место в рейтинге
  • 14026
  • 59
  • 10
Нравится блог?
Подписывайтесь!

Работа без бумаг

Вы представляете себе офисную работу без бумаг? Я раньше себе этого не представлял. Но теперь я организовал свою работу таким образом, что у меня нет ни одной бумаги на столе. При этом поток документов и изучаемых мной материалов не мал. Далее хочу рассказать о том, как я к этому пришел и как я сейчас работаю.

мои рабочий стол

Как было

Раньше на рабочем столе у меня лежало 3 стопки бумаг. Первая стопка, распечатанные на А4 книги, материалы с выставок и рекламные брошуры, которые мне казались интересными и которые я хотел когда нибудь прочитать. Вторая стопка состояла из ценных записей на клочках бумаги, схемы и рисунки, сделанные на совещаниях и разного рода распечатанные документы. И третья стопка состояла из документов, которые я сейчас смотрю и с которыми работаю. Третья стопка к концу недели нарастала хвостом как у кометы до другого края стола. Я конечно старался делать периодическую уборку, но 1 и 2 стопка обычно только увеличивались. Не знаю как вы, но когда я смотрю на такие стопки бумаг я испытываю психологическое давление незавершённости каких то дел.

Озарение

На принятие мной окончательного решения по данным изменениям подтолкнула книга Лео Бабаута "Концентрируйся свободно". Основная идея в книге заключалась в том, что надо сбросить груз вещей, которые отвлекают твое внимание и мешают работать.

Кроме этого, я ранее видел рабочие места некоторых знакомых, у которых на столе не было ни одной бумаги. Я тогда думал, что либо они редко бывают на рабочих местах, либо не участвуют в оперативке. Так как эти мои знакомые были первыми руководителями, данные подозрения казались аргументированными.

В общем, я решил отсортировать стопки, потом нужную информацию оцифровать. И далее вообще не пользоваться бумагой.

Исполнение

Выделил время (суббота) и начал сортировку стопок. На это ушло примерно 2 часа. Отходы заполнили две мусорные корзины, некоторые документы были розданы тем, кому они были нужны, и осталось примерно 10% документов, которые были актуальны и представляли ценность. Эти документы были либо набраны в текстовом редакторе, либо отсканированы и попали в файловую систему ноутбука. По ходу дела я избавился и от стикеров для записей, и от органайзера со всем его содержимым, в том числе от степлера, которым пользовался 4 года. Жалко, но он стал для меня неактуален так же, как когда- то дискета.

Результат

В общем случае теперь мне нужно было решить то, как я буду без бумаг выполнять следующие действия:

1. Обмен документов с коллегами. Раньше ко мне приносили распечатанные документы, чтобы я их посмотрел, либо я сам печатал их и носил кому-то.

2. Ведение записей на встречах и совещаниях. Я раньше во внутреннем кармане костюма всегда носил сложенную на четыре А4  и ручку. Таким образом, у меня в неделю собиралось 4-6 расписанных бумаг.

3. Планирование работ. Раньше, находясь на рабочем месте, дела на день, информацию во время телефонных звонков и мысли я заносил на стикеры. На моем столе обычно путешествовало 5-10 таких записей. И каждый час приходили новые, а старые помогали отрабатывать навыки баскетбола.

Ну что же, как сказал Цукерберг в фильме "Социальная сеть" - дело не хитрое, но нужна идея. Я, конечно, фейсбуков не создавал, но азарта было не меньше.

Первая задача.

Я уже пользуюсь двумя информационными системами для обмена документами. Электронная почта и Документооборот на ARTA SYNERGY. Осталось только людям сказать, что теперь я буду работать только через них и что не надо приносить мне копии в бумажном виде. В общем, этот вопрос решился быстро, но некоторые продолжают приносить бумаги. Привычка.

Вторая задача.

Кстати, блокнот я тоже выкинул. Идея не заставила себя долго ждать. Я превратил свой планшет в блокнот с помощью специального приложения и стилуса для рукописного ввода. И сейчас записи во время встреч ведутся там. Параллельно им же решен вопрос внесения записей во время телефонных разговоров. Для этого он постоянно на рабочем столе в боевой готовности.

Третья задача.

Где вести заметки?Я думаю, вы догадались. По рекомендации одного из коллег зарегистрировался на сервисе для ведения заметок. Поставил приложение данного сервиса на ноутбук, планшет и сотку. Теперь мои мысли структурировано хранятся на серверах буржуев, а не путешествуют на моем столе как миньоны с мультфильма "Гадкий Я".

 

Я не скажу, что работа изменилась кардинально, но положительных моментов много. И если данная статья поможет кому-либо решиться на это, и он/она получит положительный результат, то я буду только рад за Вас.

Yerlan Akhmetov kyryktyk
26 ноября 2013, 7:20
2675

Loading...

