Каждый трудовой день работника должен продвигать его к достижению целей, которую ему поставили (если у него нет целей, то любая работа будет неэффективной). У каждого в зависимости от вида деятельности и особенности личности своя формула эффективности. К приведенной ниже формуле я пришел за 6 лет интенсивной работы, когда каждый день, дел было больше, чем на 8 часов.
Дисциплина
Ваша эффективность будет зависеть от того, как вы организуете свою работу и будете следовать этому. Речь идет о распределении рабочего времени и правилах его изменения. К примеру, вы можете разделить рабочее время на участки. Они могут быть такими:
1. Проверка почты и других систем доставки информации (например, новостные сайты, ЭДО и т.д.). Лично я выделяю на это по 10-20 минут утром, до обеда и вечером. Обработку проходит все то, что требует менее 1-ой минуты, а остальные попадают в список работ.
2. Планирование текущего дня. Например, я планирую каждый день. У меня на это уходит утром 5-10 минут. И в течения дня 2-3 раза корректирую план при необходимости. Работы делятся на те, что я должен сам сделать и то, что нужно проконтролировать. Список того, что я должен сделать не превышает 10 задач и сортируется по приоритетам. Среди них встречи, подготовка и согласование документов, вопросы, которые надо обсудить с коллегами. Для подготовки данного списка можно использовать любой текстовый редактор. Список того, что надо проконтролировать состоит из самого вопроса человека, обещавшего мне что то и контрольное время. Данный список может состоять из 20 записей. Контроль происходит 2-3 раза в день в перерывах между работой. Для удобства отдельная запись умещается в одну строчку.
3. Выполнение работы. Это задачи из списка, которые вы должны сделать сами. Важно, чтобы в этот список попадало то, что позволяет достичь ваших целей. Какие обычно бывают отклонения:
- Очень часто руководитель как работник делает то, что не успевает или не может сделать его подчиненные. Это не правильно. Чтобы это исправить руководителю надо тратить время на обучение своих подчиненных.
- Бывают ситуации, когда исполнитель как работник получает работы вне очереди от руководителя. Если они сонаправлены с целями исполнителя, то нормально, а если нет, то исполнитель должен сказать своему руководителю о том к чему это приведет. Какие целевые задачи, ждущие своего исполнения, не будут выполнены.
- Планирование за исполнителей. Это плохая практика. В такой ситуации считайте у вас нет подчиненного, просто у вас теперь не 2 а 4 или 6 руки. Вы должны обозначить цели, а исполнитель должен сам планировать свой действия и только утверждать у вас. Если сейчас не так, то не страшно. Это — то, к чему вы должны прийти.
А что же приводит к достижению целей? Приведу ряд примеров:
- Если вы — исполнитель, то выполнение самих работ по приоритетам. Важно периодически сверяться со своими целями. В данном случае часто применяется недельное планирование.
- А если вы - руководитель, то это изменение текущих процессов, в целях ускорения или улучшения качества работы ваших подчиненных, также меры по координации действии подразделения, меры для предотвращения рисков и т.д.
До этого момента был описан идеальный план работ в течение дня. "Но так не бывает" - скажут многие. И они будут частично правы, потому что никто не отменял телефонные звонки, систему обмена сообщениями и подходящих, иногда по очереди, посетителей. А почему частично? Потому что с этим можно и нужно бороться. Целью является не полное избавление, а сокращение потока.
- вы работаете до ночи? Нет? Тогда делегируйте задачи, которые должны делать ваши подчиненные или коллеги. И попросите того, кто к вам обратился, в будущем обращаться по этим вопросам к выделенному человеку.
- вы бездельник? Нет? Тогда скажите, что сейчас вы заняты и предложите своему коллеге отдельное время для решения вопроса, с которым он к вам пришел. И сдерживайте свое слово. Исключением являются то, что требует немедленной реакции.
Так вы отфильтруете значительную часть потока.
Концентрация
Для разных стилей работы я думаю, что есть либо естественная, либо искусственная концентрация.
- естественная - это когда внешние условия заставляют вас концентрироваться на том, что вы делаете. Например, если гонщик Формулы-1 на одну секунду перестанет концентрироваться. Что с ним станет? Также и работа людей, проводящих переговоры. Перед ним собеседник, которого он должен либо убедить, либо понять что он хочет. Никто не сможет во время встречи перестать концентрироваться, а то он не сможет понять чего от него хотят, не сможет быстро принять решение, не сможет определить то, как правильно это донести до собеседника. Работа переговорщика похожа на гонки по барханам. Ты знаешь конечную цель, а маршрут прокладываешь по постоянно меняющейся дороге. Если вы его попросите составить список аргументов, которым он пользуется по определенной теме, он скажет, что лучше вы ему зададите эти вопросы, а он вам ответит. Не потому что ему лень набирать текст, а потому что он выдаст лучший результат, если вы будете "напрягать" его своими вопросами как на встрече.
- искусственная концентрация нужна тем, у кого нет оппонента. Аналитики, программисты, юристы, бухгалтера и т.д. Они прилагают очень много усилии, чтобы сконцентрироваться на определенной задаче. Это не реле, которую можно быстро переключить и начать работать. Чтобы сконцентрироваться им нужно освободить "оперативную память" головы от ненужной для работы информации и собрать там всю нужную информацию. Запустить процесс цепочки мышления, чтобы выстроить план действии того, что нужно в первую очередь сделать, что во вторую, что в третью очередь и начать исполнение. И тут раздается звонок и карточный домик ломается. думаю, вы теперь понимаете почему у бухгалтеров очень часто раздраженный голос.
И той и другой концентрации можно научиться только на практике. Так что практикуйтесь.
Отдых
О самом приятном. Надо периодическиотдыхать, чтобы не было перенапряжения, и чтобы обеспечить наивысшую эффективность работы. Если вы закончили одну работу сделайте себе маленький подарок в виде 5 минутного отдыха, это повысит вашу мотивацию. Также отдых освободит ваше внимание от информации предыдущей работы, это поможет при концентрации внимания для следующей работы. В течение рабочего дня на отдых можно выделять по 5-10 минут 2-3 раза до обеда, также после обеда. Во время отдыха подышите свежим воздухом, посидите на диванчике, поговорите на отвлеченные темы с коллегами. Главное, не отвлекайте тех, кто работает. Особенно бухгалтеров. )))
И в заключении хочется сказать о том, что получается когда вы не контролируете таким или подобным образом ситуацию. Вами управляет оперативка. Вы занимаетесь тем, что не успевают ваши подчиненные, делаете везде заплатки, вы перенапряжены и раздражены и как будто список задач никогда не закончится. Порой по завершению дня вы чувствуете, что очень устали, но не сделали ничего стоящего. В таком ритме не должен работать ни подчиненный, ни руководитель.