На сегодняшний день автоматизация документооборота так же необходима, как и автоматизация бухгалтерского учета. Причин этому множество. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись дорого.
Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:
- документы теряются;
- накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
- документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
- тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
- создается несколько копий одного и того же документа — на бумагу и копирование документов тратится немало средств;
- на подготовку и согласование документов также тратится много времени.
Внедрение системы электронного документооборота не только позволит решить все эти проблемы, но и:
- обеспечит слаженную работу всех подразделений;
- упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
- повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
- повысит оперативность доступа к информации; · позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.
В чем специфика внедрения системы электронного документооборота в государственных учреждениях?
Специфика внедрения СЭД в государственных учреждениях заключается в том, что эти структуры принципиально подготовлены к использованию систем электронного документооборота. В этих учреждениях уже есть сложившиеся правила по делопроизводству и документообороту, которые определяются как соответствующим нормативными документами и стандартами, так и внутренними инструкциями и положениями. В большинстве случаев руководство понимает преимущества упорядоченного делопроизводства, и все дополнительные возможности, которые дает использование электронного документооборота, для него очевидны.
При работе с коммерческими организациями складывается обратная ситуация. В большинстве организаций просто нет сложившихся понятий о делопроизводстве и документообороте, нет подготовленной методической базы. В основном, все делопроизводство сводится к учету входящей и исходящей корреспонденции и к учету финансовой документации на уровне бухгалтерии. Все остальные процессы носят спонтанный характер, привязанный к конкретному событию. В итоге работа по внедрению СЭД в коммерческих организациях начинается с упорядочивания бизнес-процессов.