место в рейтинге
  • 14107
  • 59
  • 10
Нравится блог?
Подписывайтесь!

Работа без бумаг

Вы представляете себе офисную работу без бумаг? Я раньше себе этого не представлял. Но теперь я организовал свою работу таким образом, что у меня нет ни одной бумаги на столе. При этом поток документов и изучаемых мной материалов не мал. Далее хочу рассказать о том, как я к этому пришел и как я сейчас работаю.

мои рабочий стол

Как было

Раньше на рабочем столе у меня лежало 3 стопки бумаг. Первая стопка, распечатанные на А4 книги, материалы с выставок и рекламные брошуры, которые мне казались интересными и которые я хотел когда нибудь прочитать. Вторая стопка состояла из ценных записей на клочках бумаги, схемы и рисунки, сделанные на совещаниях и разного рода распечатанные документы. И третья стопка состояла из документов, которые я сейчас смотрю и с которыми работаю. Третья стопка к концу недели нарастала хвостом как у кометы до другого края стола. Я конечно старался делать периодическую уборку, но 1 и 2 стопка обычно только увеличивались. Не знаю как вы, но когда я смотрю на такие стопки бумаг я испытываю психологическое давление незавершённости каких то дел.

Озарение

На принятие мной окончательного решения по данным изменениям подтолкнула книга Лео Бабаута "Концентрируйся свободно". Основная идея в книге заключалась в том, что надо сбросить груз вещей, которые отвлекают твое внимание и мешают работать.

Кроме этого, я ранее видел рабочие места некоторых знакомых, у которых на столе не было ни одной бумаги. Я тогда думал, что либо они редко бывают на рабочих местах, либо не участвуют в оперативке. Так как эти мои знакомые были первыми руководителями, данные подозрения казались аргументированными.

В общем, я решил отсортировать стопки, потом нужную информацию оцифровать. И далее вообще не пользоваться бумагой.

Исполнение

Выделил время (суббота) и начал сортировку стопок. На это ушло примерно 2 часа. Отходы заполнили две мусорные корзины, некоторые документы были розданы тем, кому они были нужны, и осталось примерно 10% документов, которые были актуальны и представляли ценность. Эти документы были либо набраны в текстовом редакторе, либо отсканированы и попали в файловую систему ноутбука. По ходу дела я избавился и от стикеров для записей, и от органайзера со всем его содержимым, в том числе от степлера, которым пользовался 4 года. Жалко, но он стал для меня неактуален так же, как когда- то дискета.

Результат

В общем случае теперь мне нужно было решить то, как я буду без бумаг выполнять следующие действия:

1. Обмен документов с коллегами. Раньше ко мне приносили распечатанные документы, чтобы я их посмотрел, либо я сам печатал их и носил кому-то.

2. Ведение записей на встречах и совещаниях. Я раньше во внутреннем кармане костюма всегда носил сложенную на четыре А4  и ручку. Таким образом, у меня в неделю собиралось 4-6 расписанных бумаг.

3. Планирование работ. Раньше, находясь на рабочем месте, дела на день, информацию во время телефонных звонков и мысли я заносил на стикеры. На моем столе обычно путешествовало 5-10 таких записей. И каждый час приходили новые, а старые помогали отрабатывать навыки баскетбола.

Ну что же, как сказал Цукерберг в фильме "Социальная сеть" - дело не хитрое, но нужна идея. Я, конечно, фейсбуков не создавал, но азарта было не меньше.

Первая задача.

Я уже пользуюсь двумя информационными системами для обмена документами. Электронная почта и Документооборот на ARTA SYNERGY. Осталось только людям сказать, что теперь я буду работать только через них и что не надо приносить мне копии в бумажном виде. В общем, этот вопрос решился быстро, но некоторые продолжают приносить бумаги. Привычка.

Вторая задача.

Кстати, блокнот я тоже выкинул. Идея не заставила себя долго ждать. Я превратил свой планшет в блокнот с помощью специального приложения и стилуса для рукописного ввода. И сейчас записи во время встреч ведутся там. Параллельно им же решен вопрос внесения записей во время телефонных разговоров. Для этого он постоянно на рабочем столе в боевой готовности.

Третья задача.

Где вести заметки?Я думаю, вы догадались. По рекомендации одного из коллег зарегистрировался на сервисе для ведения заметок. Поставил приложение данного сервиса на ноутбук, планшет и сотку. Теперь мои мысли структурировано хранятся на серверах буржуев, а не путешествуют на моем столе как миньоны с мультфильма "Гадкий Я".

 

Я не скажу, что работа изменилась кардинально, но положительных моментов много. И если данная статья поможет кому-либо решиться на это, и он/она получит положительный результат, то я буду только рад за Вас.

Yerlan Akhmetov kyryktyk
26 ноября 2013, 7:20
2806

Loading...

