Сегодня много говорят о технологиях тайм-менеджмента, оно и понятно в огромном информационном потоке важно вовремя успевать делать как работу, так и личные дела. Вообще, успевать - это одна из важных задач сегодняшнего времени. Как это сделать эффективно? Ответ на этот вопрос получили участники семинара "Тайм-менеджмент для Первых лиц: как успевать жить и работать" от бизнес-тренера, ведущего российского эксперта по тайм-менеджменту, директора компании «Организация времени» Глеба Архангельского в Алматы. Организатором проекта выступила компания «Big Sevens & Consulting».
О пунктуальности
Наверное, ни для кого не будет новостью, что практически на любые мероприятия наши соотечественники приходят с опозданием. И неважно, будет ли это государственной важности мероприятие, свадьба или семинар, стоимость которого равна среднемесячной зарплате казахстанцев. Но! Тайм-менеджмент начинает с того, что люди приходят вовремя, как на работу, так и на другие мероприятия. О том, как Глеб побудил участников семинара приходить вовремя после кофе-брэйков, расскажу чуть позже, а сейчас немного о самих технологиях:
- Задалбливание. Слово говорит само за себя. Оно означает простую формулу - постоянно повторять о том, что вы хотите получить от своих коллег, подчиненных. Кстати, когда мне говорят о том, что я должна была догадаться что-то сделать сама или додумать самостоятельно, то я всегда в таких случаях говорю: «Я не телепат, поэтому, пожалуйста, говорите напрямую о ваших пожеланиях».
- Введение санкций. Санкции должны быть как положительные, так и отрицательные. Санкции желательно вводить совместно с коллегами, иначе авторитарный режим сработает против вас.
Так, что же предложил Глеб участникам семинара? Ну, во-первых, мы сверили часы и он еще вначале попросил прийти вовремя после первого кофе-брэйка, но 60% участников (в том числе и я) пришли с "легким" опозданием. Именно поэтому были введены санкции. Положительная санкция состояла в том, что те, кто приходят за 5 минут до начала имеют возможность сфотографироваться с Глебом, взять у него автограф или задать вопросы. Отрицательная санкция была введена после совместного обсуждения. Было решено, что тот, кто опаздывает на семинар, танцует перед участниками семинара "маленьких лебедей", а все остальные, стоя бурно ему аплодируют. И вот, что странно, но с этого момента никто ни разу не опоздал! Я даже поставила будильник на обеде, чтобы прийти заблаговременно, хотя с удовольствием бы и станцевала под аплодисменты ;)) Более того, и все остальные также приходили за 5 минут до начала.
Глеб поделился с участниками семинара кейсами компаний, которых он консультировал. Так, одна крупная российская компания договорилась, что тот, кто будет опаздывать на совещания, возле него на протяжении всей встречи будут ставить табличку «ТОРМОЗ».
Нетворкинг
Знакомства – это важная, если даже не самая важная составляющая для введения бизнеса сегодня. Но в нашей культуре как-то не заведено подходить и знакомиться, общаться с незнакомыми людьми. И даже те коммуникабельные персоны, кто легко заводят контакты, не всегда могут подойти к человеку с «похоронным» лицом. Поэтому еще в начале семинара Глеб поставил всеобщую задачу перед участниками семинара, а это примерно 70-80 человек, собрать как минимум 45 визиток во время кофе-брэйков. И тому, кто соберет больше всего визиток, тому в подарок была предназначена книга Глеба с его автографом. Кстати, ваша покорная слуга выиграла книгу "Тайм-драйв: как успевать жить и работать" Глеба Архангельского… но за лучшие вопросы. Мне еще предстоит немало потрудиться, чтобы научиться с легкостью заводить знакомства и собирать по 45 визиток за семинар...
Эффективный пост - нетворкинг
Да, вот как ни странно, но даже процесс пост-нетворкинга должен быть эффективным. Как это сделать? Глеб рекомендует завести электронную базу по типу CRM, в которую вносить данные визиток. Более того в примечаниях подписывать, где и как познакомились с этим человеком, какие темы обсуждали и какие были достигнуты договоренности. И обязательно по окончанию встречи отписать своим новым друзьям follow up letter.
Время купить нельзя! Но так ли это?
Безусловно, время не купить. Но! Можно это сделать частично, если нанять секретаря, водителя или уборщицу по дому.
Календарь встреч и дел
Я думаю каждый из вас, кто сейчас читает этот блог, имеет, как минимум ежедневник, а как максимум даже расставляет в нем приоритеты своих дел. Я в свою очередь, веду школьный дневник, наверное, потому что осталась привычка со школы видеть на одном листе сразу всю неделю и оценивать общую недельную нагрузку (и еще в дневнике нет воскресенья, а это как минимум означает, что этот день не для дел). Однако, просто вести ежедневник не есть эффективно. По словам Глеба, важно свой день разделять на две линии. В одной колонке отмечать дела под знаком «Жесткие задачи», которые необходимо сделать вовремя (только в определенное время). А во второй колонке вести «Гибкие задачи», что означает, что их можно перенести по времени. И еще, «главное дело дня» может быть только одно. А какой будет, по-вашему мнению, задача «пойти вечером в бассейн»: жесткой или гибкой?
Как определить важность дела?
Задачу, о которой не напомнили три раза, не является приоритетной. Часто руководители жалуются, что их сотрудники не понимают приоритетность в выполнении работы. Для того, чтобы четко понимать, что важнее, Глеб предложил ответить на три вопроса, которые помогут определить первоочередность деловых активностей:
- Клиентская ли это задача?
- Связаны с этой задачей деньги?
- Связана ли с этой задачей бесперебойная работа бизнеса?
О пожирателях рабочего времени
Для многих сотрудников самое лучшее рабочее время – нерабочее. Основной пожиратель времени на работе – это сами же сотрудники, которые беспорядочно влетают и говорят о важности тех или иных дел. Причем «горячие» дела можно определить по звуку. Кто громче кричит, у того якобы важнее. Для руководителей Глеб рекомендует стать в меру «закрытым», то есть принимать сотрудников, например, в после обеденное время, когда в принципе клонит ко сну и трудно сосредоточиться на какой-нибудь кропотливой работе. А если в вашей компании open space? То Глеб рекомендует совместно с сотрудниками договориться об использовании определенных правил поведения. Например, применять красные и зеленые флажки. Красный флажок на столе будет означать «Не мешайте. Я занят работой», а зеленый «Я открыт к переговорам и обсуждениям». И в этом вопросе также необходимо договориться о санкциях. А что будет, если трону? Как вариант, помыть посуду за всеми сотрудниками в кабинете ;-)
P.S.
Особенно запомнилась фраза Глеба, а точнее даже призыв к руководителям, о том, что принцип "делай, как я говорю – не работает, работает лишь только делай, как Я"!
*Фотографии любезно предоставлены Дамирой Мусаевой