Комментарии

kasse
1
0
Я тоже каждый день пользуюсь Arta Synergy и не могу не отметить повышения производительности и эффективности моей работы. Arta Synergy решила все мои проблемы. После внедрения Arta Synergy доход нашей компании увеличился на 60 % а издержки сократились на 80%. А еще меня радует то что Arta Synergy полностью казахстанский продукт. Выбирайте Arta Synergy!
Комментарий удалён автором поста.
рассказать как я учусь сейчас? книги, энциклопедии, ксероксы и проч. ворох бумаг... так-так-так....свежий взгляд. Ага! Интернет! беру Ipad - google... таааак... кто-то пишет, отвечаю... далее facebook vk twitter.... и понеслась! Что? учеба? ща..... ))))
а если серьезно. Отсортировать документы нужно, попробую... )))
Около года использую такой же метод, очень удобно. Единственно, что сейчас проблемно так это синхронизировать 2 программы (на ноутбуке и смартфоне - андроид). Разный функционал, лишние иконки. Приходится использовать приложения «буржуев « и то с танцами бубном. Ну и хранить на серверах надежнее, чем на жестком диске ноутбука.

Оставьте свой комментарий

Спасибо за открытие блога в Yvision.kz! Чтобы убедиться в отсутствии спама, все комментарии новых пользователей проходят премодерацию. Соблюдение правил нашей блог-платформы ускорит ваш переход в категорию надежных пользователей, не нуждающихся в премодерации. Обязательно прочтите наши правила по указанной ссылке: Правила

Также можно нажать Ctrl+Enter

Популярные посты

«Мурашки по коже». Выступление Димаша Кудайбергенова впечатлило иностранцев

«Мурашки по коже». Выступление Димаша Кудайбергенова впечатлило иностранцев

21-го января сообщество "Казахстан разместило на своей странице фейсбук видео с выступлением Димаша Кудайбергенова c песней "S.O.S" на китайском конкурсе Singer 2017.  Данное видео стало вирусным...
Levlion999
15 февр. 2017 / 15:06
  • 22807
  • 5
Известные казахи, женившиеся на русских женщинах

Известные казахи, женившиеся на русских женщинах

Говорят, что за каждым великим мужчиной стоит женщина. А еще говорят что, все великие люди меняют судьбу своего народа. Так давайте узнаем больше о русских женщинах, навсегда изменивших жизнь...
Shala-Kazakh
17 февр. 2017 / 23:21
  • 13349
  • 72
У нас зарплаты в 3 раза ниже, чем в Болгарии. А мы говорим о самом дешевом бензине, хлебе и воде

У нас зарплаты в 3 раза ниже, чем в Болгарии. А мы говорим о самом дешевом бензине, хлебе и воде

Многие у нас любят сравнивать цены в Казахстане с ценами в Европе. Как мол у нас все дешево! При этом они забывают о том, что минимальный размер оплаты труда на Западе в разы выше, чем у нас.
AliyaSadyrbaeva
15 февр. 2017 / 0:43
  • 6318
  • 52
Келин XX века vs келин XXI века. Если сейчас легче жить, то почему разводов стало больше?

Келин XX века vs келин XXI века. Если сейчас легче жить, то почему разводов стало больше?

Часто слышу от пожилых «апашек» слова разочарования, когда они в очередной раз узнают новость про развод семьи. В основном рассуждения начинаются с фразы «біздің кезімізде»...
socium_kzo
15 февр. 2017 / 15:47
  • 6156
  • 76
«Мужчины, живущие с родителями после 25 лет». Опрос набирает популярность в сети

«Мужчины, живущие с родителями после 25 лет». Опрос набирает популярность в сети

"Как вы относитесь к мужчинам, которые в 25+ еще живут с родителями?". Опрос, который набирает популярность в соцсетях. Хотелось бы узнать, что же думаете вы по этому поводу?
Muchacho55
15 февр. 2017 / 18:51
Места для уличного секса в Алматы. Не будьте ханжами, уятменами и моралфагами!

Места для уличного секса в Алматы. Не будьте ханжами, уятменами и моралфагами!

Не будьте ханжами, уятменами и моралфагами, будьте доброжелательней и скиньте уже с себя цепи и оковы нравственности. Да здравствует любовь и свобода!
gelberdeuet
14 февр. 2017 / 11:00
«Казахстанцы больше не смогут приобрести недвижимость за рубежом»

«Казахстанцы больше не смогут приобрести недвижимость за рубежом»

Так мог бы звучать заголовок этой публикации, откажись Европа, Турция, ОАЭ, США и другие от фундаментального права человека на имущество. Пост про то, кто заработает на поправках в Конституцию РК...
lyalusha
16 февр. 2017 / 14:45
  • 3332
  • 23
Секреты женского оргазма или Почему вокруг так много фригидных женщин

Секреты женского оргазма или Почему вокруг так много фригидных женщин

Просьба отключить режим высокой морали и узколобия, а внять советам, дабы сделать немножко счастливей и свою жизнь, и жизнь партнера. Всем уят! :D
kami_princesska
16 февр. 2017 / 11:39
Вспомнились слова однокурсника: «Не завидую твоему будущему мужу»

Вспомнились слова однокурсника: «Не завидую твоему будущему мужу»

Среди моих знакомых есть одна милая девушка, она тоже молодая мама как и я. Очень открытая, видная, недавно вышла на работу. У нее счастливая семья и все, тьфу-тьфу, складывается хорошо.
Roza_pvl
вчера / 11:49
  • 2790
  • 23