Комментарии

kasse
1
0
Я тоже каждый день пользуюсь Arta Synergy и не могу не отметить повышения производительности и эффективности моей работы. Arta Synergy решила все мои проблемы. После внедрения Arta Synergy доход нашей компании увеличился на 60 % а издержки сократились на 80%. А еще меня радует то что Arta Synergy полностью казахстанский продукт. Выбирайте Arta Synergy!
Комментарий удалён автором поста.
рассказать как я учусь сейчас? книги, энциклопедии, ксероксы и проч. ворох бумаг... так-так-так....свежий взгляд. Ага! Интернет! беру Ipad - google... таааак... кто-то пишет, отвечаю... далее facebook vk twitter.... и понеслась! Что? учеба? ща..... ))))
а если серьезно. Отсортировать документы нужно, попробую... )))
Около года использую такой же метод, очень удобно. Единственно, что сейчас проблемно так это синхронизировать 2 программы (на ноутбуке и смартфоне - андроид). Разный функционал, лишние иконки. Приходится использовать приложения «буржуев « и то с танцами бубном. Ну и хранить на серверах надежнее, чем на жестком диске ноутбука.

Оставьте свой комментарий

Спасибо за открытие блога в Yvision.kz! Чтобы убедиться в отсутствии спама, все комментарии новых пользователей проходят премодерацию. Соблюдение правил нашей блог-платформы ускорит ваш переход в категорию надежных пользователей, не нуждающихся в премодерации. Обязательно прочтите наши правила по указанной ссылке: Правила

Также можно нажать Ctrl+Enter

Популярные посты

Исламская ипотека в Казахстане: в этом году выйдет на розничный рынок

Исламская ипотека в Казахстане: в этом году выйдет на розничный рынок

Многие клиенты, вздыхая о харамном ссудном проценте местных банков, сокрушались по поводу отсутствия у нас халяльного кредитования. Поддержка исламского банкинга на уровне МФЦА есть...
DanaJarlygapova
24 марта 2017 / 18:28
  • 17095
  • 51
Престарелый старец-киборг Рокфеллер предлагал уничтожить 90% населения Земли

Престарелый старец-киборг Рокфеллер предлагал уничтожить 90% населения Земли

Первую пересадку сердца Рокфеллер пережил в 1976 году на 62-м году жизни. Последнюю пересадку ему сделали в августе 2016 года. Пересадка сердца такому старому пациенту не имеет аналогов...
Timur_Tregulov
21 марта 2017 / 23:10
  • 7116
  • 52
Компания LG Electronics открыла предзаказ на новый флагман LG G6

Компания LG Electronics открыла предзаказ на новый флагман LG G6

LG Electronics объявляет о начале предварительного заказа онлайн на новый смартфон LG G6. Оформить предзаказ можно на сайтах магазинов электроники до 16 апреля 2017 года.
LG Electronics
24 марта 2017 / 14:20
  • 4821
  • 0
Беременность по-американски. Никто не ждет до 40 дней, с малышом гуляют с первого дня

Беременность по-американски. Никто не ждет до 40 дней, с малышом гуляют с первого дня

Мои волшебные 9 месяцев протекали в новой среде и далеко от всех родственников и подружек. Никто из моих знакомых в США на тот момент не успел обзавестись малышом, поэтому мне не с кем было...
Zarema_
23 марта 2017 / 9:25
  • 4572
  • 16
Алматы – это город-урод. Если вы живете здесь, то сами найдете кучу примеров

Алматы – это город-урод. Если вы живете здесь, то сами найдете кучу примеров

Париж, Рим, Барселона, Лондон, Алматы, Венеция – выберите город, который на ваш взгляд кажется лишним в этом списке. Если бы не было слова "урод", было бы легче определиться?
corridere
21 марта 2017 / 14:59
  • 4712
  • 75
Страну, где так строят дороги, победить невозможно!

Страну, где так строят дороги, победить невозможно!

Шестиминутный ролик про строительство автомобильной дороги в США - это как острый нож в пузо нашим чиновникам. Они же подавятся бешбармаком, увидев его! Похлеще любого пропагандистского фильма...
Timur_Tregulov
24 марта 2017 / 11:26
  • 3987
  • 33
Это вам не Дисней. Реальный прототип «Красавицы и Чудовища»

Это вам не Дисней. Реальный прототип «Красавицы и Чудовища»

Многие уверенны на 100%, что сказка «Красавица и Чудовище» - это интересная выдумка ее создателей. Однако, действия, происходящие в мультфильме и фильме, имели место в истории, и у главных героев...
Naomi_K
24 марта 2017 / 18:42
  • 4276
  • 34
Семь причин почему вам надо перестать откладывать переезд за границу

Семь причин почему вам надо перестать откладывать переезд за границу

Вы думаете о переезде за границу, но постоянно откладываете дату, потому что вас беспокоит тысяча мелочей, которые могут пойти не так? У меня есть семь причин, почему пора перестать мотать нервы...
Lesch
24 марта 2017 / 17:50
  • 3106
  • 14
Посчитав сколько я смогу сэкономить на еде, я понял, что это очень приличная сумма

Посчитав сколько я смогу сэкономить на еде, я понял, что это очень приличная сумма

Именно сейчас я начинаю понимать, как себя чувствуют иногородние студенты, которые живут общежитиях у нас в Алматы. Я не говорю, что они живут плохо, но многие из них рассчитывают только на свои...
noyanovmyras
23 марта 2017 / 0:18
  • 3100
  • 59