Мы сейчас наблюдаем рост сферы гостеприимства в Казахстане. Особенно это касается ресторанов, баров, кафе, кофеен и даже уже гостиниц (!). В условиях растущей конкуренции, владельцы и управляющие директора, арт- и стартап-менеджеры должны не только быть профессионалами в своей работе, но и уметь грамотно проводить мероприятия различного масштаба.
Я решила разработать инструкцию-напоминалку для людей, которые так или иначе отвечают за различные мероприятия. Хочу сказать большое спасибо Александру Нужному (APZ.kz) за то, что он охотно делится своим опытом проведения различных мероприятий!
Иногда подготовка мероприятия похожа на клубок различных и хаотичных действий: переговоры со спонсорами и участниками одновременно, параллельно анонсирование и составление сметы, печать афиш, флаеров, билетов. Все это чаще всего падает на небольшую орг.группу или вовсе на одного человека.
Особенно тяжело это в HoReCa (отели, рестораны и кафе), потому что у сотрудников обычно множество своей рутинной работы.
Я составила инструкцию по подготовке мероприятия, чтобы хоть как-то "размотать" клубок и придать действиям некую последовательность.
Конечно, нужно быть готовым к тому, что несколько действий нужно будет делать параллельно. Но есть возможность максимально отделить одно от другого, чтобы сэкономить нервы, время (а значит бюджеты) и драгоценные рабочие и личные отношения.
Грубо говоря, процесс организации мероприятия можно разделить на 5 этапов:
- подготовительный, 2-1 мес. до мероприятия (все сроки пересматриваются в зависимости от масштаба и уровня мероприятия)
это время, пока вы еще "на берегу" и есть время и возможность не только обговорить условия проведения мероприятия со всеми сторонами, но и подготовить все "шестеренки" процесса; - анонсирование, 1 мес - 2 нед. до мероприятия
вы запускаете анонсирование по всем возможным каналам - предварительный, за 4-3 дня до мероприятия
пора убедиться в том, что подготовленные ранее "шестеренки" будут работать так, как вы ожидаете этого - час Х, координация, собственно, само мероприятие. Время, когда ваше состояние может меняться от полного отчаяния и паники от восторга от происходящего и гордости, и наоборот. В этот момент лучше впасть в состояние "потока", относиться к происходящему безоценочно. Действовать лучше по принципу " я делаю то, то что должен делать - и будь что будет".
- завершение. Дверь за последнем гостем закралась - и вам хочется упасть и забыться. Но не тут-то было, нужно мобилизовать остатки сил. Мероприятие закончилось - работа продолжается. Время подбить хвосты и провести операцию "нас тут не было": убрать за собой все последствия, привести пространство мреоприятия в его исходное состояние, "дожать" журналистов по пост-фактум материалам.
Нажав на картинку ниже вы скачаете документ DOC, в котором будет:
- подробное описание этапов
- организационную таблицу
Действия можно переставлять между этапами, так как многое зависит от масштаба и уровня. Также возможно вы захотите дополнить инструкцию - в этом случае, пожалуйста, добавьте необходимые пункты и в комментариях к этому посту.
Вы окажете большую услугу автору и другим читателям Yvision!
Материал подготовлен в преддверии моего авторского семинара "Системное продвижение вашего заведения". Оно пройдет в это воскресение, 22 июля. Длительность: 7 часов. Стоимость участия - 39 000 тенге. Подробности тут: http://prashkevich.com/?page_id=125
Форма заявки тут: http://prashkevich.com/?page_id=297