33
Это вам не Дисней. Реальный прототип «Красавицы и Чудовища»

Это вам не Дисней. Реальный прототип «Красавицы и Чудовища»

Многие уверенны на 100%, что сказка «Красавица и Чудовище» - это интересная выдумка ее создателей. Однако, действия, происходящие в мультфильме и фильме, имели место в истории, и у главных героев...
Naomi_K
24 марта 2017 / 18:42
  • 4184
  • 34
Семь причин почему вам надо перестать откладывать переезд за границу

Семь причин почему вам надо перестать откладывать переезд за границу

Вы думаете о переезде за границу, но постоянно откладываете дату, потому что вас беспокоит тысяча мелочей, которые могут пойти не так? У меня есть семь причин, почему пора перестать мотать нервы...
Lesch
24 марта 2017 / 17:50
  • 3000
  • 14
Посчитав сколько я смогу сэкономить на еде, я понял, что это очень приличная сумма

Посчитав сколько я смогу сэкономить на еде, я понял, что это очень приличная сумма

Именно сейчас я начинаю понимать, как себя чувствуют иногородние студенты, которые живут общежитиях у нас в Алматы. Я не говорю, что они живут плохо, но многие из них рассчитывают только на свои...
noyanovmyras
23 марта 2017 / 0:18
  • 3019
  • 59